關(guān)于檔案管理信息化建設若干問題的思考

楊小鵬+王惠萍+吳凌霞+徐延華

【摘要】隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，電子信息技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ町斨械钠占昂蛻迷絹碓綇V泛，并且為人們節(jié)省了很多工作時間，讓復雜的工作變得簡單，有效地提升了工作的效率和質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中還有很多的紙質(zhì)資料以及文檔等，工作人員的工作量比較大，非常容易出現(xiàn)錯誤。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用為檔案管理信息化建設提供了良好的發(fā)展契機。基于此，本文針對檔案管理信息化建設進行分析和研究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設；問題；對策

現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理工作的發(fā)展帶來了機遇，同時為其發(fā)展提供一個良好的發(fā)展機會，信息化背景下的檔案管理不僅能夠減少人力資源，還能夠有效地提高檔案管理過程中的準確性以及工作效率等，檔案管理工作人員只需要在檔案的信息系統(tǒng)上進行簡單的操作就能夠找出所需要的檔案信息。另外，檔案信息化管理還能夠?qū)⑸鐣细鞣N有相關(guān)聯(lián)系的事業(yè)單位有效地聯(lián)系起來，為社會經(jīng)濟的快速發(fā)展提供一定的幫助。因此，對當前檔案信息化管理建設展開研究是十分必要的。

一、檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）對檔案信息化管理認識不足。檔案管理信息化建設不僅僅是對檔案和信息的管理，不能將其僅僅當成是檔案的儲存，信息化管理應該根據(jù)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變而產(chǎn)生的一種新型管理理念，不是單純地對檔案進行保管和收集，應該構(gòu)建一個比較系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)。

（二）檔案管理系統(tǒng)的建設不完善。當前我國檔案管理系統(tǒng)當中缺乏一個具有較強規(guī)范化和標準化的管理系統(tǒng)。保障檔案信息管理的前提和基礎(chǔ)就是應該具有規(guī)范的系統(tǒng)，但是當前的系統(tǒng)過于復雜，并且在收集檔案信息的過程中并沒有做到高質(zhì)量的要求，內(nèi)容相對比較粗糙，很容易出現(xiàn)遺漏和缺失，同時檔案管理的信息化構(gòu)建具有較強的局限性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。檔案管理相關(guān)工作人員在實際的工作中綜合素質(zhì)和能力都不能滿足信息化建設的管理要求。工作人員不僅應該具有較強的知識，還應該具備較強的信息管理能力，有效解決信息技術(shù)在管理當中出現(xiàn)的問題，及時解決工作當中存在的問題。

二、檔案管理信息化建設的方法和策略

（一）增強檔案管理工作中的服務意識。實際上檔案管理是為人民服務的，檔案管理人員應該樹立檔案管理的服務意識，在實際的管理工作當中構(gòu)建正確的服務理念，不斷提升檔案管理服務質(zhì)量。在加強檔案管理工作的過程中，應該對文件進行及時的接收和記錄，并且應該按照相應的類別加以歸檔，只有這樣才夠更好地進行下一項工作，促使檔案能夠充分發(fā)揮出應有的作用。同時，通過檔案管理模式的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，有效加強檔案信息化管理為人們提高良好服務的作用。

（二）加強檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。在實際的檔案管理信息化建設工作當中應該加強檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，這是檔案管理工作必須要做到的，同時提升管理工作的質(zhì)量和服務手段，達到最滿意的工作效果。檔案管理的信息化構(gòu)建應該充分利用先進的科技手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案和資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的信息，不管是剛開始的人工輸入還是后來的數(shù)字化管理都需要相應的規(guī)范，依照這個原則將工作進行有效的落實。

（三）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)。在實際的檔案管理信息化建設的過程中，應該提升檔案管理工作人員的素質(zhì)。信息化技術(shù)對工作人員的素質(zhì)和能力有更高的要求。檔案管理工作人員不僅要對傳統(tǒng)檔案管理工作以及相關(guān)的業(yè)務知識具有一定程度的了解，還應該充分掌握計算機等相關(guān)的信息化技術(shù)以及相關(guān)的操作方法，在工作過程中解決相應的問題。信息技術(shù)不斷發(fā)展和更新，檔案管理系統(tǒng)就會不斷地更新，因此，工作人員也應該對知識進行及時更新，保障檔案信息化管理更好地實施。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，電子信息化技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ町斨械钠占昂蛻迷絹碓綇V泛，將信息化相關(guān)技術(shù)應用在檔案管理工作當中是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，信息化管理技術(shù)能夠讓檔案管理工作變得更加有效、輕松，能夠有效地提高工作效率和質(zhì)量。但是不管怎樣，檔案管理信息化建設的宗旨都是為人民服務，以此來滿足人們的實際需求，為信息需求者提供高質(zhì)量的服務。

【參考文獻】

[1]方志田.關(guān)于醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理若干問題思考——以鄭州市社會醫(yī)療保險中心為例[J].檔案管理，2015（01）：57-58.

[2]楊靖，陳曉媛.關(guān)于大學生誠信檔案建設問題的若干思考——基于合肥市幾所高校的實地調(diào)研[J].山西檔案，2015（02）：95-98.

[3]邢福弟.加強師資隊伍的建設和管理——關(guān)于我校教學管理若干問題思考之一[J].瓊州大學學報，2016（01）：118-123+188.