民政專業檔案的特點與類別

◎ 李欣

民政專業檔案的特點與類別

◎ 李欣

民政檔案記錄了民政事業發展的詳細過程，對民政部門領導決策、理論研究、文化建設等方面起到了重要的支撐作用。在國家檔案局2011年先后發布的兩批《全國專業檔案目錄》100類專業檔案中，民政部一共有9類，在涉及到的33個中央部委中數量最多，可見民政專業檔案在國家檔案資源體系中不可小視。隨著民政專業檔案政策創制的不斷進展，特別需要加強相關的理論升華和經驗提煉。為此，本文就民政專業檔案的特點與類別談點個人思考。

民政專業檔案的特點

民政專業檔案是指在各級民政機關、企業、事業單位履行職能過程中形成的以一個組織或一個人或一個物質實體為單位整理的檔案，是民政領域獨有的檔案類型的總稱。

與文書檔案相比，民政專業檔案在以下六個方面有明顯的不同：

（一）在內容上：文書檔案一般都是政策性文件或稱管理性文件，政策性強；而民政專業檔案則大多涉及民生，是切實維護老百姓合法權益的憑證，事務性強。

（二）在分類上：文書檔案一般按照年度-機構（問題）-保管期限或者保管期限-年度-機構（問題）來分類；而民政專業檔案是按照來源結合職能和業務歸口機關分別設類。

（三）在整理上：文書檔案是一文一事，按“件”整理；而民政專業檔案是以一個社會組織或一個人或一個物質實體為一“卷”整理，符合檔案整理的成套性原則。

（四）在利用上：按照《中華人民共和國檔案法》的規定，文書檔案要在形成之后滿30年對社會開放（現在提倡現行文件公開，但還是需要一定程序花費一定時間來對社會開放）；而民政專業檔案是隨時形成隨時公開，檔案室的檔案隨時可以提供社會利用。

（五）在保管期限上：文書檔案分為10年、30年和永久，而民政專業檔案每一類都有明確具體的保管期限，涉及人的檔案保管期限可以延長至100年。

（六）在歸屬流向上：文書檔案中保管期限30年和永久的檔案，需要按照縣級10年、省級20年、中央級30年全部移交同級綜合性檔案館保管；而民政專業檔案并非全部移交同級綜合性檔案館，一般是抽樣移交或者不移交，即使移交，具體移交時間是由民政部門與同級檔案行政管理部門協商確定。

與文書檔案相比民政專業檔案有以下六個特點：

（一）內容的豐富性。民政業務工作涉及面寬，覆蓋社會人群廣，形成的民政專業檔案種類繁多，數量龐大，如反映社會組織登記情況的社會組織登記檔案、反映兒童收養情況的收養登記檔案、反映婚姻登記情況的婚姻登記檔案等，構成了民政專業檔案內容豐富多彩的特色。

（二）形式的多樣性。一方面，載體和記錄方式呈現多樣性特點，在載體上既有紙質檔案，又有特殊載體檔案，記錄方式上既有文字、圖表檔案，又有聲像和電子檔案；另一方面，民政專業檔案中包含了民政部門使用的各種特定格式種類的專業文件材料，各種專業文件材料的規格式樣各異，形成了文件材料種類的多樣性。

（三）形成的單元性。由于不同的民政業務工作各自獨立，自成體系，互不牽連，因此，所形成的各類民政專業檔案，無論在專業文件材料形成、積累、歸檔方面，還是在檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用以及歸屬流向等方面，都各具特色，表現出自己獨有的單元性特點。

（四）來源的涉民性。民政業務工作關系到千家萬戶，在服務人民群眾過程中形成的工作軌跡——民政專業檔案，如婚姻登記、低保、五保、傷殘撫恤人員、烈士評定（批準）、殯葬服務單位業務等檔案，已經成為廣大人民群眾維護自身利益的有力憑據，其發揮作用的范圍惠及社會各個群體。

（五）整理的成套性。每一類民政專業檔案都有特定的專業文件材料歸檔范圍，納入同一類歸檔范圍的各種文件材料之間在內容上的聯系十分緊密，按照成套性原則去整理各類民政專業檔案，既方便保管，又便于利用，因而，成套性成為民政專業檔案整理的一條基本原則。

（六）管理的動態性。民政業務工作的連續性和動態性決定了其部分文件材料的形成以及檔案管理是個動態過程。如社會組織登記管理工作、城鄉低保審批工作、行政區域界線管理工作等具有較強的連續性、動態性，相應的檔案管理也必然具有動態性的特點。

民政專業檔案的類別

按照來源結合職能特點，民政專業檔案可以分為兩大類：保障民生類和社會管理類。

在保障民生類中，根據其形成的業務領域可再分為以下幾個類別：

1.優撫安置類，指在優撫安置業務中形成的專業檔案，包括傷殘撫恤人員檔案、烈士評定檔案、烈士紀念設施評定檔案；2.社會救助類，指在社會救助業務中形成的專業檔案，包括城鄉最低生活保障檔案、農村五保供養檔案、城鄉醫療救助檔案、臨時救助檔案；3.社會福利和慈善事業管理類，指在社會福利和促進慈善事業發展業務中形成的專業檔案，包括福利彩票檔案、慈善捐贈檔案、社會福利機構業務檔案、福利企業認定檔案、康復輔具業務檔案；4.社會事務類，指在專項社會事務管理中形成的專業檔案，包括殯葬服務單位業務檔案、婚姻登記檔案、收養登記檔案、生活無著的流浪乞討人員救助檔案、公墓審批檔案、殯葬環境監測檔案；5.救災類，指在自然災害救助過程中形成的專業檔案，包括自然災害救助檔案、救災捐贈檔案。

在社會管理類中，根據其形成的業務領域可再分為以下幾個類別：

1.社會組織管理類，指在社會組織管理中形成的專業檔案，包括社會組織登記檔案、社會組織評估檔案、中央財政支持社會組織參與社會服務項目檔案；2.基層政權和社區建設類，指在基層政權和社區建設過程中形成的檔案，包括城市社區檔案、村級組織檔案、鄉鎮檔案；3.行政區劃和地名管理類，指在行政區劃和地名管理工作中形成的專業檔案，包括行政區域界線檔案、地名檔案、地名普查檔案；4.社會工作類，指在社會工作者隊伍建設過程中形成的專業檔案，包括社會工作者執業水平證書登記檔案、志愿服務記錄檔案。

附：民政專業檔案分類表

上述類目將隨著民政業務的不斷發展可以隨時增加。

(作者單位：民政部檔案資料館)