巧用網絡平臺創新辦公室信息管理模式

趙曉波

（吉林大學 商學院，長春 130012）

[摘 要]學院辦公室是學院的管理中樞，學院辦公室信息管理如何更加富有效率，是信息社會背景下學院快速發展不得不面對的問題。本文從學院辦公室信息管理的需要出發，探討如何巧妙利用網絡平臺，創新學院辦公室信息管理模式，以期提升學院辦公室管理工作的水平，更好地服務于教學與科研。

[關鍵詞]網絡平臺；學院辦公室；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.042

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-00-01

1 學院辦公室信息管理工作的特點

1.1 指導性

指導性是將學校主管機關的通知、任務、指示等信息，及時以不同的載體轉達、下發、傳遞到學院的各個部門，保證學院各部門及時了解、領會有關政策、精神，做好各自的工作，從而使教學和科研工作能夠正常開展。

1.2 服務性

一是為學校主管部門服務，通過報送信息，使上級機關掌握學院的最新發展動態；二是為學院領導服務，通過信息的收集、整理和反饋工作，提供有價值的信息，供學院領導決策時進行參考；三是為學院各部門服務，通過向各部門下發信息，指導各部門工作。

1.3 時效性

要發揮信息的使用價值，就必須保證信息的時效性，特別是那些動態性、趨向性的信息。辦公室人員快速將各類信息歸納整理，并及時反饋給領導和教工，讓他們了解所需信息，方便有關領導把控局面，指導工作，也方便教工開展相關工作。

1.4 綜合性

學院作為教學和科研單位，各類信息在學院內外集散。大量信息都是極具前沿性的知識成果，信息管理工作就是要將這些原始信息進行分類整理，深入發掘，篩選歸納，形成綜合信息，為學院管理提供有價值的、可供領導決策的依據。

1.5 新穎性

學院是教學與科研基地，教師為了傳授行業領先的知識、解決專業難題，需要廣泛收集最新的信息，不斷利用嶄新的知識來激發學生的學習興趣，拓寬學生的學術視野。同時，通過海量信息的萃取，提煉有益于科研進展的最新知識成果。這些新穎的信息也推動著學院管理信息不斷跟進、更新。

2 學院辦公室信息管理架構的建設

2.1 構建學院信息網絡，動態掌握學院內部信息

網絡平臺具有交互性和多媒體性的特點，因而在信息管理過程中，信息管理者和師生之間均可以借助網絡技術進行雙向交流，包括QQ群、微信群、電子郵件、公告板、討論組和網絡會議等。尤其是智能手機的普及，可以以學院、系、班為單位，建立不同功能的微信群，在學院內部形成一個系統網絡，提高信息收集和傳遞的效率。另外，學院辦公室在信息管理工作中還要完善信息管理制度，確保信息本身的準確度以及傳遞的時效性。

2.2 拓寬信息交流渠道，促進學院內外信息溝通

學院辦公室的信息管理工作不僅僅要統籌學院內部的各種信息，還要與學校內外的信息進行交流。作為人才培養的基地，學院必須密切關注社會所需人才的需求信息，及時發布社會用人單位的人才招聘信息，增加畢業生的就業機會；同時，還可以按照社會需求，發布招生信息，為經濟發展培養急需的專業人才。

2.3 采集整理海量信息，提供有價值的信息服務

學院教學科研信息量大、面廣、內容繁雜、但并非每種信息都是有價值的，學院辦公室在進行信息管理工作時，還要對各類信息進行篩選、整理、歸納、分析、研究，為教師和學生提供高質量的信息服務。

3 基于網絡平臺環境下學院辦公室信息管理工作的成效

3.1 轉變了管理模式

利用網絡技術，實現了管理信息的雙向溝通，通過信息的交流和分享，實現了學院辦公室信息管理模式由管理型向服務型的轉變。

3.2 提高了辦公效率

基于網絡平臺，實現了辦公手段從有紙化的方式向無紙化的方式轉變，如課程安排、會議安排、考試安排、招生招聘通知、校內文件、非密級的文件傳閱以及校內各部門的信息資料上報等，都可以通過網絡平臺迅速而準確地傳送到各個辦公室和學院領導的手中，既方便、快捷、高效，同時又為學院節省了人力、物力和財力，大大提高了辦公室工作的質量和效率。

3.3 促進了管理民主化

利用學院網絡平臺，學院提供了一個參與學院管理的虛擬空間，實現了人人參與、民主管理和民主監督的目標。網絡技術的利用，既消弭了管理者與被管理者的距離，方便教職員工了解全院的基本情況，積極參與學院管理，增強責任感，便于落實學院管理措施。同時，還實現了廣大教職員工對管理者的民主監督，有利于學院各項工作的順利推進。

3.4 實現了決策科學化

網絡平臺為教職員工提供了一個參政議政、建言獻策的溝通渠道，可以讓教職員工對關系學院建設和發展的問題進行思考、發表意見，為學院的發展獻計獻策，讓學院領導從教職員工的意見中吸取有益于決策的建議；網絡平臺也為學院領導提供了一個集思廣益、廣開言路的信息通道。學院領導可以通過網絡，及時了解和掌握全院的教學科研動態、師生員工的思想狀態，并獲得真實、可靠、新穎的信息，從而實現了領導決策的科學化。

網絡平臺是高校學院辦公室信息管理可利用的重要抓手，也是網絡時代必須合理利用的現代管理手段。學院的信息管理應更快適應網絡時代的潮流，構建更加高效的網絡信息管理平臺，不斷提升網絡使用效能，創新學院信息管理模式。

主要參考文獻

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[2]秦華.試論高校辦公室信息工作的網絡化[J].現代情報，2003（12）.

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