新時期機關事業單位人事檔案管理的基本策略研究

陳秀英

摘要：人事檔案管理是機關單位收集人力資源信息，加強資源配置，調動職工工作積極性的重要依據。隨著信息技術的發展，機關單位的人事檔案管理也朝著數字化、系統化、規范化的方向發展，但是一些機關單位由于傳統管理理念和管理體制的束縛，其在人事檔案管理中的問題依然突出，因此本文就從新時期機關事業單位人事檔案管理的重要性出發，針對其中存在的典型問題，對人事檔案管理的基本策略進行探究。

關鍵詞：新時期；機關事業單位；人事檔案；管理策略

引言：人力資源是機關事業單位存在與發展的關鍵，而人事檔案則是收集、整合人力資源信息的重要步驟。在機關事業單位，管理部門一方面要根據人事檔案對單位內部的人員數量、結構、基本特點進行合理的分析，以作為工作考評的基本依據；另一方面人事檔案也是職工工資、崗位變動的有效憑據，由此可見做好人事檔案管理工作對于保證機關事業單位內部的人力資源調配，加強內部控制，提高工作效率的作用是不可替代的，因此，面對人力資源管理理念和管理方式的變革，機關事業單位積極調整人事檔案管理策略也成了新時期的必然選擇。

一、新時期加強機關事業單位人事檔案管理的重要性

對于機關事業單位而言，人事檔案涉及了職工個人信息的各個方面，如出生年月、學歷、工作經驗、婚姻狀況等，這些信息可以為單位用人提供基本依據，并依照個人的目前工作狀態以及未來發展潛力進行適當的工作調整，以帶動職工工作熱情，實現人力資源的優化配置。人事檔案還表明了職工的社會關系，社會性是人的基本屬性，在機關事業單位，人與周圍社會環境所產生的互動作用，通過檔案的方式記錄下來，這樣不僅能夠強化單位對個人的社會化管理，還能夠提高單位的內部控制效果。此外，在信息技術不斷發展的情況下，紙質檔案管理的時代即將結束，利用信息系統錄入職工信息，加強信息間的傳遞與共享已經成了現代社會發展的必然要求，基于此，在新時期加強對機關事業單位人事檔案的管理，也已成為推動單位管理信息化、系統化的有效途徑。

二、目前機關事業單位人事檔案管理中存在的問題

首先，思想上缺乏對人事檔案管理的重視。在機關事業單位，無論是領導層還是基層管理人員，他們對于人事檔案管理工作的認識都存在一定的誤區，如在單位進行工作規劃和安排時，并沒有將人事檔案管理工作納入日程中來，而這樣的態度直接導致了管理人員在長期單調、重復的工作內容中，失去了工作的熱情，降低了對工作的責任感，進而影響了管理效果。其次，專業的人事檔案管理人才的缺乏。機關事業單位的人事檔案主要歸人事部門，隨著信息技術在管理體系的普及，人事檔案管理的專業化程度越來越高，而在一些單位內，人事部門管理人員并非專門的管理人員，他們在檔案管理中，只能從記錄、收集、整理的角度對人事檔案進行基本的管理，而不能從人力資源開發與利用的角度，對其進行有效的分析與整合；再次，缺乏有效的人事檔案管理規范。一些機關事業單位雖然逐漸開始重視人力資源管理的作用，但是相關制度、規范的制定卻依然落后于理論，人事部在工作過程中，往往缺乏系統的章程作為依據，這不僅影響了檔案的歸類和整理，更降低了檔案管理工作的效率。最后，人事檔案資料的價值有待提高。信息雜亂、收集過程盲目是目前機關事業單位檔案管理中的重要問題，這些資料在整理中由于缺乏相應的標準，管理人員缺乏篩選的能力，造成了檔案門類不清，內容龐雜混亂，從而大大降低了檔案的應用價值。

三、新時期機關事業單位人事檔案管理的基本策略

1.單位內部對檔案管理工作的認識

思想是行動的指導，在機關事業單位內部創造良好的工作環境，對于提高檔案管理工作在單位內部管理地位具有重要意義。單位領導層首先提高思想認識，將人事檔案管理工作納入到單位的日常管理中來，以激勵人事部門轉變工作態度，不斷提高檔案管理工作效率；其次，要加強宣傳，在單位內部管理的各個環節滲透人事檔案管理的作用，以提高單位內部，尤其是基層管理人員對檔案的重視；最后，加強對人事檔案管理的投入，重視信息技術在改善檔案管理環境中的作用，積極引進新技術和新理念，以提高檔案管理工作的科學性。

2.不斷完善檔案管理工作制度規范

制度是工作落實的保障。機關事業單位在認識檔案管理的過程中，應該重視對制度規范的制定。首先明確人事部檔案管理工作的主要任務，以提高工作人員信息收集、整理、分析的積極性，保證人事檔案管理工作的正常開展；其次，落實責任制，將檔案管理工作的各個環節落實到人，并利用責任制推動工作人員的工作效率，針對檔案錄入與使用情況制定嚴格的規定，以保證信息的及時收集，以及用后的及時歸還，保證檔案的完整性和實效性；最后，根據市場的基本要求，細化對員工信息的收集，以明確單位人才結構，加強內部控制。

3.提高檔案管理人員的專業素質

工作人員的業務素質和管理水平直接影響著人事檔案的管理效果。機關事業單位在進行人事檔案管理的過程中，應該重視對專業人才的吸收和培養，以提高人事檔案管理的專業化水平。機關事業單位在人才管理過程中，首先要建立相應的制度做到專人專管，打破傳統管理模式中，兼職管理的情況，以保證檔案管理的一致性；其次，將檔案管理人員的培訓納入到單位內部培訓中來，用現代化管理理念以及信息化管理方法，提高管理人員的工作技能和業務水平，最后，加強對專業管理人才的引進，采用相應的激勵機制，提升人才對檔案管理工作的評價，進而促使人才進入到檔案管理體系中來。

4.提高檔案內容的有效性

為促使管理工作更科學專業的開展，提高機關事業單位內部管理中效率，人事部門應該提高對檔案更新、鑒別、保存的意識，保證檔案內容能夠與市場對人才的基本需求相符，同時加強與各部門人員的溝通，以保證其在信息收集、歸檔整理上能夠有充分的應對能力。此外管理人員不僅要做好數字化檔案的整理和歸檔，還應該加強紙質資料的管理工作，做好防火、防潮、防盜，提高檔案保存的安全性，而只有這樣才能真正發揮檔案在單位內部管理中的價值。

四、結束語

機關事業單位人事檔案管理工作與管理觀念密切相關，在傳統管理環境下，由于缺乏對人力資源價值的正確認識，導致了人事檔案管理缺乏嚴謹性和先進性，而進入到新時期，人力資源管理理念逐漸滲透在機關事業單位的內部管理中，同時信息技術的發展使得人事檔案管理的方式也發生了根本性的變化，因此在新時期，機關事業單位的人事部應該積極轉變思想，利用先進的管理理念、信息化的管理技術以及完善的管理制度，不斷規范、優化人事檔案管理工作，從而有效地發揮人事檔案的重要作用。