人力資源管理中人事信息系統的應用

姜麗媛

摘要：現代人力資源管理愈發看重管理效率，這也是人事信息管理系統得到人力資源管理者青睞的主要原因，該系統目前已成為各類企事業單位人力資源管理的主要工具。借助人事信息系統，人事工作者及管理者可以通過系統快速準確的完成人事管理工作，提高工作效率。本文中筆者以人力資源管理重要性為切入點，分析人事信息系統的應用，探討提高系統應用效率的措施。

關鍵詞：人力資源管理：人事信息系統：應用要點引言

現階段信息技術得到大范圍、深入性應用，已經慢慢改變人們生活與工作方式。在這樣的背景下，人力資源管理工作模式與方法也在發生改變，借助人事信息管理系統，可以降低工作者工作強度，加強人事處與其他部門問的聯系與溝通，提高人力資源管理工作效率，實現人事工作信息化。引入人事信息系統，實現資源共享，管理層可以合理分配人力資源，保證決策的正確性，促進企業健康、穩定發展。

1、人力資源管理與信息技術分析

1.1人力資源管理概述

人力資源管理作為企業管理的主要組成部分，其管理效果直接影響到企業核心競爭力。通過人力資源管理促進企業競爭力提高，主要根據企業實際需求，制定相關的管理策略，實施具體管理活動，合理配置人力資源。保證各部門工作高效、協調開展，實現企業可持續發展。

1.2信息技術概述

隨著互聯網技術與計算機技術發展，信息技術逐漸出現在社會生活中。企業人力資源管理工作中借助信息技術可以提高效率，常見的與之相關的技術為人力資源信息管理工具。此外，信息技術還應包括先關制度、管理條例及規范等。近些年信息技術快速發展，應用范圍逐漸擴大，其本身發揮的作用越來越大。

2、企業應用人事信息系統的必要性

2.1推動企業轉型發展

應用人事信息系統是實現人力資源管理模式現代化的必經渠道，也是更新與創新人力資源管理理念的過程，借助現代化的管理平臺，可以明確人事管理中各項工作問的關系，讓全部員工參與到人力資源管理工作中來，提高管理效率。傳統人力資源管理工作僅僅是簡單保存與管理人事信息，通過系統則可以分析這些信息與數據，提供數據支持保證單位政策與相關問題解決的正確性，保證企業健康發展。

2.2有效降低管理成本

企業應用人事信息系統，雖然前期需要一定的投資金額與后期維護費用，但結合企業長遠考慮來說，這些投資都是值得的。人事信息系統投入使用后可以有效整合與管理各類人力資源數據，提高管理效率、降低工作人員工作強度，這樣可以降低人力成本，達成降低管理成本的目的。人事信息系統作為現代化的管理系統，實現管理人員與員工的交流，拓寬員工溝通渠道，方便其將信息反饋給管理層，增加人力資源管理工作的靈活性。

2.3檔案管理的需求

大型企業職工人數龐大，人員結構復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計算機不夠發達的時代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙制檔案，同時還要配有數名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風性，以便于紙制檔案表格的長期保存，還要定期手動裝訂，這都需要企業投入大量人力、財力和物力，并不是符合企業現代化發展的要求。因此，建立一套以企業人事管理需求為核心的信息管理系統是當前人事工作的迫切需求。

本部分主要分析人力資源管理中人事信息系統應用的必要性。

3、人力資源管理中人事信息系統的具體應用

現階段大部分企業意識到人事信息系統在人力資源管理中的優勢，并有意識加強這方面的應用與研究。這里筆者簡單分析人事信息系統構成及應用要點。

3.1應用原則分析

3.1.1完整性原則。這意味著人事信息系統涵蓋人力資源管理的所有內容，每一項人力資源工作都對應一個標準流程，特別是大型企業來說，人力資源管理工作內容較多，涵蓋人才招聘、業務培訓及檔案管理等內容，保證系統的完整性。

3.1.2自助性原則。企業通常存在多級式的標準化管理模式，每一個級別對應不同的管理，因此人事信息系統應用時應該考慮能否實現異地、多級及分層數據管理功能，這種自助性要求個人可以通過任何一臺計算機驗證登陸，完成操作，員工可以查看單位信息及人事信息等情況。

3.1.3安全性原則。人事信息系統上含有大量員工信息，直接牽扯到個人隱私，這些員工信息作為重要內部資料，其安全性不言而喻。這就需要根據不同級別設置不同的權限，此外人事信息系統還要建立日志文件，用戶每一次操作情況都要進行跟蹤，建立相應的數據備份機制，避免數據丟失情況發生后無法還原問題。

