高校檔案管理中電子檔案管理探析

林晨

摘 要：在高校檔案管理過程中，電子檔案管理技術(shù)的應用，可以有效提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量。然而，目前部分高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術(shù)的時候，還存在較多難以解決的問題。因此，高校檔案管理部門必須要制定完善的電子檔案管理制度，逐漸創(chuàng)新電子檔案管理方式，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子檔案管理；應用措施

基金項目：2016年度廣西壯族自治區(qū)中青年教師基礎(chǔ)能力提升項目，項目編號：KY2016LX248

高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強高校檔案管理工作效果。

1 高校電子檔案分析

當今時代，科學技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務(wù)已應用到各個行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應用現(xiàn)代的科學技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現(xiàn)一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。

第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現(xiàn)安全問題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施

在高校電子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應用效率，增強其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。

3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段

首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握電子檔案管理技術(shù)，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

高校檔案管理人員在應用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

在高校檔案管理電子檔案技術(shù)實際應用的過程中，相關(guān)管理人員必須要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應用，保證可以制定完善的管理制度，根據(jù)高校電子檔案管理需求，逐步優(yōu)化電子檔案管理體系。

參考文獻

[1]閉線林.新時期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].山西檔案，2014（5）：69-71.

[2]蔡雪，韓瑩.數(shù)字環(huán)境下高校檔案管理工作探析[J].蘭臺世界，2013（35）：66-67.

[3]黃凡玨，閉線林.電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案管理及利用實踐探析[J].蘭臺世界，2014（8）：59-60.endprint