高校基本建設檔案管理模式研究

劉鑫

（四川大學，成都 610065）

[摘 要]隨著高校基本建設工作的發展，基建檔案資料的管理還存在一定的不足，這是由高校基建檔案本身專業性強、建設周期長、完整性要求高、紙質材料較多等特點決定的。要改進高校基本建設檔案的管理工作，需要從健全管理體制、改善管理方式、努力實現數字化等方面入手。基于此，本文分析了高校基本建設檔案管理的模式。

[關鍵詞]高校；基本建設；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.108

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

0 引 言

近些年來，隨著我國高等教育事業的快速發展，我國對高校的基本建設工作提出了更高的要求，許多高校新建、改造項目不斷，基建任務十分繁重，同時在基建管理和基建工程項目開展過程中，也產生了大量的基建工程檔案資料。這些資料不僅僅是工程建設過程的原始記錄，為基本建設項目建成后順利交付使用以及為工程項目將來的維修、管理、改造、擴建等提供了重要依據，同時也記錄了高校建立、發展、演變的寶貴歷史過程。

《建設工程質量管理條例》第十七條規定：“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各個環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。”做好高校基建檔案管理工作不僅僅具有重要的現實意義和歷史意義，同時也是國家法律要求建設單位必須履行的義務。

1 當前高校基建檔案管理現狀

目前，我國高校的基本建設檔案管理模式一般有兩種，一種是由高校建設部門自行整理保存基建檔案資料，進行日常的使用管理；一種是由高校建設部門在項目結束后，整體移交至高校檔案館統一歸檔管理的模式。這兩種管理模式在實際操作中各有利弊。

由高校建設部門自行整理保存基建檔案，優點是建設部門專業對口，業務熟悉，整理檔案效率較高，同時檔案存放在建設部門十分便于日常查詢使用；缺點是建設部門往往沒有檔案整理的設備和檔案保管的專業空間，缺少專職人員完成大量的檔案整理、組卷、歸檔工作，檔案整理歸檔往往不及時、不規范，且保存質量較差。

由檔案館統一整理保存基建檔案資料，優點是檔案資料組卷、編號規范，有良好的保存條件和專業維護人員；缺點是非專業建設人員整理檔案對檔案的熟悉度不夠，整理效率不高，容易造成重復工作，此外，還有建設部門查詢使用不便、移交材料可能不齊等問題。

2 高校基建檔案管理工作難的原因

高校基建檔案管理工作的難度主要是由高校基建檔案本身的特殊性所決定的。

2.1 專業性強，行業特點十分鮮明

基建工作是一項專業性很強的工作，體現在基建檔案上就是按照一個建設項目的時間順序，大體共分為9大部分，分別為立項資料、設計資料、前期管理資料、招投標資料、合同資料、施工管理資料、材料設備管理資料、竣工驗收資料和基建財務資料。其中，施工管理資料一般又分為土建工程竣工資料、給排水竣工資料、電氣（強弱電）竣工資料、通風與空調工程竣工資料、消防工程竣工資料、裝飾（幕墻、內裝）、鋼結構工程竣工資料、電梯工程竣工資料、室外工程竣工資料以及監理單位有關質量事故報告及處理意見等部分。而每個竣工資料部分又分為開竣工報告、圖紙會審紀要、設計變更通知單、技術核定單、工程洽商記錄、原材料材質證明、試驗記錄、質量事故處理記錄、分部分項工程驗收記錄以及竣工圖等很多小項。又例如，前期管理資料中包含諸多前期審批、許可資料，如項目選址意見書、規劃許可證、用地紅線圖、建設用地批準書、規劃設計條件通知書、環保審核意見書、文物審查意見表、排水審查意見表、消防設計申報表、白蟻防治表、防雷檢測表、人防審查意見、市政審查意見、園林審查意見、施工許可證以及建設工程質量監督書等，收集整理歸檔內容繁雜、專業性要求很高。

2.2 建設周期長，且對資料完整性要求高

高校基本建設項目從無到有，從立項到竣工交付使用往往要經歷較長的周期，少則半年、一年，多則幾年，甚至有的醞釀時間較長的基本建設項目從立項到最終建成會經過十幾年的時間。完整保存好每一個階段的建設資料十分艱巨，這既要求建設部門有著完善的管理體制和制度約束，又要求建設工作人員有著良好的工作習慣，這對業務工作原本就十分繁重的建設部門來說，是有一定難度的。

