淺談人事檔案信息化管理

王春娥

摘 要： 在一個企業(yè)當中，對員工信息起到載體作用的就是人事檔案，人事檔案不僅將員工的詳細信息記錄的十分清楚，還能起到考核員工能力以及工作態(tài)度的作用。因此人事檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展是極為重要的，隨著網(wǎng)絡(luò)化及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也逐漸向信息化過渡，和傳統(tǒng)管理方式相比，信息化管理模式效率更高，相關(guān)企業(yè)必須加強對其的重視。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 管理

中圖分類號：G275；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0018-01

一、前言

近幾年，我國的計算機技術(shù)以及信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，計算機已經(jīng)廣泛的應(yīng)用社會中的各行各業(yè)，使用很多行業(yè)的業(yè)務(wù)水平得到了快速的提升。將計算機應(yīng)用在檔案行業(yè)中，就能在很大程度上改善傳統(tǒng)檔案存在的弊端，并能夠在很大程度上讓企業(yè)人事檔案的管理效率以提升的狀態(tài)所存在，這對于企業(yè)人事部門工作的順利推進極為重要。因此相關(guān)企業(yè)必須加強重視，積極的采取措施對信息化檔案管理措施進行推進，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

二、傳統(tǒng)人事檔案管理概述

1.基礎(chǔ)工作管理淺述

通過調(diào)查我們能夠發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)人事部門在進行傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)工作時，主要存在三個問題，一個是：“偏”，這里所說的“偏”是指人事檔案中涉及到領(lǐng)導(dǎo)者組織能力以及實際的業(yè)績比較少，反而更多的側(cè)重干部的歷史狀況。第二個問題是：“老”，也就是說檔案中歷史問題反應(yīng)的比較多，但是對實際的情況的分析比較少。另外一些干部在最近一段時間的思想動態(tài)、學(xué)術(shù)水平等涉及的比較少，這就會導(dǎo)致相關(guān)的工作人員不能充分的了解干部的發(fā)展情況，不具有時效性。還有一個問題是“假”，就是說一些工作人員在記錄檔案的時候，隨意的捏造事件，這些事件沒有經(jīng)驗認證，造成檔案的真實性受到很大影響。

2.傳統(tǒng)人事檔案分類工作淺述

盡管在1990年我國的政府就已經(jīng)對檔案進行了明確的分類，但是部分企業(yè)在對檔案進行分類的時候并沒有嚴格的按照這個分類進行，這就造成相關(guān)的工作人員對檔案進行整理或者是使用的時候不是十分便捷。另外，在過去的一段時間中，相關(guān)工作人員受到陳舊觀念以及人力、物力、財力的制約，對人事檔案進行管理的時候主要使用的方式就是記錄紙版檔案信息，由于這個工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用檔案，在尋找和翻閱的時候都要親力親為，不僅耗費的時間和人力比較多，具有的效率也不高，最重要的是查詢檔案的準確度得不到保證，所以說改善傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)成為當前社會的發(fā)展趨勢。

三、人事檔案信息化管理存在的優(yōu)勢

1.對信息進行輸入的時候更加便捷

使用信息化技術(shù)對人事檔案進行管理的時候，能夠在很大程度上減少人們的勞動。在這種情況下如果委員會中出現(xiàn)人事調(diào)動，相關(guān)的人事檔案記錄人員使用計算機就能實現(xiàn)人員的登記管理。這種方式不僅記錄的比較及時，還能使檔案的準確性得到充分的保證，在很大程度上避免了傳統(tǒng)檔案管理中缺檔斷檔的現(xiàn)象。

2.使用信息化對人事檔案進行管理能夠?qū)崿F(xiàn)搜索功能

使用信息化的方式對人事檔案進行管理便于工作人員對其進行搜索，員工對其進行管理的時候就會更加便捷。另外，如果委員會中的干部要對委員會成員進行人事處理，就能通過計算機對每一個成員的能力進行了解，進而制定出適合員工發(fā)展的培訓(xùn)計劃以及工作內(nèi)容，讓委員會中的人員配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保證。

3.信息化管理具有一定的保密功能

還有一點十分重要的是信息化的管理方式具有一定的保密功能，之所以這么說是因為使用信息化方式對人事檔案進行管理能夠?qū)崿F(xiàn)加密處理。但是這要求人事檔案的管理人員具有一定的計算機基礎(chǔ)，只有這樣才能讓人事檔案得到良好的加密處理，避免人事檔案受到黑客的攻擊而泄露。這種保密功能在很大程度上保證了委員會成員的權(quán)益，有效地避免了一些惡意人員獲取到其聯(lián)系方式而做一些不符合法律規(guī)定的事，讓委員會成員的人身財產(chǎn)安全受到威脅。

四、結(jié)束語

從上面文章的描述中我們就能夠知道，信息化管理已經(jīng)成為當前社會一種新的發(fā)展趨勢，隨著社會的不斷發(fā)展，人事檔案的信息化管理受到了更多人們的重視。相關(guān)管理人員對人事檔案進行管理的時候應(yīng)該善于抓住時機，并且注重使用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，進而讓人事檔案資源得到充分的利用。另外，工作人員還需要進一步對檔案的信息化管理，讓人事檔案更好地為人們服務(wù)。

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