3.1.4長遠性原則。企業管理者與領導者應該重視人事信息系統，以戰略眼光看待系統。實際中部分企業并不重視人事信息系統，認為初期要投入資金屬于浪費，對企業發展來說沒有意義。部分企業愿意使用人事信息系統，但受到資金因素限制僅采用一些功能不全的系統，這樣雖然短期不會出問題，但卻不利于企業長遠發展及管理水平提高，嚴重時甚至會阻礙企業進步發展。

3.2系統構成分析

3.2.1系統功能。人事信息系統的主要功能是管理員工基本信息，合理調配人力資源、自動計算員工工資及其他福利管理，及時、準確獲取人力資源相關信息數據，根據不同要求打印出相應報表。

3.2.2系統結構。人事信息系統可以簡單分析數個子系統，登陸系統、幫助系統、數據管理系統、維護系統及報表系統等。這些系統依據企業實際情況衍生出很多功能模塊，主要有：①調配管理模塊，主要管理企業員工的基本信息，員工工作調配情況，同時查詢、統計及打印相關信息；②統計管理模塊，結合企業實際需求，收集與統計員工基本情況、工資收入、績效考核等，形成各種所需的報表，將其整理打印出，給管理決策提供準確的數據參考；③工資管理模塊，提前制定好公式計算標準與公式，系統每月月底自主計算員工基本工資、獎金、津貼及績效等數據，并且提供相應的匯總、打印及查詢等基本功能；④聯機幫助模塊，該模塊主要提供操作幫助，為缺乏操作經驗的員工準備的，并提供相關目錄、索引等功能，用戶在提醒下完成查詢與瀏覽信息。

3.3具體應用

3.3.1網上招聘應用。現如今網上招聘已經很普及，也有很多專門網上招聘的網站，給人們及企業問搭建橋梁，比如智聯招聘、趕集網等，而且國家機關與事業單位業已開始王釗招聘，公務員考試網、事業單位公開招聘網等，這些都是人力資源管理中人事信息系統的具體應用。

3.3.2網上培訓應用。一些事業單位在人事信息系統網站上發布了各種培訓課程，例如在吉林農業大學網站中的人事系統板塊就發布了相關教師的網上培訓課程等，這樣教師就可以通過自己的專業與相關需求尋找和參加相應的課程。

3.3.3網上報批應用。企業員工可以在人事信息系統中進行休假、職稱申報等程序的報批工作，系統會自動更新員工的已休假天數、未休假天數等，一些瑣碎的津貼申報等也可以實現網上申請。在科研機構中，一些科研項目的獎項和成果等也可以通過人事信息系統進行報批。

3.3.4員工管理。（1）人員的錄用和管理。對新進人員的錄用和考核都可以進行網絡辦理，極大地提高了工作效率。基層部門在上報相關數據的時候可以使用軟件完成，主管單位也可以通過軟件進行完整地審查，包括基層單位的人員編制、資金劃撥等信息，使錄用工作便于開展。對系統內其他人員的管理，包括崗位變動、人員調配、考核審查等，都可以通過軟件來完成；（2）人員的工資和福利。系統內包含了所有在職在崗人員的詳細信息，綜合考量其工作表現、工作年限、出勤率和所在職位等多重因素，利用相關的軟件計算出該人員的工資數額和福利待遇。這樣既減輕了財務人員的工作壓力，也保證了工資和福利定位的公正性；（3）人員的查詢和統計。由于系統中包含了完整的人員信息，管理者可以對任何人員進行詳細的查詢。如果涉及機密事宜，可以在系統中規定管理人員的查詢權限，避免人員信息遭到惡意泄露。同時，企業主管單位可以輕松地對下屬部門進行人員統計，將所需的人員及信息制作成統計報表，例如花名冊、審批表、工作報表和財務報表等，便于對人員的工作進行審查，保證了統計工作的準確性。

4、結語

總而言之，目前人事信息系統應用還處于初級階段，相關工作人員應該不斷完善與更新人員基礎數據庫，保證系統數據的實效性，滿足日常人事管理工作的需求，提高工作人員的軟件操作水平，發揮系統作用。此外人事信息管理系統相對開放，但也存在很多需要保密的內容，一旦出現信息泄露會造成諸多影響。需要建立相對應的信息網絡安全體系，提高自身信息安全的防護能力，保證企業信息的安全。