檔案管理工作的重要性研究

趙會犁

【摘要】本文根據城管部門的工作要求，對城管局的檔案管理工作的重要性進行了研究。首先分析了城管部門的日常管理工作，其次簡要分析了城管局檔案管理工作的內容，最后從四個方面分析了檔案管理工作的重要性。

【關鍵詞】檔案管理；城市建設；城管

檔案管理工作在整個部門中的地位非常重要，它屬于基礎管理工作。單位以及部門的人事管理工作、職能部門的職責范圍等都離不開檔案的管理工作。把檔案管理工作做好，是為了能夠及時、準確、最大限度地發揮檔案的作用。如果不能有效地管理好單位或部門的檔案，則檔案就會失去它應有的作用和價值，無法為單位或部門的發展提供有力的幫助。筆者在本文就城管局的工作淺談檔案管理工作的重要性。

一、城管部門的日常管理工作

只有對城管部門的日常管理工作有所了解，才能明確城管部門檔案管理工作的范疇，也才能明確城管檔案管理工作的重要性。

城管是集中行使行政執法的職能部門，其主要的職責分為兩大部分：市容市貌和違法建設的監管執法職責。具體而言，可以分為以下幾個方面：一是對市容環境衛生等方面的情況進行監管檢查，如發現不達標的地方，則可以依法強制執行。二是依照城市規劃管理方法的法律、法規，對所管轄范圍內的違章行為進行行政處罰。三是依法行使城市綠化管理方面的監督檢查職責。

二、城管局檔案管理工作的內容

城管局因其工作內容的范圍比較廣泛，所以城管局檔案管理工作所涉及的內容也很廣泛。例如城管局人事檔案的管理工作，因城管工作人員的變動性比較大，所以人事檔案的管理工作要做到細處：該工作人員何時進入，何時調離，去向在哪里？除了人事檔案管理之外，城管檔案管理工作還要對每位城管工作人員所管轄的范圍、所轄范圍中的人和事都要進行登記管理。

三、城管局檔案管理工作的重要性

城管局所管轄的事情涉及到人們日常生活中的每一個細節，所以城管局檔案管理工作極其重要，不但有助于城管局工作的順利開展，同時還有利于人們過上幸福穩定的生活。

（一）城管局的檔案在城市建設過程中是一個重要的信息庫。在城市的管理、規劃以及人們的日常生活中能夠發揮其實用價值。城管局的工作人員可以利用檔案管理工作所保存的信息，配以城管局的宣傳照片，對廣大市民進行宣傳，促使市民認識到市容環境衛生、城市規劃管理以及城市綠化管理與自己的日常生活息息相關，從而有利于城管工作的順利開展。經過長期的宣傳之后，市民們意識到了自己的一言一行與城市的發展共生息，所以會注意自己的言行，使之與城市的發展相配套，促進城市的發展。

（二）城管局的檔案是城市建設和發展的“鏡子”。其記載的信息不但可以為城管工作人員提供資料，提高他們的工作效率，同時還能反映出該城市的管理工作是否切實到位，是否取得有效的成果。例如，在城區的某個管理區域中，當工作人員碰到一些棘手的問題時，就可以從檔案庫里調取資料，與所遇到的問題進行對比和分析，查找其相同之處和不同之處，經過分析之后，得出最佳的處理方案，力爭得到盡人意的處理效果，提高城管工作人員在市民心目上的形象。

（三）城管局的檔案是衡量本單位工作人員業績和管理水平的尺寸。檔案管理工作中的記錄程序，不但可以顯示本單位的優秀成果，同時還可以對本單位工作人員的工作業績和管理水平進行衡量。在年終考評時，城管局的領導在審查本單位的檔案管理工作時，可以提取檔案室的第一手資料，對這些資料進行科學分析，落實到每一位工作人員的身上，根據他們在全年的工作數量和工作質量，對他們的工作成效進行考核。對于考核優秀者，則給予獎勵。對于考核不合格或較差者，則嚴格他們“查缺補漏”，把自己工作過程中的不足之處查找出來，分析原因，對癥下藥，盡可能把自己的工作做得更完美。

（四）城管局的檔案管理工作在“大數據”時代的作用愈顯重要性。隨著計算機技術以及網絡技術的大力發展，城管局的檔案管理工作借助“大數據”時代的各種先進技術，有著更好的發展前景。在開發有效的信息系統基礎上，把城管工作中的影像材料、文字材料、圖紙材料以及錄音材料保存下來，并使之變成現代化的有效信息，從而推進城市管理和建設的現代化發展進程。

四、結語

在城市建設過程中，城管部門的工作越來越繁瑣，越來越顯重要性。工作難度和工作強度的增加，給城管部門的檔案管理工作增加了較多的難度，所以，作為負責檔案管理工作的一名員工，要充分認識到該工作的重要性，不斷充實自己，提高自身業務水平，做好自身的工作。

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