城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀與對策

周世忠

【摘要】近年來我國社會養(yǎng)老保險制度改革發(fā)展很快，需要進一步加強檔案管理工作，充分借助先進的管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升，確保將檔案應(yīng)用的價值發(fā)揮出來。本文將簡述加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的意義，并分析檔案管理工作的現(xiàn)狀，有針對性地提出解決策略。

【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險；檔案；管理

隨著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險覆蓋范圍的不斷擴大，越來越多的人參加了養(yǎng)老保險，如此一來就形成大量的檔案資料，增加了檔案管理工作的難度。因此，檔案管理部門與工作人員要提起重視，主動創(chuàng)新城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理方法，充分應(yīng)用科學(xué)的管理手段，提升檔案管理工作效率，切實保障人民群眾的利益。同時在當(dāng)前社會快速發(fā)展的過程中，對于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作而言，也要跟上時代發(fā)展步伐，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將各種先進設(shè)備配置齊全，確保檔案管理工作順利開展。

一、加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的意義

（一）促進城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度改革。當(dāng)前，我國很多地區(qū)的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案制度提前實現(xiàn)了并軌，而在全國統(tǒng)一推行并軌制度以后，增加了很多新的內(nèi)容，并提出了新的要求。對于城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險部門來說，除了要承擔(dān)起社會保障責(zé)任以外，還要為超過60歲的老人提供社會化服務(wù)，并履行對其的管理職能。在這個龐大、復(fù)雜、系統(tǒng)的社會工程下，如果個人資料記錄的不夠準(zhǔn)確與完整，就會對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作帶來不利影響，并導(dǎo)致居民社會養(yǎng)老保險部門工作無法順利進行。因此，通過加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理，可以解決以上問題，加快城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度改革步伐。

（二）保障城鄉(xiāng)居民的切身利益。城鄉(xiāng)居民參加養(yǎng)老保險以后，自參保手續(xù)的辦理到離退休享受社會養(yǎng)老保險待遇，期間經(jīng)歷的環(huán)節(jié)很多。在參保手續(xù)辦理過程中，需要將收集完整的個人信息，形成原始資料，同時保存在個人檔案中。之后無論是保險費的繳納，還是劃撥個人賬戶或計算利息，都需要記錄在個人檔案中。此外，在新老農(nóng)保制度銜接、居民與職工養(yǎng)老保險流動以及保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、基金轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)的辦理過程中，也要在個人檔案中詳細記錄下來。這些檔案資料是參保人享受社會養(yǎng)老保險的重要保障，因此通過加強城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理，可以讓他們的利益得到保障。

（三）提升經(jīng)辦部門的工作效率。從檔案資料收集與整理本質(zhì)來看，主要是對業(yè)務(wù)工作的梳理與歸納，回顧、整理和總結(jié)已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)工作，并獲得經(jīng)驗教訓(xùn)。如此一來，在今后工作的開展過程中，才能以此為鑒，少走彎路。此外，加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，還能讓決策者獲得全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而確保制定的決策更加科學(xué)，實現(xiàn)工作效率的提升。

二、當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識不強。一些領(lǐng)導(dǎo)在思想上忽視了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，錯誤地認(rèn)為檔案管理工作無法獲得效益。如此一來，在檔案管理上的投入就很少，各種軟硬件設(shè)施無法及時得到更新，同時也沒有安排專業(yè)的檔案管理人員，缺乏足夠的資金，不利于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利開展。個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)還缺乏專門的檔案室，很多重要檔案資料歸檔不及時，也沒有妥善進行保存，在防火、防盜和防潮等方面，也未能做到位，容易出現(xiàn)安全事故。一些負責(zé)經(jīng)辦業(yè)務(wù)的人認(rèn)識也不到位，對概念模糊不清，加之自己手上的工作都做不完，更缺少時間去收集、整理數(shù)量龐大、工作繁瑣的資料，從而對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的完整性帶來不利影響。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。現(xiàn)階段城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案還處于起步階段，相比于其他社會保險檔案，管理對象不一樣，未將管理規(guī)范明確下來，標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，因而管理水平存在很大差異。比如沒有明確資料的歸檔范圍、整理歸檔的方式、銷毀措施，也沒有實行分類和分級管理。同時也沒有明確需要集中統(tǒng)一管理的資料類型、管理方式等，運行機制還有待完善。因此，必須讓管理制度與程序更加標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，才能提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理水平，并充分發(fā)揮出檔案資料的作用。

