企業檔案信息化建設的思考

孫麗

【摘要】企業檔案信息化是我國信息化戰略發展的必然結果，也是我國企業與時俱進、創新發展的必然結果。本文主要對加強企業檔案信息化的必要性、目前存在的問題以及加強企業檔案信息化建設對策等方面做了一個簡單的分析。

【關鍵詞】企業；檔案；信息化

企業檔案的建設是保證企業工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的企業檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。因此，為完善企業檔案信息化建設，本文對企業檔案信息化建設的研究與探討做了一個簡單的分析。

一、檔案信息化發展的必要性

檔案材料如果不經過嚴密的管理，可能會導致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導致內部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導致機關重要的機密和知識產權流失。檔案是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。企業的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術。一旦流失，后果不堪設想。所以對單位檔案進行統一的管理，尤其是加強信息化的建設，設立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業的生存與發展。

二、企業檔案信息化建設存在的問題

（一）企業檔案信息化認識不足。目前人們受傳統因素的影響，已經習慣了人工處理檔案。這種現象出現的原因是對企業檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業檔案的個人工作效率、提高企業部門的整體職能效率，還有利于對企業檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，企業部門要加強對企業檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各企業積極開展檔案信息化工作，提高對企業檔案信息化建設的認識。

（二）企業檔案工作信息化人才較少。企業檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責。同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，企業檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。企業檔案信息化建設不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發等領域，企業檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業檔案信息化建設的持續發展。

（三）信息化設備利用率低。企業檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分企業檔案部門也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國企業檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是下一步促進企業檔案信息化的重要工作點。

三、企業檔案信息化建設對策

（一）轉變傳統觀念，提高信息化意識。企業領導者和員工要堅定企業檔案信息化的決心，實現企業檔案信息化的逐漸過渡。充分認識企業檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將企業檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合企業檔案事業改革創新的發展方向。企業檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清企業檔案發展的大方向，提高工作責任感、樹立現代化管理理念。

（二）加大人才培訓和招聘力度。企業檔案部門要加大對現有員工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施企業檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的企業檔案信息化工作環境。

（三）建立檔案信息化建設工作組。企業檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國企業事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

四、總結

綜上所述，企業要想促進檔案信息化的發展，就必須要積極地轉變傳統的觀念，提高自身信息化意識，認識到信息化的重要性，引進信息化人才，建立檔案信息化建設小組。只有這樣，才能為企業和諧發展提供更好的服務。

【參考文獻】

[1]范麗君.加強企業檔案信息化建設[J].上海檔案，2010（10） .

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