提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

何慧

摘 要：辦公室的主要職責(zé)就是對機(jī)關(guān)內(nèi)外的各項事宜進(jìn)行處理。辦公室工作非常的瑣碎、繁重，大大小小，什么事情都要進(jìn)行處理，而且，辦公室作為機(jī)關(guān)的中心地位，代表著機(jī)關(guān)的形象，在機(jī)關(guān)工作中占據(jù)著非常重要的位置，而作為辦公室中重要的工作人員——辦公室文秘，其工作的好與壞對辦公室的整體運行效率和質(zhì)量有著非常重要的影響。一個辦公室文秘必須對辦公室負(fù)責(zé)任，一定要對工作質(zhì)量和水平自覺提高。同時，機(jī)關(guān)管理要對提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平重視起來，并采取有效的策略進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。這篇文章從辦公室文秘自身要提高專業(yè)素質(zhì)和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要采取的策略兩個方面進(jìn)行探討分析，以此來提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平，更好的發(fā)揮服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘；工作質(zhì)量；水平；策略分析

辦公室在機(jī)關(guān)或者企業(yè)中處于中心的位置，所擔(dān)負(fù)的工作非常的繁重，不但上級領(lǐng)導(dǎo)階層的命令和要求要及時準(zhǔn)確的傳達(dá)給下級，而且還行使著對外交往的職責(zé)，辦公室文秘作為辦公室重要的工作人員，其工作的質(zhì)量和水平對辦公室的效率和質(zhì)量有著直接的影響，最終還對整個機(jī)關(guān)或者企業(yè)的運營和收益情況有很大的影響。所以，要提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，就必須從文秘人員自身素質(zhì)和機(jī)關(guān)企業(yè)單位兩個方面著手。

一、辦公室文秘自身要提高專業(yè)素質(zhì)

辦公室文秘要提高專業(yè)素質(zhì)，可以從以下幾個方面進(jìn)行考慮：

（一）提高辦事效率

文秘工作的范圍，既包括機(jī)關(guān)的決策，又包括日?，嵥榈氖虑?。這些工作都要進(jìn)行及時認(rèn)真的處理。處理這些事情的時候一定要遵循科學(xué)合理的原則，從而達(dá)到事半功倍的效果。

1.辦事要制定詳細(xì)的計劃

計劃的特點之一就是超前意識，在制定計劃的時候，一定要和機(jī)關(guān)的工作情況、以往經(jīng)驗結(jié)合起來，提前對需要完成什么工作進(jìn)行思考，而且要對完成的工作想出解決的辦法。

辦公室每天都要接到新的任務(wù)和要求，這些任務(wù)不但瑣碎繁重，而且要求在規(guī)定的時間內(nèi)完成，有時候還要面臨突發(fā)性的任務(wù)，所以就更不允許有重復(fù)和遺漏現(xiàn)象發(fā)生。辦公室文秘的記憶力都非常的強(qiáng)，因而，要把需要處理的事情進(jìn)行分類，然后記錄下來，杜絕遺漏，還要為臨時插進(jìn)突發(fā)的任務(wù)，留出一些空白的地方。對于處理的事情有緊要的，也有不著急的，這就要求辦公室秘書以大局為重，首先要對重大急需處理的事情進(jìn)行處理，不能憑自己的興趣愛好或者是貪圖輕松，撿了芝麻卻丟了西瓜，分不清主次和輕重緩急。在工作中要做到輕重緩急、有條不紊，才能夠提高辦事效率。

2.跟領(lǐng)導(dǎo)及時溝通

辦公室文秘人員，對領(lǐng)導(dǎo)的指示要及時落實，而且不能討價還價；同時，思維要活躍敏捷，對任何一件事都要有自己的主見，對于職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)要做到全盤接受，自己覺得不妥當(dāng)?shù)牡胤揭皶r和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，提出疑問，畢竟，每位領(lǐng)導(dǎo)的決策也不一定就是完全正確的，這樣，如果出現(xiàn)決策上的失誤就能夠以最好的速度解決。

（二）提高辦事效能

1.對新知識不斷更新，解決問題的思路要不斷拓寬

不管是事業(yè)單位、企業(yè)單位，還是行政單位，每時每刻都要有新的思想融入。辦公室文秘人員要緊緊把握時代脈搏，關(guān)注行業(yè)的新政策和變化，并接受文秘技能的培訓(xùn)，了解新時代對文秘的新要求。還要對辦公自動化進(jìn)行深入學(xué)習(xí)。因為只有掌握大量的信息，才能拓寬解決問題的思路。對某一問題只有通過多種途徑加以解決，才會合理有效。

