基于WEB的科技館電子文檔管理系統的設計與實現思路

謝誼雷

摘 要： 科技館是我國重要的政務管理單位，同時文檔管理工作是科技館日常管理中的重要組成部分。當前隨著科技館的規模和涉及領域不斷增大，文檔管理工作面臨諸多挑戰，文檔管理工作的質量和效率直接關系著科技館的管理和運行效率。但是很多地區的科技館由于資金和管理理念的限制還停留在紙質文檔的管理階段，如檔案堆積嚴重、重復勞動多、查詢困難以及紙質檔案的難以長期保存等問題都在很大程度上影響了科技館的管理質量。因此探究基于WEB的科技館檔案管理體系在當下具有重要的現實意義。

關鍵詞：WEB技術 科技館 電子文檔 管理

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0004-01

一、引言

當前隨著我國電子信息技術和網絡技術的不斷發展，檔案管理系統和技術得到了不斷進步，實現了由紙質檔案向電子檔案的過度。基于電子檔案管理運行效率高、信息安全、查詢方便以及便于集中化管理的特點在很多單位和部門得到了廣泛的的應用，極大地提升了檔案管理的質量和效率，同時電子檔案系統的建設水平在很大程度上決定了我國電子信息技術的總體發展水平。本文重點針對科技館文檔管理系統中存在的諸多問題探究了基于WEB技術和系統的電子檔案管理體系的設計和實現方法。

二、電子文檔管理系統概述

1.電子文檔管理的基本概念

根據國際上對相關概念的基本介紹，電子檔案管理系統指的是一種基于WEB技術和計算機網絡操作系統的軟件應用，利用該軟件應用可以使得用戶通過計算機和網絡實現對相關文檔的創建、存儲、調用、分發和信息查詢，并能在組織范圍內對文檔進行有效的監控。電子文檔管理系統與傳統的紙質檔案管理系統在工作方式和管理模式上存在根本差異，他可以有效解決紙質檔案管理系統中存在的種種問題，提升檔案管理的質量和效率。總結來說，電子檔案管理系統具有以下基本特征：一是以網絡化為基本特征，文檔的錄入、存儲、修改、查詢、監管和信息分享等都通過計算機和網絡系統實現，具有數字化的一般特征；二是可以對相關文檔的起草、審批、簽發等進行有效的管理和監督，有效避免紙質檔案管理系統中安全性低、工作量大、人為影響因素大和工作繁瑣的問題。

2.科技館中建立電子文檔管理系統的必要性

科技館是我國重要的政務和服務型部門，很多科技成果和展示內容都是通過文檔記錄的形式進行存儲和展覽，因此可以說文檔是科技館的智力資產。但是隨著科學技術的不斷進步以及新型科技研究成果的不斷涌現，科技館的文檔管理工作變得越來越復雜，工作量也越來越大，傳統的紙質化檔案管理模式已經難以適應科技館檔案管理的業務需求。因此必須加快科技館檔案管理的信息化和網絡化建設，通過建立完善的電子檔案管理系統和科學的管理模式提升檔案管理的質量和效率，為促進社會進步提供一定的技術保障。

三、基于WEB技術的科技館電子檔案系統的設計

1.系統設計目標

1.1實現規范化和制度化辦公：目前我國很多事業單位還停留在紙質文檔的管理模式和水平上，大部分工作都是通過人工完成，實際中摻雜了大量的人為因素，工作中缺乏規范化和制度化，同時管理質量也較為低下。因此建自動化辦公系統的首要目標就是實現規范化和制度化辦公，規范工作流程。

1.2管理各種數據文件：數字文檔管理系統的另一重要特征就是可以實現對各種數據類型文件的管理，不僅可以建立Word文檔進行儲存和管理，同時還可以通過掃面圖像或是圖形數據對數據進行分類儲存，從而實現對這些各種類型數據的科學管理，實現各種數據的無縫對接。

2.系統結構設計

基于WEB技術的開發方式具有跨平臺、界面統一、操作簡單、維護成本低和系統開發快的特點，與傳統的C/S模式相比，B/S信息管理系統是基于（Browser/Server，瀏覽器/服務器）系統開發的電子信息管理系統，該系統分為兩個基本構部分，一日常事務管理，二是業務事物管理，根據不同的業務類型，以項目為單位進行運作。該系統主要由Server服務器、Internet網和瀏覽器組成，通過Internet網將Server服務器和瀏覽器連接起來，用戶可以通過瀏覽器進行電子文檔的查看和管理。

3.系統功能模塊設計

科技館的電子文檔管理系統主要分為部門信息管理、員工信息管理、公共文檔管理、個人文檔管理、部門文檔管理和系統管理模塊等六大模塊，各個模塊分別負責不同的業務，其中部門信息管理、員工信息管理和系統模塊管理屬于日常事物管理系統，而公共文檔管理、個人文檔管理和部門文檔管理則屬于業務事物管理的范疇，通過建立完善管理系統將六個模塊統一于WEB信息管理系統中，并對用戶的訪問行為進行權限管理和系統設置。

四、基于WEB技術的科技館電子檔案系統的實現

1.系統三層架構的構建

目前比較流行的是包含表示層、業務層以及邏輯層的三層構架的文檔管理系統，該系統具有維護性好、穩定性高以及安全性好的特點，同時可以方便系統功能的擴充，從根本上實現用戶的需求。通過對科技館的文檔管理進行深入分析筆者創建了四個子項目，即表示層（也成為界面層）、業務層（封裝了實現系統功能的應用函數）、邏輯層（對數據庫進行操作）和通用層。通用層是為了減少系統的冗余而引進的，并包含一些對本系統的各個層通用的函數。

2.數據庫的連接

本文中采用微軟最新的ADO.NET來進行數據庫的操作，這是一種跨時代的技術，提供了平臺互用性和可伸縮的數據訪問。同時ADO.NET提供的功能可以讀取各種源文件中的數據信息，并減少了需要編寫的代碼量，并提升了系統實際運行效率。將數據對象的操作都放在了數據層，因此定義了一個全局變量public string constr 對數據庫進行連接操作。

3.系統登錄模塊的設計和實現

本系統中采用用戶認證碼技術設計用戶登錄模塊，用戶的每次登錄行為中產生的認證碼都是不同的，生成的認證碼保存在Session模塊中，然后在用戶登錄過程中對輸入的認證碼是否與存儲的認證碼一致，如果一致則驗證通過，否則將會出現“驗證碼錯誤”的提示。另外，系統對用戶地用戶名錯誤和密碼錯誤進行了不同的處理，并保存在系統的日志表中，供管理員進行分析。

五、結束語

綜上所述，基于WEB技術的電子文檔管理系統具有傳統的紙質檔案管理系統不可比擬的技術優勢，其在諸多單位和部門中的應用極大地提升了單位的檔案管理質量和效率，是今后檔案管理系統中建設和發展的主要方向，科技館部門應該提起高度重視，逐步建立和完善電子文檔管理系統，為檔案管理工作和整體效率的提升提供技術保障。

參考文獻

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[2]劉巍. 一種基于WEB的科技館電子文檔管理系統的設計與實現[D].北京郵電大學，2008.

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