電子政務系統中的檔案管理問題與思考

張培明

摘 要： 目前電子政務系統的應用范圍不斷擴大，此系統的使用給檔案管理工作帶來了許多機遇和挑戰，本文對電子政務系統中檔案管理現存問題進行詳細分析，并且對提高檔案管理工作的水平提出一些有效措施，希望為檔案管理人員提供一定的參考和建議。

關鍵詞：電子政務系統 規范管理 對策分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0033-01

檔案管理是電子政務管理工作中的主要內容，在電子政務系統不斷完善下，對檔案管理工作提出了更加嚴格的要求。為了更好的滿足新時代的要求檔案管理人員需要對現存問題進行深入分析，根據實際情況和要求制定行之有效的措施，從而實現提高檔案管理工作水平和效果的目標。

一、電子政務系統中檔案管理現存問題分析

1.對檔案移交問題進行分析。通過調查發現當前檔案移交過程存在如下問題：其一，目前在檔案移交過程中主要是對單份電子數據進行移交，此種情況不能對檔案的整體性進行體現，導致檔案缺乏有機聯系；其二，雙軌制在檔案管理工作中應用較為廣泛，此種方法使管理人員對備份存在較大的依賴性，使檔案移交工作出現不規范和不合理的情況較多，致使元數據存在不完整或者丟失情況；其三，檔案主要包括紙質檔案和電子檔案，兩者在移交時間上存在一定差異，導致檔案移交工作量明顯增多。

2.對檔案文件歸檔問題進行分析。其一，技術方面問題。相關規定要求檔案需要保存較長的年限，如果檔案管理人員不能進行技術處理非常容易出現冗余的情況，為后期查詢帶來較大麻煩；電子政務系統的可擴展性有一定的限制，將檔案管理功能置入其中會有較大的難度。其二，管理方面問題。檔案數據信息管理權限缺乏完整性，遇到特殊情況時檔案管理人員不能在第一時間對相應的檔案進行查找；檔案管理主要由檔案管理人員和業務人員共同負責，如果檔案出現更改或者遺失一類的問題時各方會出現推卸責任的情況，對實際管理過程帶來不利影響。

3.對安全保障問題進行分析。電子政務系統中的檔案管理存在一定的安全問題，主要包括如下幾點：其一，一些黑客或者不法分子在系統中置入病毒軟件，這種情況使相關檔案信息外露，并且使檔案會出現損壞和缺失的可能性明顯增加；其二，在管理過程中因為人為操作不當出現火災或者其他自然災害時均對檔案管理工作產生一定不利影響。

4.對前端控制和全程監管沖突問題進行分析。前端控制和全程監管對檔案管理工作的效果有一定影響，對兩者進行合理實施對提高管理效果有較大的積極作用，但是兩者在某種程度上存在沖突，例如：在進行全程監管時檔案管理部門是管理工作的主體，對前端和后端進行共同控制；當對前端控制較為重視時檔案管理部門則主要負責后端管理過程，無法實現全程監管的目標。

二、提高電子政務系統中檔案管理工作效果的對策

1.對檔案移交歸檔過程進行規范化管理。在檔案移交歸檔過程中需要做好如下幾項工作：其一，當前信息化對案管理工作提出更高的要求，在線歸檔方法在檔案移交歸檔工作中應用較為廣泛，同時離線歸檔方法也有所應用，主要將其使用在不同格式和機密檔案歸檔工作中，管理人員需要對當前檔案在線移交或者離線移交過程中存在的問題進行深入分析研究，盡快采取有效措施對現存問題進行處理，與此同時管理人員需要對檔案原始形式進行保留，應對復制過程中出現雙套歸檔問題的可能，實現單套歸檔的目標；其二，為了保證雙軌制在檔案管理工作中取得預期效果，管理人員需要對紙質檔案和電子檔案移交的方法進行明確劃分；其三，對檔案館以及檔案室負責的內容進行明確，讓兩者準確掌握各自的職責，使檔案移交和歸檔過程順利完成，并且具有較高的完整性和安全性，為后期管理過程和查詢提供便利條件；其四，管理人員需根據實際情況制定檔案移交和歸檔過程的要求和制度，對檔案移交和歸檔過程的合理性和規范性進行提升。在對檔案進行移交和歸檔時管理人員需要根據規定要求對所要移交和歸檔的檔案進行嚴格檢查，對其是否滿足移交和歸檔標準進行判斷，對于不符合移交和歸檔標準的檔案予以退回，對于通過的檔案需要對其進行分類處理，將存放在相同類型的檔案中。

2.對安全保障工作產生足夠的重視。在內外界因素的影響下會使檔案出現不同程度的安全性問題，為了有效的避免上述問題管理人員需要制定有效的安全保障措施，主要從如下幾方面著手：其一，對檔案管理的技術性進行提升。管理人員需要根據相應情況現有管理系統進行分析，盡最大力量研制出自己獨有的管理系統，與此同時需要在管理系統中設置加密，備份以及殺毒等功能，減少黑客和不法分子入侵管理系統的可能，對管理系統安全性進行提升；其二，安排相應的教育培訓對管理人員的安全意識進行提升，對一些常見的安全問題進行掌握，在實際管理過程中可以及時發現和處理，通過培訓可以使其技術水平和管理能力有所提高，為管理過程提供強有力的支持；其三，對現有檔案管理模式進行大膽調整和創新，研究現有檔案管理的法律法規，為檔案管理過程提供可靠的依據。

3.做好信息整合共享工作。檔案信息整合和共享對檔案管理服務向集中化方向有一定的促進作用，并且使管理效率有所提升。在對檔案信息進行整合共享時需要注意如下幾點內容：其一，對信息整合共享的意義進行明確[只用這一句話代表一個措施，述說不明，請用適當文字加以闡釋。]，在具體實踐過程中對數據信息和實體的整合共享進行有機結合，從而更好的實現信息和實體一體化共享方式的目標；其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式兩種，管理人員需要將檔案管理實際情況、相關要求作為依據對以上兩種方法進行合理選擇，更好的實現預期效果。除上述措施之外需要對現有管理方法和形式進行不斷的改進，對一些新式技術、管理方法和管理模式進行合理應用，從而實現提升電子政務系統中檔案管理效果的目標。

結束語

上文對電子政務系統中檔案管理工作存在的問題進行分析，對提高檔案管理工作水平給出了對檔案移交歸檔過程進行規范化管理、對安全保障工作產生足夠的重視以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望檔案管理人員可以根據當前現存問題借鑒文中措施進行不斷的調整，從而保證檔案管理工作順利展開，達到規定要求。

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