淺談做好查檔利用工作的體會(huì)

王紅娟

【摘要】隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，人們對(duì)檔案的認(rèn)知程度也不斷提高，并更加重視檔案資料，查閱利用范圍越來(lái)越廣，人數(shù)也日益增多。因此，在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，必須盡快提升查檔利用水平，滿足人們的需求。本人就如何做好查檔利用工作，談幾點(diǎn)粗淺的體會(huì)。

【關(guān)鍵詞】 查檔利用工作；檔案管理；體會(huì)

寶雞市建筑業(yè)勞保基金行業(yè)統(tǒng)籌管理處收藏檔案資料約4500卷冊(cè)。現(xiàn)設(shè)專職查檔人員兩名。查檔利用是本單位與社會(huì)利用者交往的直接窗口，它不但反映出單位的整體形象，更體現(xiàn)了檔案工作者為民服務(wù)的形象。本人在這個(gè)窗口從事查檔利用工作20多年，并深深認(rèn)識(shí)到：要想做一名合格的檔案工作人員，不僅要掌握更多的檔案業(yè)務(wù)技能，還要注重提升自己的綜合素養(yǎng)，通過(guò)這個(gè)窗口搭建起與人民群眾密切聯(lián)系的橋梁，樹(shù)立以人為本的服務(wù)理念。

一、要掌握檔案收藏內(nèi)容，熟悉檔案的存放位置

單位設(shè)檔案管理室（復(fù)印檔案資料）和查閱室（進(jìn)行檔案目錄檢索）各一間；二樓庫(kù)房還保管文書(shū)類檔案及會(huì)計(jì)類檔案。對(duì)查檔接待人員而言，必須熟悉收藏的檔案資料，并將其準(zhǔn)確提供給利用者。利用者前來(lái)查閱檔案的過(guò)程中，查檔接待人員要熱情接待，根據(jù)其需求，將相應(yīng)的檔案資料及時(shí)提供給利用者。為做好這項(xiàng)工作，查檔接待人員應(yīng)了解檔案資料的具體情況，掌握各種檔案資料的存放點(diǎn)，熟悉檔案結(jié)構(gòu)和分布狀況，要分門(mén)別類加以記憶，不能出現(xiàn)差錯(cuò)。查檔接待人員熟悉各種檔案存放位置以后，才能提高工作效率，提供時(shí)才能得心應(yīng)手。

二、要及時(shí)更新電腦操作技術(shù)

處于當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，以往手工檢索檔案的方式已經(jīng)非常落后，尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中以后，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案檢索的電子化。如此一來(lái)，查檔接待人員除了要通過(guò)手工案卷級(jí)目錄級(jí)檢索以外，更要學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檢索。寶雞市建筑業(yè)勞保基金行業(yè)統(tǒng)籌管理處自2001年開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其內(nèi)容按分類大綱主要包括入庫(kù)檔案類別、題名、地址等內(nèi)容。迄今為止，我單位已實(shí)現(xiàn)以電子目錄查檔替代傳統(tǒng)的手工查閱方式，不斷提高了檔案的利用率和查準(zhǔn)率。

首先要主動(dòng)學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，及時(shí)掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，從而更好地勝任檔案管理工作。從以前檔案管理工作來(lái)看，只需要掌握基礎(chǔ)的科學(xué)文化知識(shí)即可，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員也要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，盡快更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自己的科學(xué)文化素質(zhì)。檔案人員要不斷地更新知識(shí)，不斷地創(chuàng)新，應(yīng)具備豐厚的文化基礎(chǔ)知識(shí)。在信息時(shí)代，一要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)（掌握數(shù)據(jù)的錄入、存貯、刻錄加工等工作環(huán)節(jié)的技能）。二是重視學(xué)習(xí)最近的檔案業(yè)務(wù)技能（包括檔案的掃描、攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存貯、檢索等技能）。三是學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案保管與保護(hù)技術(shù)（包括檔案有害物防治、檔案修復(fù)、檔案消毒知識(shí)與技術(shù)等），應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，逐步提升自身綜合業(yè)務(wù)能力。

三、對(duì)前來(lái)查閱檔案的人要熱情、真誠(chéng)、耐心、細(xì)致，做到一視同仁

來(lái)本單位查檔的人，通常是由于單位或個(gè)人急需解決某件事或問(wèn)題，因此來(lái)本單位查找憑證。他們一般心中非常焦急，希望盡快找到檔案，對(duì)此查檔接待員應(yīng)提起重視，耐心地給予幫助，將具體的情況問(wèn)清楚，熱情接待，真誠(chéng)地為他們查找檔案資料，解決工作或生活等方面的困難。

緊密結(jié)合檔案部門(mén)職能，本著“以人為本、服務(wù)社會(huì)、促進(jìn)和諧”的宗旨，充分發(fā)揮窗口作用，主動(dòng)作為，做好服務(wù)。接待查檔是一項(xiàng)枯燥、繁瑣的工作，查檔工作人員必須靜下心來(lái)，不能怕麻煩，認(rèn)真傾聽(tīng)，詢問(wèn)時(shí)也要保持耐心。工作時(shí)可以遇到如下情況，即來(lái)人無(wú)法將事情具體情況講清楚，從而增加了查檔工作的難度，對(duì)此查檔工人員要能夠提出一些有啟發(fā)性的問(wèn)題，結(jié)合來(lái)人講述的情況，細(xì)致分析，合理進(jìn)行推斷，耐心查找。要認(rèn)真查閱相關(guān)的案卷和文件，避免出現(xiàn)遺漏，幫助檔案利用者解決難題。

為方便群眾查檔，還專門(mén)編制了《查檔指南》，將窗口的工作職責(zé)、辦事時(shí)限、辦事程度、辦事人員職責(zé)職務(wù)等進(jìn)行公開(kāi)。在查檔工作中，必須公平對(duì)待每一個(gè)人，用自己細(xì)心的服務(wù)，贏得他們的認(rèn)可。查檔工作人員不能簡(jiǎn)單地走流程，特別是面對(duì)老人或者是缺乏明確線索的情況，不能因?yàn)闄n案難查而心生畏懼，而是要始終保持細(xì)心和耐心，理清工作思路，不斷提升查檔利用工作水平，給予周到的服務(wù)，讓他們滿意。做好以上工作，才能真正反映出工作人員的整體素質(zhì)，提升檔案服務(wù)工作水平，準(zhǔn)確、快速地為檔案利用者提供所需資料。

總之，查檔利用工作非常繁瑣，難度也比較大，尤其是隨著檔案內(nèi)容的變化，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)與能力提出了更高的要求。因此，為滿足當(dāng)前查檔利用工作的需求，作為檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提高服務(wù)能力，同時(shí)在實(shí)踐中不斷提高修養(yǎng)素質(zhì)，只有這樣，才能成為一名真正合格的檔案工作人員。

【參考文獻(xiàn)】

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