事業(yè)單位人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的實(shí)踐思考

任園柯

【摘要】事業(yè)單位人力資源管理方面水平的提高對(duì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位大多是為大眾提供服務(wù)而設(shè)立的，更應(yīng)大量吸引優(yōu)秀人才，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有效發(fā)展。這就要求事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理應(yīng)逐步標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。從而促進(jìn)和加強(qiáng)事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；信息化

人事檔案管理是每個(gè)用人單位都應(yīng)重視和提高的重要管理環(huán)節(jié)。作為為大眾提供服務(wù)的事業(yè)單位更應(yīng)在人事檔案管理與人力資源方面做出深入的研究，以確保為事業(yè)單位的服務(wù)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。隨著我國(guó)信息化程度的提高，人事檔案管理在事業(yè)單位的管理工作中起到了舉足輕重的作用，我們應(yīng)提高對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，更要加大力度發(fā)展這項(xiàng)管理工作。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性

人力資源管理可以說(shuō)是任何單位任何組織管理工作的重要組成部分。再科學(xué)有效的管理方式也是以人為本進(jìn)行操作和執(zhí)行，脫離人力資源的有效管理進(jìn)行的組織管理工作都不會(huì)有明顯成效。而人事檔案管理正是對(duì)人力資源管理的一種承載。事業(yè)單位的人事檔案管理不光要建立一套完整的體系，還要將這套體系信息化，用以提高管理工作的效率。讓事業(yè)單位工作人員的身份、資歷、職務(wù)、表現(xiàn)等基本信息與員工的福利保障、待遇、組織關(guān)系等緊密地相關(guān)起來(lái)，對(duì)工作人員的工作做出真實(shí)、客觀、公正的評(píng)價(jià)。所以事業(yè)單位人力資源改革、人事檔案管理信息化勢(shì)在必行。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱。事業(yè)單位人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，由于工作的特殊性并不會(huì)把工作結(jié)果展現(xiàn)在大眾面前，在很多領(lǐng)導(dǎo)眼中并未得到重視。重視程度不夠勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致設(shè)備更新、人力調(diào)配、薪資調(diào)整等方面不會(huì)得到及時(shí)的提升。在我們重新審視這一項(xiàng)工作的時(shí)候不難發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)太弱，以致使下一步工作的展開(kāi)基礎(chǔ)不達(dá)標(biāo)。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理信息不互通。各事業(yè)單位的組織功能不同，服務(wù)性質(zhì)千差萬(wàn)別，對(duì)于人事檔案管理工作需要的計(jì)算機(jī)軟件也不盡相同，造成信息不能互通。這是一種資源的浪費(fèi)，也是現(xiàn)代管理制度當(dāng)中不應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的弊端，也在某種程度上限制了事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。組織內(nèi)部對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不夠，以至于從事檔案管理工作的人員身兼數(shù)職，不能投入足夠的精力和時(shí)間。而且在部分事業(yè)單位中管理人員沒(méi)有接受專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，根本無(wú)法適應(yīng)日新月異的管理工作。

（四）在人事檔案管理方面沒(méi)有形成完整的工作體系。大多數(shù)工作都會(huì)在一個(gè)完整的工作體系中有效地完成，而事業(yè)單位中的人事檔案管理卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)做不到這一點(diǎn)。人事檔案管理步驟不完整，很多工作人員是靠自身的喜好來(lái)完成這項(xiàng)工作，缺少嚴(yán)格的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，工作效率低已成為普遍現(xiàn)象。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

事業(yè)單位的人事檔案管理工作要想邁上一個(gè)新的臺(tái)階，逐步走上標(biāo)準(zhǔn)化信息化的道路，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

（一）補(bǔ)充資料。首先，對(duì)于以往的人事資料應(yīng)逐步核查補(bǔ)充信息。信息補(bǔ)入工作繁瑣復(fù)雜，卻十分重要，哪怕很小的錯(cuò)漏都不能發(fā)生。這就要求工作人員細(xì)心核對(duì)紙質(zhì)資料和現(xiàn)有計(jì)算機(jī)資料，將出現(xiàn)的問(wèn)題更正修復(fù)，以加強(qiáng)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可利用性。

（二）檔案信息化要建立在有效數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上。人事檔案信息安全有效一定要有一套安全、科學(xué)、規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的甄別應(yīng)考慮聘請(qǐng)資深的管理人才對(duì)自身事業(yè)單位的性能、工作性質(zhì)做出深入了解，對(duì)工作目的準(zhǔn)確把握后慎重挑選，選擇最適合當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)和今后發(fā)展需要的一款數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)的管理權(quán)限應(yīng)有明確界定。數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作需要認(rèn)真細(xì)致有責(zé)任心的工作人員來(lái)完成。同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理權(quán)限的有效把握還可以適量減少數(shù)據(jù)入庫(kù)的成本，對(duì)于事業(yè)單位的管理工作來(lái)說(shuō)可以一勞永逸。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理的安全性。提到檔案管理的安全性就一定要有安全標(biāo)準(zhǔn)和安全法規(guī)。其中安全標(biāo)準(zhǔn)很好理解，就是確認(rèn)人事檔案管理過(guò)程中什么情況或是確認(rèn)是安全的要有一套執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。安全法規(guī)就是用來(lái)保證安全標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，用規(guī)章制度來(lái)保障這項(xiàng)工作的展開(kāi)。例如：檔案要有完善的借閱機(jī)制，確定借閱后準(zhǔn)確的歸檔時(shí)間；可以借出和不可以借出要分門別類；檔案的備份機(jī)制；檔案的恢復(fù)機(jī)制；檔案信息的存儲(chǔ)時(shí)間等。

（五）開(kāi)展人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化。全國(guó)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷轉(zhuǎn)好、升學(xué)機(jī)制的不斷改善，國(guó)外權(quán)威的教育機(jī)構(gòu)范圍不斷擴(kuò)大，我國(guó)的高素質(zhì)人才明顯增多。我們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理來(lái)完善高素質(zhì)人才的有效流通。人才可以有效地發(fā)揮專業(yè)水平，還可以將其業(yè)務(wù)能力傳授給更多的人，使人才也可以實(shí)現(xiàn)復(fù)制，使之更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。這是一種改變傳統(tǒng)、封閉的管理模式的創(chuàng)新，是現(xiàn)代化管理模式的探索，大大提升事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率，還可以利用網(wǎng)絡(luò)達(dá)到全國(guó)性互通，達(dá)到一種真正意義上的信息化管理。

綜上所述，事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展是關(guān)乎民生的事業(yè)性課題，而事業(yè)單位的人事檔案管理是保障事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基石。只有基石穩(wěn)固了才能在基石的基礎(chǔ)上建起高樓大廈。這就要求事業(yè)單位重視人事檔案管理工作，穩(wěn)步前進(jìn)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。

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