現代醫院檔案管理工作的信息化研究

紅霞

摘 要：隨著醫療衛生制度改革的不斷深化，醫院管理模式也逐漸向現代化發展。醫院檔案管理工作是醫院管理的重要環節，存在著信息量大、檔案類型多等特點，因此在信息技術不斷發展的當下，實現檔案管理工作信息化勢在必行。本文在對醫院檔案管理工作現狀進行分析的基礎上，提出了實現檔案管理信息化的必要性，并提出了幾點應對措施。

關鍵詞：現代醫院；檔案管理；信息化

隨著科技的進步，現代化的信息技術已經廣泛地應用到了醫療衛生領域。檔案管理部門作為醫療衛生信息資源的聚集地，傳統的檔案管理方式已經不再適用于當前的醫療環境。

只有實現檔案信息的數據化，才能促進醫療信息資源的共享，進一步推動醫療衛生制度改革的進程。

一、傳統醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案繁多而人手不足

在醫院檔案管理部門現有檔案類型中主要分為對內與對外兩種檔案類型。對內檔案包括業務檔案、人事檔案、行政檔案、培訓檔案、醫藥檔案、技術檔案、設備管理檔案、環保檔案等，而對外檔案包括人事檔案、技術檔案、文件檔案、黨務團務檔案、工會檔案、消防安保檔案等。類型眾多且涉及范圍廣，再加上檔案管理部門人手不足，使得檔案管理工作量繁重，人工歸檔與管理的方式也會造成檔案的遺失與處理錯誤。

（二）檔案流通困難

許多醫院所采取的檔案管理方式先是以科室為單位進行檔案的管理與歸類，最后集中匯總到檔案管理部門。由于醫院人員構成復雜、部門眾多，在檔案最終匯總方面存在著部門歸檔效率差、部門與部門之間檔案流通困難等問題，對檔案管理部門的工作造成了一定影響。

（三）不利于檔案查找

傳統醫院的內外檔案一般是以卷宗封存的形式進行管理，隨著時間的推移，卷宗會越來越多。再加上卷宗檔案容易受到外界因素如潮濕、意外火災而腐爛或者損壞，不利于對檔案資料的查找，影響醫院管理工作效率。

（四）檔案更新困難

在醫院傳統的檔案管理方式中，一旦出現檔案需要更新的情況，就必須從大量的檔案卷宗中找到原有檔案，這樣會增加檔案管理工作人員的工作量，單純的人工查找效率地下，同時也會增加出錯的概率。[ 1 ]

二、實現醫院檔案管理工作信息化的必要性

（一）是提高檔案管理效率的要求

傳統的檔案管理工作量大、查找與更新的效率低，因此實現檔案管理工作的信息化，建立醫院內部檔案管理數字化平臺。利用計算機強大的數據處理功能，能夠最大程度地避免工作人員的繁重工作，從而對檔案實現有效的處理，大大提高檔案管理的效率。

（二）是實現信息資源優化配置的要求

通過檔案管理數字化平臺，能夠實現各部門之間的信息流通，能夠幫助用戶盡快地完成檔案的歸檔、更新與查找，保證管理效率。同時，醫院管理者也可以通過這一數字化平臺集中對醫院各類檔案數據進行全面的了解與分析，從而制定科學合理的管理方針。[ 2 ]

（三）是醫院管理現代化的要求

現代化的醫院管理，是以計算機技術的成熟應用為前提的。檔案管理工作信息化是醫院現代化的重要環節，同時也是構建數字化的醫療衛生管理平臺的基礎，其可以提高醫院管理的科學性，保證管理效率，促進醫院的有序發展。構建檔案管理數字化平臺，管理效率提高，所需要的人力資源就相對減少。再加上檔案管理信息化平臺是建立在互聯網中的，不像傳統卷宗管理那樣需要占據大量的庫存空間，因此能在最大程度上減少人力、物力、才力的浪費，從而節省醫院支出。

三、實現醫院檔案管理工作信息化的途徑

（一）引進先進的信息技術與設備

要建立檔案管理的數字化平臺，必須借助先進的技術與硬件、軟件設備。

首先，要通過終端設備、網絡協議以及網絡傳輸介質等基本網絡設施構建覆蓋醫院的局域網。

其次，要在互聯網上利用服務器等設備構建基本的數字化平臺，再通過相關軟件與應用的添加加以完善，同時還要保證該平臺的安全性，避免黑客入侵與病毒植入現象的發生。

最后，再由專業的檔案管理人員將原有的檔案數據錄入到數字化平臺中并加以保存。

（二）建立明確的歸檔方案

由于醫院檔案類型復雜、內容豐富、使用率高，因此需要制定明確的歸檔方案與原則。在歸檔時，可以采用以人建檔的方式，來保證歸檔的科學性，從而提高管理效率。

（三）培養專業的檔案管理人員

信息化背景下的檔案管理人員不僅僅要具備應有的檔案管理技能，還需要熟練地掌握計算機技術以及數據處理技術，能夠獨立完成數據的錄入、搜集、管理工作。因此醫院需要加強對檔案管理人員的培訓工作，在保證其具備專業的職業技能的同時，積極開展政工工作，培養其良好的思想政治素質。[ 3 ]

四、結語

檔案管理是醫院管理工作中的重要環節，只有實現檔案管理工作的信息化才能提高檔案管理的科學性與高效性。通過檔案管理數字化平臺的建立、檔案管理方案的制定以及具備良好職業技能的檔案管理人員的培養，推進檔案管理工作的信息化，從而為醫院現代化的實現奠定基礎。

參考文獻：

[1] 李琳.現代信息化視閾中的醫院檔案管理研究[J].中國社區醫師，2015，29：168-169.

[2] 趙爽.如何加強現代醫院檔案管理的信息化建設[J].電子世界，2014，02：16.

[3] 張志聰.淺談信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J].黑龍江史志，2014，09：103+105.