大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理探討

汪艷霞

摘 要： 隨著科學(xué)技術(shù)手段的提升，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代隨之到來。在大數(shù)據(jù)時代之下，進(jìn)行企業(yè)檔案管理，對企業(yè)管理能力進(jìn)行提升，完善企業(yè)內(nèi)部控制流程，是我們在提高企業(yè)競爭力的時候的主要手段。大數(shù)據(jù)需要更高的信息平臺和信息技術(shù)，本文主要探討的就是如何在大數(shù)據(jù)時代之下做好對企業(yè)的檔案管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 企業(yè)檔案 管理

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0054-01

前言

對企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，在我國企業(yè)中是新的嘗試，因?yàn)閷n案進(jìn)行管理，管理的復(fù)雜性提升了，管理的內(nèi)容變多了，所以我們在進(jìn)行管理的時候，必須對其中的內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合其中的具體發(fā)展方式來進(jìn)行企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步升級。

一、大數(shù)據(jù)檔案的特點(diǎn)

1.數(shù)據(jù)巨大

大數(shù)據(jù)最明顯的一個特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)庫的龐大，在一定程度上，數(shù)據(jù)庫中的檔案管理需要存儲的內(nèi)容很多，在企業(yè)發(fā)展中的每一項(xiàng)事情都要記錄在企業(yè)檔案中，在檔案中，不僅要包括人事信息，工程項(xiàng)目信息，還要包括危機(jī)處理。在大數(shù)據(jù)庫中，基本上是對企業(yè)每天發(fā)生的事情的一種記錄，所以在很大程度上，檔案中的事情有很多是重復(fù)的。企業(yè)在經(jīng)營的時候每時每刻都在發(fā)生與制造信息，所以存入的信息在一定程度上來說是很豐富的。因?yàn)閿?shù)據(jù)的豐富性，所以在存儲的時候使用傳統(tǒng)的存儲方式是不行的，于是產(chǎn)生了大數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)庫對于龐大的數(shù)據(jù)的分類整理和數(shù)據(jù)的處理都有很高的能力，在面對龐大的數(shù)據(jù)的時候可以盡量提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。一般來說，大數(shù)據(jù)管理對于處理大量數(shù)據(jù)的能力的要求是很高的。在處理的時候要尤其注意。

2.數(shù)據(jù)種類多

大數(shù)據(jù)時代之下，因?yàn)橛辛烁叩哪芰磉M(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，所以在處理數(shù)據(jù)的時候不僅數(shù)據(jù)的數(shù)量得到了提升，數(shù)據(jù)的種類也得到了提升。大數(shù)據(jù)時代顛覆了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式，數(shù)據(jù)的來源廣泛，在很多數(shù)據(jù)平臺上進(jìn)行了共享，并且傳播的速率很快。整個數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)體系是非結(jié)構(gòu)化的，不論是音頻文件還是文本或者是數(shù)字化的結(jié)果，在數(shù)據(jù)庫中都可以得到解決。大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)種類多，加大了分析難度，檔案工作者在分類的時候要采用全新的眼光去分析其中的不同種類的數(shù)據(jù)，以此來對多樣性的數(shù)據(jù)有更加深刻的認(rèn)識。檔案工作者必須具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力，針對不同的數(shù)據(jù)類型的時候可以做到盡量的準(zhǔn)確。根據(jù)需要來進(jìn)行歸納整理是其中一種比較常用的方式，這種方式可以實(shí)現(xiàn)篩選難度的降低。采用全新的方式來進(jìn)行審查，可以大大提高整理和工作的效率。

3.信息可用密度低

在搜集信息的時候，并不是說信息的數(shù)量龐大種類多，獲取信息的效果和信息的分析越清楚，相反，在龐大的信息庫中，進(jìn)行分析時很困難的，很多信息其實(shí)并沒有意義。在信息庫中，有些信息是不完全正確的，在分析的時候如果不能認(rèn)識到他的這一個特性，就很容易產(chǎn)生信息分析錯誤的情況，不同信息的價值是不同的，在我們進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析的時候，最好還是經(jīng)過層層篩選再進(jìn)行使用，我們在使用信息的時候應(yīng)該盡量準(zhǔn)確，并通過這種方式來減小最后的后果的嚴(yán)重性。數(shù)據(jù)的錯誤會造成最后分析結(jié)果的錯誤，所以我們需要做好不同數(shù)據(jù)之間的佐證，以此來提高結(jié)果的準(zhǔn)確性。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理新要求

1.更新管理觀念

隨著時代的發(fā)展，我們在管理中使用的工具也變得更加的多元和高科技化，面對這樣的外部環(huán)境，我們需要更新我們的管理理念。讓管理的理念跟上時代發(fā)展的腳步。在管理的時候，學(xué)會從大數(shù)據(jù)的層面上做出各種決策，并在管理的時候做到不同的管理模式相互滲透，使用多種模式是為了減少其中的摩擦，進(jìn)而提高管理的水平。我們選擇管理方式，在很大程度上還是取決于其管理水平以及管理的難度。根據(jù)上文我們提到的檔案內(nèi)容繁多的問題，在進(jìn)行分析的時候，最好做到對各種檔案的充分利用，同時也要分析其中的不同數(shù)據(jù)，對他們做好檢查，只有這樣才可以保證最后結(jié)果的真實(shí)和準(zhǔn)確，盡量做到科學(xué)和準(zhǔn)確，這樣才可以真正的降低工作的難度，適當(dāng)?shù)母鹿芾淼睦砟钍呛鼙匾摹?/p>