此外，長周期的建設項目結束后，對基建檔案資料的完整性要求很高。建設過程中不同階段的必要資料一樣都不能少，尤其是一些十分重要的資料必須全部收集歸檔。同時，由于每一個建設項目都具有自己的特點，很多資料又是不必要的，例如在施工過程中設計發生了變更，便會產生設計變更通知單，沒有變更就不會產生，所以每一個項目的變更通知單都是無法估計的，必須以事實為準，這導致基建檔案資料的完整性很難把握。

2.3 原始紙質材料較多，數字化難度較大

基本建設檔案資料幾乎都是在基本建設過程中產生的，包含大量的原始文書、簽字、蓋章原件，具有唯一性。數量龐大的原始紙質材料直接導致基建檔案數字化管理的難度和工作量加大，其中，大量大尺寸的圖紙對掃描、輸入設備的要求較高，這些都制約著基建檔案的妥善保存和后期的使用查詢。近些年，很多省級、市級的城建檔案館會投入大量的資金、人力、物力，推動基建檔案的數字化處理，并通過建立網上管理系統、利用大尺寸掃描儀等方式，將紙質檔案信息轉化成數字化檔案信息，且取得了較好的效果。但作為高校來講，投入如此大量的資金、人力、物力進行基建檔案的數字化管理還是具有一定難度的。

3 高校基建檔案管理工作的改進措施

3.1 改進高校基建檔案管理體制，做到專業、專人、專注

基建檔案管理工作是一項專業性、持久性、系統性的工作，它要求工作人員既要有檔案管理方面的專業知識，又要有建設項目管理方面的專業知識，還要具備良好的觀察、分析、識別、歸納能力，同時還要愛崗敬業、細致嚴謹，具備強烈的責任心和事業心。而作為一項工作量很大的工作，必須要盡量安排專人專職負責基本建設檔案的收集、整理、歸檔和保存管理工作。具體到高校基建檔案管理，就是要改進高校基建檔案管理體制，做好學校建設部門同檔案管理機構的銜接、溝通，一方面避免檔案館統一管理帶來的專業性不強的弊端，一方面又要避免建設部門管理規范性不強的弊端，只有充分揚長避短，才能高效、系統、完整的管理基建檔案資料。

3.2 充分認識工程建設檔案的長期性，實行“動態管理”

一套完整的基建檔案的形成周期較長，資料繁雜，且涉及面廣，事后核實困難，因此，需要基建部門的檔案工作人員在項目建設之初就及時建檔立案。檔案資料的收集必須與工程建設同步進行，注意對工程進展中產生的資料進行核實，對不符合規范要求的要及時更正、補充，保證文件材料的可靠性、完整性和準確性，及時整理歸檔，最大限度保證檔案資料的完整性和質量。隨著工程竣工并交付使用后，由于各種原因，建筑物的維修改造不可避免，這時原有的基建檔案便對維修改造提供了直接參考，同時，檔案管理者還應注意對改變的建筑物資料進行及時的收集整理和歸檔，記錄好變更內容，使學校的基建檔案得到不斷的充實和完善。

3.3 提高對基建檔案管理的重視度，加大數字化建設投入

高校基建檔案具有重要的現實意義和歷史意義，是學校的寶貴財富，相關人員要充分認識到基建檔案的重要性，加大對基建檔案管理工作的投入力度。在信息化高速發展的今天，數字化管理有助于資料的保存、分類、查閱、統計和使用。高校應加強硬件建設，努力實現檔案管理現代化。先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統計功能強大、存貯安全等優點，能提高工作效率和質量，把檔案管理人員從傳統的“手工勞動”中解放出來。對于基建檔案來說，如果能充分利用計算機技術實現基建檔案的全面數字化管理，把長期擺放在檔案盒里的紙質資料解放出來，把檔案館、基建檔案資料室變成網上的高校信息資源利用中心，這對高校的建設發展會產生巨大的促進作用。

主要參考文獻

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