（三）管理方式落后。自我國全面啟動城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險以后，業(yè)務(wù)量逐年提升，雖然很多經(jīng)辦機構(gòu)已經(jīng)實行檔案信息化管理，但是因為軟硬件設(shè)施、人才隊伍等方面還存在問題，不能將應(yīng)有效能發(fā)揮出來。對很多城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險機構(gòu)而言，管理模式非常落后，以人工操作為主，效率不高，在查閱檔案資料的過程中，通常需要耗費大量的時間與精力，特別是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作更難開展，為城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作帶來了不利影響。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理人員現(xiàn)狀來看，很多是兼職，就算有專職檔案管理人員，大部分是由其他專業(yè)改行而來。這些檔案管理人員很少接受專業(yè)、系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理專業(yè)知識，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用能力不強，在檔案管理工作中仍然采用落后的管理方式，無法確保檔案管理工作質(zhì)量。如此一來，就無法真正發(fā)揮出檔案資料的作用，無法保障群眾的利益。

三、加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的策略

（一）做好宣傳，增強檔案管理意識。要運用各種宣傳方法，不斷拓展宣傳渠道，切實增強領(lǐng)導(dǎo)干部和每個公民的社會保障意識，對于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，在思想上引起高度重視。各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)也要提起重視，給予更多的支持，增加資金投入，安排足夠的人手，解決城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作中資金、人員、軟硬件設(shè)施、庫房等不足問題。要主動創(chuàng)造條件、營造良好氛圍，推動城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的建設(shè)與完善。要為經(jīng)辦人員提供學(xué)習(xí)檔案知識的機會，切實增強檔案意識，盡快更新觀念，在檔案管理工作中保持高度的責(zé)任心，不斷提升檔案管理工作水平。

（二）完善制度，對管理程序進行規(guī)范。要根據(jù)《檔案法》《社會保險法》等政策法規(guī)，制定城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案分類大綱，并將保管期限明確下來。對各類檔案而言，要制定相應(yīng)的管理制度，形成健全的制度體系，確保檔案管理工作有章可循。在收集和整理各類檔案資料時，要將檔案程序明確下來，確保檔案資料能夠及時移交和存檔，并得到妥善保管。不僅要滿足工作進程，還要與檔案管理要求相符。對于各種文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺賬、圖表、會計賬薄等，都應(yīng)及時做好立卷和歸檔工作。

（三）增加投入，采用先進管理方式。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理部門要解決資金不足的問題，將微機等設(shè)備配置齊全，建立專門的檔案室。要實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，盡快實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，讓城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案信息得到共享。要加大檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用力度，上級城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險部門負責(zé)統(tǒng)一組織實施，軟件功能主要有檔案自動編目、自動檢索檔案信息等，從而提升檔案信息查詢速度，便于做好統(tǒng)計工作。

（四）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。為確保城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作順利開展，需要盡快完善管理制度，定期組織開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們熟悉檔案管理流程。要認(rèn)真開展對紙質(zhì)檔案的存檔與排序工作，同時及時做好維護，特別是對一些珍貴的檔案來說，先做好備份，之后進行封存保管。只有提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力，才能讓城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理更加規(guī)范化。

四、結(jié)語

總之，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案中記錄著群眾保費繳納等情況，加強檔案管理工作，確保其安全、真實和完整，讓參保群眾利益得到保障。因此，地方政府和城鄉(xiāng)社區(qū)要主動履行好職責(zé)，認(rèn)真開展養(yǎng)老金發(fā)放工作，同時運用先進的手段，不斷提升檔案管理水平。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案資料的作用，促進社會的和諧發(fā)展。

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