機關文秘人員素質與文書檔案管理

劉暢

【摘要】對于機關單位來說，文秘人員作為部門領導的直接協助人員，在工作中起到了紐帶的作用。在實際的工作中，文秘人員所從事的工作大部分都與文書檔案有關系，一般都是對文書檔案進行編寫和匯總工作。而為了更好地完成文書檔案的工作內容，就要求我們的機關文秘人員要具備最基本的業(yè)務素質，這樣才能夠應對文書檔案工作的具體要求。

【關鍵詞】機關；文秘；檔案；素質；要求

在機關單位的發(fā)展中，文秘工作人員在其中的作用是非常重要的，主要是協助部門領導來開展相關的工作，從某種程度上來說，文書材料編寫的好壞會直接影響到檔案材料的最終質量，由此可見，提升文秘人員的業(yè)務素質水平是非常重要的，本文主要是針對機關文秘人員的素質問題進行了分析，然后對文書檔案管理工作進行了相應的探討。

一、文秘人員基本業(yè)務素質是檔案管理的基礎

文書檔案管理主要管理的是文書材料，而文書材料的撰寫基本上是由文秘工作人員完成的，也就是說文秘工作人員掌握著大部分的文書檔案材料，而只有不斷增強文秘工作人員的業(yè)務素質，才能夠提升文書檔案的管理工作，才能夠促進文書材料質量的提升。由于各級機關單位的文秘工作人員與檔案管理人員之間的工作是有很多交叉的，機關單位的檔案人員負責檔案材料的保管，而檔案材料的收集和整理歸納等工作都是由我們的文秘工作人員完成的，也就是說，機關單位文秘人員所要承擔的檔案任務是非常重的，文秘人員基本業(yè)務素質是檔案管理的基礎。

二、加強文秘工作人員業(yè)務素質能力的有效對策

不管是從機關單位還是從文秘人員的自身角度來說，都要加強文秘人員的基本業(yè)務素質能力，只有提升了文秘人員的素質水平，才能夠更好地促進機關的發(fā)展。

（一）提升文秘人員的思想意識。當前我國的機關單位有一些文秘人員存在著很嚴重的思想問題，歸檔意識不強，個別人員對檔案管理的基本常識都不了解，基于上述狀況，我們從機關單位的角度入手，要不斷加強文秘人員的思想意識，增強從事檔案管理工作人員的歸檔意識。全面促進檔案管理工作人員的素質提升。

（二）開展與文秘工作相關的理論知識學習。高效的管理方法對于提升機關單位工作效率是非常有幫助的，也正是因為這一原因，現代化的管理手段和管理方法在機關單位中實行成為了必然。與此同時，只有將先進的管理方法進行應用，才能夠更好地促進機關單位文檔工作的有序進行。在這里需要注意的是，在改變傳統管理方法的同時，還要進一步加強文秘人員的基本業(yè)務素質。這就要求我們的文秘人員不僅要在生活中加強自身理論知識的鞏固，而且還要不斷學習現代化的管理方法。

（三）注重鉆研文書檔案管理知識。機關的文秘工作人員在日常的工作當中，除了要撰寫基本的文書材料以外，還要承擔著文書檔案的管理工作，文書材料就是文書檔案管理的基礎，這也就要求機關文秘人員在實際的撰寫文書材料素質能力的基礎上，還要不斷學習鉆研文書檔案管理中的相關知識，強化文秘工作人員的檔案意識。樹立文秘工作人員的自信心，提升文秘工作人員的整體業(yè)務水平，達到機關單位對文秘工作人員的業(yè)務標準要求。我們的機關單位可以定期開展以文秘人員為主的檔案管理專業(yè)知識培訓班，進而全面提升文書檔案管理人員的綜合素質，更好地為單位貢獻力量。

（四）不斷完善業(yè)務指導及相關考核機制。我們的機關單位要不斷更新文秘人員的文書檔案管理考核機制，對文秘人員管理的文書檔案材料定期進行檢查，然后按照更新的考核機制來進行考核。如果在實際的工作中出現專業(yè)業(yè)務能力較差的文秘人員，那么我們的機關單位就一定要做出有效的調整。除此之外，機關單位還可以引進檔案專業(yè)的人才到文書檔案管理工作當中，這樣也能夠進一步提升文秘團隊的文書檔案管理水平。

三、結語

文秘人員是一個機關單位的重要協助者，在整個機關單位中的協調作用是非常明顯的，文秘人員不僅是文書材料撰寫的負責人，而且還是文書檔案管理的主要負責人，由此可見，文秘人員身上的責任是非常重的，這也就要求我們的文秘人員要不斷加強自身的業(yè)務水平。這里所說的業(yè)務水平包含的范圍比較寬泛，不僅要提高文秘人員的思想意識，而且還要提高文秘人員的基本業(yè)務能力，基本業(yè)務能力提升了，撰寫文書材料以及整理文書檔案的能力也會相應得到提升。在實際的文秘工作中，還要求我們的文秘人員注重工作的方式，最好是在工作的時候能夠體現出藝術性，只有增強了文秘人員的素質能力，才能夠真正的完成相關的文書檔案管理工作。我們的文秘人員在進行實際的檔案管理工作的時候，還要具備較強的存檔意識，充分利用這些歸檔資料，做一名優(yōu)秀的文秘人員，更好地協助機關工作。

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