略論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn)

付艷杰

【摘要】在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位的檔案資料越來(lái)越復(fù)雜化和多樣化，傳統(tǒng)檔案管理方式已難以滿足需求，故事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)。本文首先分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，然后著重探討檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

所謂檔案管理信息化，即將傳統(tǒng)的實(shí)體化管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚ǔＳ蓢?guó)家檔案行政管理部門對(duì)檔案管理實(shí)施統(tǒng)一組織規(guī)劃，將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面滲透到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化、實(shí)時(shí)化和信息化。傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案資料通常是以紙質(zhì)文件及音像資料為主，在檔案管理、利用、查閱等方面都難以滿足信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需求，故探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)極具現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案管理方法在收集及保存信息上工作量較大，且紙質(zhì)文件在查閱和利用時(shí)也不夠便捷。檔案管理信息化建設(shè)，可將各類信息均納入數(shù)據(jù)庫(kù)，并保存在電子磁盤，不論是收集、保存還是利用、借閱，均能大大提升效率，并且通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)還能實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)查閱與共享，只需輸入關(guān)鍵字就能查閱到需要的資料。二是提升管理效率。傳統(tǒng)檔案管理主要以人工錄入為主，不僅效率低，需投入大量人力，也容易出錯(cuò)。而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后檔案的檢索與管理不僅快速也更加精密，大大提升了檔案管理效率。三是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)化文件為主，填寫和整理起來(lái)工作量很大，更新周期也長(zhǎng)，加之紙張容易老化和被損壞，一些資料文件就容易遺失。而檔案管理信息化建設(shè)主要以電子文檔形式保存資料，可備份，不易遺失和損壞，節(jié)省成本提高工作效率的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。事業(yè)單位應(yīng)積極樹立檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的意義，并主動(dòng)將檔案管理信息化建設(shè)工作納入日常重要工作范疇。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極給事業(yè)單位工作人員灌輸信息化意識(shí)，提高單位員工的思想覺(jué)悟和意識(shí)，促使單位員工積極參與檔案管理信息化建設(shè)的工作中來(lái)。此外，事業(yè)單位還應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)并不單單是檔案管理部門的工作，而是需要單位所有人員共同配合開展的工作。

（二）全面提升檔案管理人員的綜合能力。事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合能力，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的信息化檔案管理隊(duì)伍。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)定期給檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理信息化知識(shí)與技能為主，幫助員工優(yōu)化已有技能和掌握新技能。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案管理人員實(shí)施再教育學(xué)習(xí)，培養(yǎng)他們的愛崗敬業(yè)精神及職業(yè)素養(yǎng)，打破他們思想上的束縛，促使他們積極與時(shí)俱進(jìn)，更好地展現(xiàn)自身價(jià)值。培訓(xùn)同時(shí)還應(yīng)提供實(shí)踐機(jī)會(huì)，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)實(shí)施考核，考核通過(guò)者方能繼續(xù)擔(dān)任崗位工作。

（三）注重檔案管理硬件設(shè)施的強(qiáng)化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)必須有安全、有效的硬件設(shè)施做基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并積極強(qiáng)化硬件設(shè)施的投入與建設(shè)。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入，如撥發(fā)資金及時(shí)更換陳舊設(shè)備、定期維修保養(yǎng)已有硬件設(shè)備等。其次，單位應(yīng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的安全管理，如安裝防火墻、定期殺毒、修復(fù)、設(shè)置登錄密碼等。再次，單位應(yīng)采購(gòu)內(nèi)存較大的硬件，備份好重要資料，以防重要資料遺失后無(wú)法找回。此外，單位還應(yīng)強(qiáng)調(diào)每位檔案管理人員必須正確、合理操作計(jì)算機(jī)，避免錯(cuò)誤操作造成檔案資料損壞或遺失。

（四）制定健全的檔案管理信息化制度。完善的管理制度是開展檔案管理信息化建設(shè)工作的重要保障，事業(yè)單位應(yīng)緊密結(jié)合實(shí)際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進(jìn)并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，確保各項(xiàng)制度切實(shí)可行。如崗位責(zé)任制度，明確每位人員的崗位職責(zé)與權(quán)限；責(zé)任追究制度，明確每位人員應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，避免出現(xiàn)問(wèn)題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實(shí)性和清晰性；檔案管理監(jiān)督制度，避免個(gè)別人員投機(jī)取巧，為檔案管理信息化建設(shè)埋下安全隱患等。

（五）傳統(tǒng)與信息化結(jié)合實(shí)現(xiàn)雙管齊下。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必然發(fā)展趨勢(shì)，但當(dāng)前很多事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)檔案管理方法為主，而信息化建設(shè)亦是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，加之傳統(tǒng)檔案管理方法也有其優(yōu)勢(shì)，故事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理方法與信息化建設(shè)相結(jié)合，取其精華與優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)雙管齊下。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，在傳統(tǒng)檔案管理模式中逐漸融入信息化元素，不斷實(shí)踐與改進(jìn)，總結(jié)出一套切合實(shí)際、可行性高的檔案管理方法。然后再以此為基礎(chǔ)，強(qiáng)化信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)。各事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，然后結(jié)合實(shí)際情況，積極開展檔案管理信息化建設(shè)工作。本文主要從思想意識(shí)、人員綜合能力、信息化管理制度、硬件設(shè)施建設(shè)等方面論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)策略，望能為同行提供一些參考與借鑒。

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