基層水管單位電子檔案管理的實踐與思考

摘 要：隨著科技的進(jìn)步，依托于電子信息技術(shù)的電子檔案越來越受到重視。基層水管單位作為水利工作的最基層單位，保存有大量的工程基礎(chǔ)資料和日常工作檔案，檔案利用相對頻繁。通過對基層水管單位實行電子檔案工作的總結(jié)，對比了電子檔案相對于傳統(tǒng)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并據(jù)此提出了完善電子檔案管理的一些建議。

關(guān)鍵詞：水利管理；電子檔案；實踐；思考

1 天津市北大港水庫（大清河）管理處檔案管理的基本情況

天津市北大港水庫（大清河）管理處作為天津市水務(wù)局直屬的基層水管單位，負(fù)責(zé)對一座大型水庫、6條一級河道、5個蓄滯洪區(qū)和8座直管水閘進(jìn)行日常管理與維護(hù)，承擔(dān)著分洪、滯洪、應(yīng)急供水保障等重要任務(wù)。

多年來，管理處認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》，執(zhí)行上級各項規(guī)章制度要求，不斷改善檔案管理條件，認(rèn)真做好檔案管理工作。1995年經(jīng)考核驗收，被評為國家二級檔案管理單位；2014年被評為天津市機(jī)關(guān)一級檔案管理單位。管理處現(xiàn)設(shè)專職檔案員1人，兼職檔案員14人，有總面積70m2的專門的檔案庫房，實現(xiàn)了庫房、閱覽、辦公三分開，現(xiàn)存各類檔案近5000卷。從2013年開始，實行電子檔案管理，形成了傳統(tǒng)檔案與電子檔案共存的局面。

2 電子檔案管理相比于傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢與不足

水利工程檔案作為記錄工程運(yùn)行管理的重要資料，在保障工程管理職能的正常履行、工程基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行以及推動水利事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理技術(shù)越來越成熟，應(yīng)用也越來越廣泛。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理有其先天的優(yōu)勢，但也存在一些客觀不足。

2.1 電子檔案管理的優(yōu)勢

2.1.1節(jié)省空間，存儲成本低

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案往往需要在獨(dú)立的檔案室進(jìn)行存儲，占用空間較大。像我處檔案庫房內(nèi)共有10組密集架用來存放紙質(zhì)檔案，隨著今后歸檔數(shù)量的增加，密集架也需要相應(yīng)增加。且紙質(zhì)檔案對溫度、濕度、防火、防蛀等環(huán)境條件要求苛刻，需要設(shè)置專門的恒溫、恒濕、防火、防蟲設(shè)備，存儲成本較高。而電子檔案借助于電子信息技術(shù)，直接在電子計算機(jī)上存儲、處理和應(yīng)用，節(jié)省檔案室空間，降低了存儲成本。

2.1.2避免磨損，存儲壽命長

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在長期的存儲時間里，難免受到自然氧化的影響，出現(xiàn)紙質(zhì)老化、墨跡脫色等情況；此外，檔案原件的不斷重復(fù)利用，也會造成原件的自然受損，比如水利工程圖紙，因其尺寸較大，多是折疊存放的，反復(fù)鋪平、折疊會使折痕加深甚至出現(xiàn)破損等情況。而電子檔案是通過數(shù)字化進(jìn)行存儲的，并不會出現(xiàn)磨損、老化情況，如果管理得當(dāng)，電子檔案可以無限期進(jìn)行保存。

2.1.3管理便捷，利用效率高

紙質(zhì)檔案不論是歸檔還是查閱使用，都需要花費(fèi)一定的時間進(jìn)行整理、檢索，效率低、且難免出現(xiàn)錯誤；而電子檔案借助于計算機(jī)，可以在極短的時間內(nèi)對檔案進(jìn)行歸檔、檢索，大大省去了人為整理、翻閱的時間，極大的提高了效率。此外，電子檔案打破了紙質(zhì)檔案固定場所、固定時間的限制，方便了檔案的利用。

2.2 電子檔案管理存在的不足

2.2.1 真實度不如紙質(zhì)檔案。

紙質(zhì)檔案通過紙張與字跡的結(jié)合，留下了最原始的資料。無論是墨色深淺、字跡力度大小、哪怕是一個小小的錯別字，都是最真實的記錄，可以讓后來的使用者感受到歷史的印記。這種天然的真實感是電子檔案無法做到的。

2.2.2 可靠度受計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全制約。

紙質(zhì)檔案一旦形成，任何修改都會形成明顯的痕跡，且借閱審批嚴(yán)格，不易丟失和被篡改。電子檔案依托于計算機(jī)的存儲介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)的傳輸介質(zhì)。而隨著科技進(jìn)步的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，計算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)入侵等都可能造成檔案的丟失、損壞和篡改。

2.2.3接受度還有待提高。

電子檔案是相對較新的事物，人們對它的認(rèn)識普遍還只停留在表面上；長久以來，紙作為記載原始數(shù)據(jù)的載體，更容易被人們接受，與電子檔案相比，傳統(tǒng)檔案更深入人心。在紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的情況下，人們受傳統(tǒng)觀念的影響，可能會更傾向于傳統(tǒng)檔案。

2.2.4 大型圖紙轉(zhuǎn)換成電子文件難度大。

圖紙是水利工程檔案中常見的資料，特別是一些年代久遠(yuǎn)的檔案中，圖紙都是由人手工繪制，十分珍貴。且這些圖紙往往都很大，一般的掃描儀根本無法滿足掃描轉(zhuǎn)換的需要，如果委托第三方進(jìn)行掃描又要考慮到保密要求，轉(zhuǎn)換難度大。

3 對完善電子檔案管理的思考

3.1 加強(qiáng)電子檔案管理的制度建設(shè)

電子檔案與紙質(zhì)檔案管理起來有很大不同，傳統(tǒng)的檔案管理制度可能無法適應(yīng)新的需要。因此需要各單位根據(jù)工作實際，制定一整套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等工作環(huán)節(jié)，使電子檔案的管理有章可循。

3.2 脫機(jī)保存與在線保存并重

電子檔案多存儲在服務(wù)器上，在做好服務(wù)器安全防護(hù)、保養(yǎng)的同時，對于永久性保存或有重要保存價值的電子文件，應(yīng)定期整理進(jìn)行脫機(jī)保存。脫機(jī)保存載體可選擇光盤或硬盤，并做好寫保護(hù)和數(shù)據(jù)備份。對脫機(jī)保存的文件按年份、類別等分別保存，以避免因服務(wù)器故障或侵入造成的文件數(shù)據(jù)損壞、丟失等問題。

3.3 檔案管理人員要堅持與時俱進(jìn)

長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案管理。面對新的技術(shù)，專、兼職檔案人員都要及時更新傳統(tǒng)觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，增加信息技術(shù)知識儲備，熟練掌握計算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)，樹立高素質(zhì)檔案管理人員的新形象。

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作者簡介

李巍（1981-），女，天津市人，助理館員，大學(xué)本科畢業(yè)。主要從事檔案管理工作。endprint