基于信息化背景下行政事業單位檔案管理的科學化探究

王杰

【摘要】本文對行政事業單位檔案管理的科學化進行探討研究，認為只有采用高新智能信息化管理手段，才能加強日常的技術管理能力，同時也可全面優化行政事業單位的組織結構及運行效率。

【關鍵詞】行政事業單位；信息化；檔案；管理

一、行政事業單位日常管理運作存在的問題

在全球各行業機構實施信息化管理、加強科技智能化管理的大背景之下，我國的行政事業單位也改變了傳統紙質辦公的模式，不斷引進信息管理方法，建立自身的信息體系。但是，如何進行科學設置，促進各部門的協調發展，同時完善和處理各項文書、人事、公務等信息檔案仍然標準不一，最終影響了資源的配置效率。 具體包括如下幾點：

（一）資產運用效率低，擱置耗費現象嚴重。對行政事業單位而言，通常想方設法要求更多的資金，占有太多的國有資產，極少考慮到各部門的實際現狀和需求。在這種情況下，通常會導致比如各部門、各行政要職人員的互相攀比，最終使資產配置不合理，同時實行信息化管理的過程存在很多疏漏和不完善的地方，各部門人員的溝通脫節，難以真正實現信息化。

（二）信息化管理范疇廣，難以及時彌補信息錯誤。在我國的大多行政事業，就性質和類別而言，通常規模較大，這使信息化的普及和統一化的實現存在較大的難度，容易導致信息化管理存在散布性、混亂，難以實現標準業務操作流程。行政事業單位建立信息管理系統的本意，原是為了提升行政事業單位的檔案管理能力，使各項數值和數據信息能夠及時而迅速地反饋當前單位存在的問題，包括業務信息、資產現狀、人事情況、經費開支消耗等等，但在行政單位及各部門的規模、人員數量較多且復雜的情況下，極易使信息化管理出現問題，難以實現有效的信息反饋與對接，從而為合理配置資源及資產帶來了不良影響。

（三）難以實現統籌與集中一體化管理。進行信息化管理有利于幫助行政事業單位加強對自有資產的了解，隨時掌握資產情況，減少資金流失。為改變傳統落后滯納的紙媒辦公形式，改變人工登記管理信息所帶來的出錯率與不良影響，就應跟著技術潮流的趨勢改革，加強對內部的公務、人事、技術信息管理，做好資源整合，使行政事業單位對大數據的處理、管理能力，以及辦公效率全面得以提升，這是它的真正本意與運行宗旨。然而，目前在實際的管理過程中，大多數行政事業單位仍然不具備成熟的技術管理策略。通常內部信息采集效率、數據管理效率仍然十分低下，要在本質上改善這個問題，就要給信息化管理構建一個嚴謹而科學的平臺。

二、如何提高行政事業單位檔案信息化管理水準

信息化建設將會隨著全球對信息技術的需求，變得越來越標準化和嚴格。無論是普通小微企業，或是大型行政事業單位，構建一個健康的信息平臺，引進智能系統實現信息化管理，完善基礎設施資源，這已經是一種全球性的潮流趨勢。對此，應注意遵從如下原則來解決問題：

（一）統籌計劃，統一運作。推進行政事業單位實現信息一體化管理，實現信息對接、部門聯結，完善系統信息體系的各項功能，建立強大的數據管理，并要使信息系統對儲存機密檔案、大型數據有兼容性，方便及時進行信息提取，也方便進行統一管理，保障各項信息資源的安全。

（二）做好標準信息化的建設，優化現有的信息體系。信息化的標準化管理是硬性要求，是結合技術規范與標準的管理章程。基于行政事業單位有規模、業務較大，內部人事人員較為密集復雜的情況，因此，在構建信息平臺信息系統之時，可引進西方國家的相關管理經驗及技術方法，并結合自身的實際情況及法律框架，構建一套能幫助自身實現集中統一化管理的運行機制。

（三）優化信息管理隊伍，建立有效的監督管理體系。技術人才為現代行政事業單位核心人才之一，實現信息化檔案管理，就要有具有資質的技術人才、管理人才，才能優化內部的智能化管理績效。對此，同時要制訂長遠的有效運作方針，并建立對應的監督管理方法。要確認信息化進展戰略，以及結合其具體運行機制，全面推動行政事業單位日常對檔案信息的管理，使之更為法制化、常態化、科學化、正規化，從而才能樹立科學嚴明的管理秩序。

三、結語

作為我國標志性的產業機構，行政事業單位在日常的運行過程中，需要涉及到多項重要的信息檔案管理工作，包括復雜、大型、機構的信息數據的傳送、交接、接收、反饋、儲存等管理事項。同時隨著時代的變化，傳統的紙媒辦公模式已經嚴重落后，也不足以應對大量的工作任務，對此，信息化的智能作用與精確度，可減輕大量的人力與精力，同時也提升行政事業單位的公辦效率。具體而言，實現信息化管理手段，是當下時代發展的一種必經趨勢，同時信息化管理的智能化、技術革新方法也為各個行業領域帶來極大的推動與貢獻作用。對此，行政事業單位采用信息化管理方法，可加強對大型數據的處理能力，合理配置資源信息，全面提升自身的辦公速度，優化和改進組織結構的運行秩序。不過，這只有通過建立高效、一體化的信息平臺及構建對應的管理體系，并利用科學合理的管理方法，實現有效的監督與信息對接，才能幫助自身的信息化管理工作，邁向一個更優質高端的水平層次。

【參考文獻】

[1]解成鋒.事業單位檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2014（19）.

[2]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用，2013（3）.

[3]白小楊.論行政事業單位檔案管理信息化必要性與重要性[J].經濟改革，2015（6）.