電子檔案在煤礦科技檔案管理中的建立

閆雅麗

【摘要】檔案具有各種各樣的存在形式，因其具有保存的價值所以被記錄下來。現代科技的不斷發展，使得多數事物都在向著信息化方向發展，電子檔案就在這樣的背景之下發展起來，并且成為了檔案管理發展的嶄新趨勢。本文主要探討的就是在煤礦科技檔案管理中的電子檔案的發展狀況。

【關鍵詞】電子檔案；煤礦企業；檔案管理

檔案之所以存在，是因為有其自身的價值。從古至今，我國所保存下來的檔案不計其數，已經成為了一種文化的積淀和知識的蘊藏，對于我們現在的生活有極大的啟示。以前所發生過的重要事情，為了防止遺忘都會被檔案的形式記錄保存下來，以便后人查閱、參考、回味。對于煤礦企業而言，仍然具有很多的事物和資料需要被記錄和保存下來，作為寶貴的財富被用于日后的企業決策、利益的維護等。因此說，面對現在科技發展的新形勢，在煤礦企業的檔案管理中建立電子檔案已成為了題中應有之義。

一、電子檔案與紙質檔案的區別

（一）電子檔案與紙質檔案的共同點。不論是一直存在的紙質檔案還是隨著社會經濟發展應運而生的電子檔案，他們共同的目標都是為了保存檔案，記錄歷史為后人服務，以一個服務者和奉獻者的形式存在。當然，他們都具有比較高的保存條件：電子檔案由于是科技的產物，所以在保存的時候就需要注意不要和具有磁性的、有很高溫度的、具有物理和化學方面的具有損害性質的物質接觸；紙質檔案因為是紙張做成的，所以在保存的時候就需要注意避免水將其打濕、蟲子將其咬破、化學物質對其腐蝕等。

（二）電子檔案與紙質檔案的不同點。一是保留時間長短不同。電子檔案保存的時間大概在5到15年，而紙質檔案如果不被損毀可以長期存在。二是保密程度不同。電子檔案的保密性低，而紙質檔案的保密性高。三是保存形式不同。電子檔案在保存檔案的時候用到的是光盤或者磁盤這樣的載體，而紙質檔案用到的是檔案袋這樣的紙質形式作為保存。四是占用空間大小。電子光盤因為用到的是光盤的存儲，所以其占用的空間就要小很多，而紙質檔案用到的是較大的檔案袋作為存儲，所以占用的面積空間都相對較大。五是傳輸性高低不同。電子檔案在傳輸的時候，和計算機設備進行對接傳播，方便快捷，因此傳輸性能較高；紙質檔案在查閱的時候需要仔細地尋找，因此花費時間，傳輸性相對較低。

二、煤礦企業的特色化檔案管理

（一）具有較高的使用率。在煤礦企業之中，對于其公司檔案使用的頻率還是相對偏高的，因此對于檔案的管理工作所做出的要求就會高一些。煤礦企業安全方面的措施有哪些、應用于煤礦技術的設備有哪些等都需要檔案的管理，且幾乎每天都會使用，因此說在煤礦企業之中，對于檔案的使用率是比較高的。

（二）具有豐富的檔案信息。煤礦企業在檔案的管理方面，有非常豐富的檔案信息需要管理。煤礦企業財務方面的檔案自然是少不了的，還有關于科技方面的檔案以及關于各種各樣文件的檔案。

三、電子檔案的建立成為煤礦科技檔案管理的必然選擇

（一）高技術人才成為電子檔案建立的需求。煤礦企業電子檔案的建立，就需要管理電子檔案的人員具有較高的技術能力。但是現在的檔案部門對于技術人才呈現高需求的趨勢，所以應該加大對于高技術人才的培養，填補電子檔案管理中所存在的高科技人才空缺現象，讓電子檔案的建立在煤礦企業真正地發揮作用。

（二）讓紙質檔案和電子檔案共同服務于煤礦企業。對于現在社會的飛快發展，電子檔案的建立自然成為煤礦企業發展的必然選擇。但是也不能因為對于電子檔案的需求，就將原有的紙質檔案給撤銷，這是非常不明智的做法。盡管新建立的電子檔案有比紙質檔案更多的優勢特點，但是也有紙質檔案所不具有的優勢特征，因此讓紙質檔案和電子檔案共同服務于煤礦企業，才會為煤礦企業的發展提供最好的檔案服務。

（三）建立電子檔案要加強其保密性。眾所周知，電子檔案雖然在時代的發展之下應運而生，但是其不是完美無缺的，一些缺點仍然存在，那就是電子檔案的保密性不是很好。要加強電子檔案的保密性，要在檔案的設計上多增加些程序：比如需要特定的人物的人臉或者指紋的驗證、需要密碼的輸入等。從而讓電子檔案具有較高的保密性，更好地為煤礦企業服務。

（四）電子檔案的建立有利于提高辦公效率。電子檔案，自然有專門的檔案管理人員其進行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人員，將煤礦企業文件的起草以及簽字發出都以電子化的形式進行，以及在整個的運行過程中都采用高科技的手段，使得整個進程都變得簡單化，從而大大提高辦公的效率。

四、結語

科技的發展推動著電子檔案的發展，從而為煤礦企業送去了高科技的電子檔案。但是對于在大時代的背景之下應運而生的電子檔案，仍然具有自身的局限性，所以不能說有了電子檔案就將紙質檔案拋棄。反而應該將紙質檔案和電子檔案有機結合，合理利用，共同為煤礦企業的發展服務。

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