2.對工作保持熱情和積極性，任何事情都要以質(zhì)量為前提

文秘人員要保持高漲的工作情緒，工作會更加積極，如果做事不夠盡力，質(zhì)量就會上不去。比如，辦公室文秘在按照領(lǐng)導(dǎo)的要求寫發(fā)言稿的時候，如果一個文秘的文字功底非常的扎實，那么他就會很快把稿子寫完，可是如果對經(jīng)驗的積累不夠重視，稿件的內(nèi)容可能不符合領(lǐng)導(dǎo)講話的情境和要求。所以，一定要對質(zhì)量高度重視起來，不要急于求成，在接到寫稿任務(wù)的時候，要對事前的準(zhǔn)備工作做到充分，并對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿的要求及時詢問，避免盲目的熱情。

（三）對公司規(guī)章制度嚴(yán)格遵守

嚴(yán)格遵守規(guī)章制度是最基本的職業(yè)道德。文秘工作的任務(wù)非常的繁重，一定要做到不遲到不早退。上班要盡可能早到，要對當(dāng)天的工作有大概了解，如果急忙趕到單位，領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)布置任務(wù)了，就使工作慌亂，出現(xiàn)一定的誤差，給工作帶來困擾。另外，要對邊角余料時間充分利用，把手頭的資料整理得有條不紊。

（四）任何事情都要以大局為重，不要貪圖便宜

辦公室文秘要把機(jī)關(guān)的利用作為一切工作的出發(fā)點和落腳點，所有的工作都要圍繞它展開。為了大局利益，不但對工作壓力要承受得住，而且面對委屈和挫折都要忍受。在工作中一定不要假公濟(jì)私，損害機(jī)關(guān)利益。

（五）同時具備服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神

辦公室文秘人員不但要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，而且更要為職工服務(wù)，及時向上級反映情況，做好職工工作生活的好幫手。這兩個方面的工作合起來是一項非常龐大的工作，文秘人員要具有任勞任怨的奉獻(xiàn)精神，具有一種責(zé)任感和使命感。

二、機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該采取下列策略

（一）組織辦公室文秘加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)

理論對實踐有指導(dǎo)意義。所以對各項理論的學(xué)習(xí)是必須的。第一，領(lǐng)導(dǎo)階層要組織文秘人員學(xué)習(xí)國家新頒布的法律法規(guī)，對國家政策動向和趨勢進(jìn)行了解，對大的價值觀有一個綜合的把握。第二，學(xué)習(xí)所在單位的新政策，尤其是文化政策。對社會主義核心價值觀和精神理念深入了解，并把此作為精神導(dǎo)向，充分發(fā)揚集體精神。

（二）對辦公室文秘進(jìn)行技能培訓(xùn)

辦公室文秘的專業(yè)技能的更新對文秘的辦事效率非常重要，一定要具備非常雄厚的專業(yè)技能。機(jī)關(guān)要投入更多的資金對文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)代，知識理念和科技知識都在不斷的變化，不斷的更新，所以，一定要使文秘人員的思想和技能跟上時代的變化和發(fā)展，做到與時俱進(jìn)，這是保證工作效率和效能的前提條件。

（三）對文秘人員數(shù)量進(jìn)行調(diào)整，做到人盡其才，不短缺，不閑置

文秘人員擔(dān)負(fù)著單位大大小小的事情，如果人數(shù)少，就使工作無法完成；如果過多，就會使人員閑置，使工作效率不高，造成人力資源的浪費。所以，要對文秘工作進(jìn)行合理科學(xué)評估，使文秘人數(shù)控制在合理的范圍內(nèi)。

（四）完善獎懲機(jī)制

要想提高文秘人員工作的積極性和主動性，就要做到賞罰分明。獎勵制度使文秘人員有更高標(biāo)準(zhǔn)的追求，使工作能力和效率都會增強(qiáng)；懲戒制度給他們警告，使他們自身完善。

（五）積極引導(dǎo)創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是一個國家和民族發(fā)展和進(jìn)步不竭的動力和源泉。辦公室文秘的工作很多都是按部就班的，很多人都覺得靈活性非常的低，過于死板。但是，一定要對辦公室文秘人員的工作進(jìn)行創(chuàng)新，對他們的思想和行為進(jìn)行創(chuàng)新。引導(dǎo)創(chuàng)新意識，一方面要使領(lǐng)導(dǎo)者的能力充分發(fā)揮，把創(chuàng)新融入到辦公室文秘的日常工作中，另一方面，要鼓勵文秘人員從思想和行動上進(jìn)行創(chuàng)新，上下級進(jìn)行溝通交流，形成創(chuàng)新風(fēng)氣。

三、結(jié)語

以上從辦公室文秘人員自身素質(zhì)的提高和幾個領(lǐng)導(dǎo)階層的合理引導(dǎo)兩個方面，對提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平進(jìn)行了策略探討分析。這些策略具體的實行和發(fā)揮作用需要一個漫長的過程，并不是一蹴而就的。這些策略只是對提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提供一些借鑒作用，具體的實施需要根據(jù)實際情況和特點進(jìn)一步完善和改進(jìn)。

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