淺談新形勢下人事檔案管理工作思路

張浩+伏凌燕　+張桂玲

摘 要： 隨著社會經濟的發展，對檔案工作也有了更高的要求，本文通過對目前檔案工作管理現狀的分析研判，發現檔案管理工作中存在的一些問題，并根據這些問題，有針對性的提出了以后檔案管理工作的新思路，以提高人事檔案管理工作的質量。

關鍵詞：人事檔案 檔案管理 發展思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0031-01

人事檔案是在組織人事工作管理活動中形成的，經過組織的審查或者認可，并且記錄和反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。也是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照，是記載人生軌跡的重要依據。它既反映出人們經歷、學歷和職務或技術職稱，同時又反映個人的社會關系和獎懲等情況。它是發現人才、使用人才、管理人才的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。人事檔案管理工作做為一項基礎工作，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用，為人事調動、人員聘用、轉正定級、干部提拔、專業技術職務晉升以及離退休、養老、醫療保險手續辦理等提供幫助。

一、目前人事檔案管理現狀及存在的問題

近年來隨著經濟體制的改革，社會的進步，人員類型的多樣變化，檔案管理也衍生出了很多類型，我國也越來越重視人事檔案的管理。根據現狀，我國人事檔案主要由干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類組成。

干部的人事檔案管理，一般由有檔案管理權限的各單位自行管理，由其獨立收集、整理、執行，信息來源單一，僅關系到本單位下屬人員。干部檔案管理制度是比較傳統的管理方法，管理權限分屬組織、人事、行政辦公室等部門管理；工人檔案管理一般由勞資部門來管理，而學生檔案由學生工作部門或當地人才交流中心來管理。

隨著社會經濟的不斷發展和人事制度改革的不斷深入，傳統的管理方式不能適應形勢發展的需要，而長期以來的“重人事、輕檔案”的陳舊觀念也束縛了檔案工作的開展。目前，干部人事檔案管理工作主要存在以下幾個問題：

1.對人事檔案重要性認識不足

目前，人們對人事檔案的認識還比較膚淺，對檔案的重要性意識淡薄。中新網曾經對2068名人員進行調查，49.3%的被調查者認為“工作中注重的是能力，人事檔案沒用”，12.33%的被調查者則表示“無所謂”，緊緊只有38.64%的人認為“擇業自由，但是檔案也很重要不能遺棄”。被調查者中近半數的人認為檔案并不重要。而“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象也從一定程度上說明了人們對人事檔案的重要性認識不足。

2.人事檔案管理人員少、素質不高且缺乏服務意識

人事檔案具有很強的專業性，應該由專業人員進行管理。但是目前很多單位的人事檔案工作人員配備并不是那么樂觀，大多是兼職檔案管理員。人事檔案管理人員并不是科班出身，甚至沒有進行過崗前培訓，專業素養偏低，真正專業對口，年富力強的同志并不愿意從事檔案工作，即使檔案專業的畢業生，也因其工作繁瑣、單調、枯燥、乏味避而遠之，更遑論研究開發人事檔案的熱情了。

3.人事檔案本身質量不高，可信度降低

人事檔案載體較為單一，僅限于紙質檔案，屬于靜態的文字材料，信息不夠直觀全面，無法反映人的全貌。人事檔案內容主要反映個人履歷、學歷、職稱、政審材料、黨團材料等方面的材料較多，而對于個人性格、特長、誠信、業績、學術成果、科研水平等方面的材料比較欠缺，重視程度不夠。但人事檔案本身又具有動態的特點，當事人各方面的情況隨著時間的發展在不斷發生變化，時刻在譜寫著自己的人生，但一些單位的檔案工作人員并不能及時補充新材料，造成檔案缺乏反映最近的崗位執行情況和業務進展等，甚至還存在人事檔案內容失真的現象，年齡越填越小，工齡黨齡越填越長，學歷越填越高，導致人事檔案本身的可信度下降，可利用價值低下。

二、人事檔案管理工作思路

通過前面的分析，我們清醒的認識到人事檔案工作中存在的問題，結合當前檔案管理水平和實際，理清發展思路，探索人事檔案管理的新方法新道路。

1.培養和提高人們對檔案重要性的認識

在提高人們對檔案重要性認識中，首先要加強領導干部的檔案意識，因為任何一項工作都離不開領導的支持和重視。首先要通過報刊、電視等新聞媒體制造輿論等，宣傳人事檔案的作用以及相關的法規政策，重點宣傳人事檔案與個人的關系，讓人們首先對人事檔案有一定的了解。通過專業人員的專題講座，進一步強化人們對人事檔案重要性的認識，了解人事檔案的作用，是組織選人用人的依據，激發人們關心人事檔案，增強檔案意識。

2.努力提高人事檔案管理者的業務素養

檔案工作人員起主導、支配作用，是人事檔案工作的主體，而干部人事檔案管理工作是一項專業性很強的工作，涉及到檔案的收集、整理、鑒別、歸類、保管、利用等繁瑣的工作環節，因而人事檔案管理人員要具有較高的政治素質、過硬的業務素質以及良好的保密意識。隨著社會的發展，現代化也是人事檔案工作的發展趨勢，這就要求檔案管理人員要加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，隨時更新自己的知識結構，以適應現代化發展的趨勢。人事檔案工作人員還要具有敬業精神，工作中要不怕苦不怕累不怕繁瑣，堅持原則，嚴格遵守規章制度。

3.提高人事檔案材料的質量并維護其可信度

人事檔案材料內容比較廣，而且隨時都在進行動態變化，所以要對檔案及時進行補充和完善，對檔案材料采取集中性收集和經常性收集相結合的原則，確保檔案資料收集的齊全和完整。針對人事檔案內容“千人一面”的現象，要注意收集補充個人個性材料，不同的崗位側重點不同，為以后職稱晉升、崗位變動等決策提供依據。

總之，人事檔案是每個人一生不可缺少的一部分，人事檔案工作也是人事管理工作中不可或缺的基礎性工作，也是組織進行人才選拔、人事調動等的依據。因此，我們要努力做好人事檔案管理工作，提高檔案的利用率。

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