2.需要多樣的檔案管理形式

檔案的豐富性需要更好的管理形式，在進(jìn)行管理的時候，使用多種類型的管理模式，可以提高管理的效果，進(jìn)行分門別類的整理是很必要的。多樣化的手段應(yīng)用在數(shù)據(jù)庫的整理中顯得很有必要。這樣可以便于以后更加便捷的查找。

3.高素質(zhì)的管理人員

大數(shù)據(jù)時代中，使用多種高新科技手段已經(jīng)成為了常態(tài)，所以我們在選擇管理人員的時候，需要對管理人員的素質(zhì)提出更高的要求。管理人員需要具有大數(shù)據(jù)的管理意識，在面對大數(shù)據(jù)管理的時候，盡量可以做到不同數(shù)據(jù)的完善分析。針對不同的檔案，使用不同的方式進(jìn)行分析是管理人員需要做到的，所以管理人員必須具有一定的技術(shù)，具有一定的分類理念，才可以真正做好不同檔案的分類。

三、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的改善措施

1.積極合理利用大數(shù)據(jù)平臺

在網(wǎng)絡(luò)資源日益廣泛的當(dāng)下，積極合理的進(jìn)行檔案的分析重點(diǎn)就是對網(wǎng)絡(luò)化的大平臺進(jìn)行綜合性的整理和利用。我們進(jìn)行檔案管理，可以使用各種先進(jìn)的手段來進(jìn)行難度較高的數(shù)據(jù)分析。網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行分析，首要的一點(diǎn)就是要提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)管理人員的管理理念，提高管理人員在數(shù)據(jù)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上的技能，在對檔案進(jìn)行整理和提取的時候可以提高應(yīng)用的速率。同時，做好對系統(tǒng)的更新，建立一個適合于工作人員和管理人員使用的系統(tǒng)，從而進(jìn)行檔案管理的各項(xiàng)信息化的優(yōu)化。另外，我們還要充分有效的利用這樣一個大數(shù)據(jù)平臺，在管理的時候?qū)崿F(xiàn)不同檔案管理事項(xiàng)的融合與完善，在我們進(jìn)行信息管理的時候，最好可以使用這種管理機(jī)制來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理和控制體系的優(yōu)化，并在此過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的提升。

2.加強(qiáng)檔案管理的制度

在進(jìn)行檔案管理的時候，我們一定要進(jìn)行制度上的提高。因?yàn)闄n案管理針對的對象是不同的，具有一定的針對性，所以在進(jìn)行具體管理的時候，我們需要結(jié)合特定的情況進(jìn)行精準(zhǔn)的分析，這樣才可以對不同的內(nèi)容進(jìn)行判斷，根據(jù)判斷的結(jié)果來制定制度。我們在制定相關(guān)制度的時候，需要根據(jù)管轄區(qū)的特色來進(jìn)行制度的改善，不能所有的區(qū)域都使用同樣的管理制度，在管理的時候最好可以進(jìn)行不同責(zé)任的明確劃分，因?yàn)闄n案管理的不同標(biāo)準(zhǔn)，意味著責(zé)任的不同，所以我們在對制度本身進(jìn)行優(yōu)化的時候，就要做好信息基準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)和不同政策制度的統(tǒng)一。同時，還要做到制度的完善和更新，以此來提高制度的效率。

3.建立有效監(jiān)督機(jī)制

在管理中需要進(jìn)行監(jiān)督機(jī)制的完善，首先是對管理人員的監(jiān)督，管理人員在管理中是一個主要的個體，管理人員素質(zhì)的高下直接決定了管理的水平，所以我們在監(jiān)督的時候首先要從管理人員的素質(zhì)下手，提高他們的管理能力，完善他們的信息技術(shù)能力，做到定期的更新是更加重要的。另外，在監(jiān)督的時候還要做好檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督，保證系統(tǒng)的安全性，保證系統(tǒng)的快捷性。完善其中的機(jī)制是我們進(jìn)行大數(shù)據(jù)掌握的關(guān)鍵，使用更加高新的科技來完成以往工作中的難題，是我們完善儲備人才的關(guān)鍵所在。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代之下，進(jìn)行信息的共同利用是方便的，我們在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的時候，可以使用這些數(shù)據(jù)來進(jìn)行檔案的分類整理和數(shù)據(jù)的恢復(fù)。大數(shù)據(jù)時代帶來的好處頗豐，但是我們在進(jìn)行分析的時候，會發(fā)現(xiàn)還存在很多問題，這就需要我們對其中的不同理念進(jìn)行更新和維護(hù)，這樣才可以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下的多角度理性分析。提升管理人員素質(zhì)也是我們經(jīng)常采用的一種方式，以此來進(jìn)行管理水平的提高。

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