電算化會計檔案管理問題及對策

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據，以及會計軟件系統開發運行中，編制的各種文檔以及其他會計資料。

1 電算化下會計檔案管理存在的問題

1.1電算化會計檔案本身性質帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，目前，許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；一些單位受條件限制，打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器一旦出現故障，則部分賬務數據將會丟失；對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題，就無法進行補救。

1.2會計檔案管理制度不完善

在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，會計信息的真實性難以保證；電算化條件下，會計數據高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，如未經授權的人員復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會影響會計信息的完整性、安全性。

1.3缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才

一般的會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作，一旦微機出現故障時，就束手無策，或者誤操作使工作成果付諸東流，系統數據丟失，嚴重的使系統崩潰。

2 電算化下的會計檔案管理存在問題的對策

2.1完善電算化下會計檔案管理各項制度

會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。在電算化檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都應有相應的管理制度。

2.1.1建立電算化會計檔案的歸檔制度

首先，應確定歸檔范圍。電算化會計檔案的內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。

2.1.2建立電算化會計檔案的保管制度

與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。

2.1.3建立嚴格的借用手續制度

要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度，電子會計檔案信息未經單位負責人同意，嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁盤不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

2.2提高會計部門的人員素質，完善人員配置結構

電算化會計，必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時，電算化軟件維護及系統安全的要求較高，需相應增加一定數量的電腦高級人才。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。

2.3重視理論研究，提高思想重視程度

電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務于會計工作，以實現會計電算化的效益原則。實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。

與此同時，加大會計法規實施力度，強化企業負責人的第一負責人意識，增強法紀觀念，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，從而使會計違規違法行為無立足之地。