基于大數據時代的企業檔案信息化建設

劉巖顏

摘 要：自進入二十一世紀以來，社會經濟的高速發展極大的推動了信息技術的飛速發展，從而為企業檔案的信息化建設提供了良好的資源和發展的機遇。深刻認識信息化對于檔案管理工作的推動作用，加快檔案信息化管理的步伐，是目前企業進行檔案信息化建設面臨的主要問題。本文基于大數據時代背景下對企業檔案的信息化建設進行探討。

關鍵詞：互聯網；大數據時代背景；檔案管理

一、大數據時代下進行企業檔案信息化建設的重要性

（一）提升檔案管理的工作質量

在大數據時代來臨之前，盡管在檔案管理方面比較側重于對電子計算機的普及，但是其重點應用的層面僅僅只是在存儲，備份方面并并涉及。因此這注定使檔案資料十分繁多的單位或者企業必須通過加大存儲的空間來促進存儲資料便利性的顯著提高，相應的要想將檔案管理工作本身的效果最大限度的發揮出來有一定的難度。但是在大數據時代下進行檔案管理的信息化建設被可以有效的避免類似事情的發生，從而有助于極大的提升檔案管理的工作質量。

（二）提升檔案管理的技術

目前，科學技術伴隨著社會經濟的高速發展在一定程度上取得了不小的進步，能夠為社會提供更好的服務可以將這些技術中的某些技術應用在檔案管理方面，或者調整該技術方法使之更好的融合和適應檔案的信息化管理，促使檔案管理工作的檔次不斷的提高。但是，現階段普遍面臨著非常大的檔案數據，這便在無形之中大大增加了管理檔案的難度，相應的也增加了對資料進行檢索的難度。

二、企業檔案信息化建設的現狀

（一）管理人員綜合能力普遍較低

隨著企業發展規模的逐漸擴大，所需要處理的數據信息也會越來越多，并且檔案管理工作本身就包括諸多方面的內容，相對應的便提高了對檔案管理人員的要求。人員的能力跟不上社會的發展速度便會產生根本性的不足，檔案管理依然如此。大數據時代的發展在不斷前進，而如果檔案管理人員依然按照舊有方法而不通過學習新技術來適應社會發展，那將使其能力達不到要求，那么管理人員很難勝任該工作崗位并造成工作質量下滑。

目前，少數檔案管理人員的素質和專業能力普遍不高，現有任職的人員多數是從其他科室抽調過來的，并沒有經過專業且規范化的培訓，并不熟悉工作的具體流程與法律法規，大多數管理人員身兼數職，缺乏良好的人力資源來做保障。

（二）信息資源沒有完全實現共享

目前，企業檔案信息并沒有實現資源共享，人們所需要的信息是全面的、快速的、標準的和有效的，然而實際上在檔案信息化建設中存在一些問題導致檔案的橫向聯系不足，再加上系統之間的溝通較少，很難形成統一的規范，導致在檔案信息交流時存在諸多的困難。因此，企業需要加強檔案信息之間的橫向交流，建立一套完善的檔案信息建設的標準，采取不同部門的意見和建議，在進行檔案管理過程中規范責任人的職責，實施統一的執行標準。

（三）安全意識不足

安全保障問題是網絡環境下進行檔案信息化管理的重要弊端，為此應該格外小心病毒入侵對各種檔案信息所造成的傷害，如信息泄密與損毀等。另外，互聯網世界存在黑客，他們可以利用現有技術上的漏洞，對完成檔案信息進行攻擊并竊取。

三、大數據時代的企業檔案信息化建設的重要途徑

（一）強化對高素質人才的培養

要實現檔案的信息化管理，要求相關工作人員不僅要具備充足的檔案管理知識，還要熟知計算機以及所使用軟件的操作方法與結構，并且對于現代化技術也要有所了解。所以，檔案部門應建立一支技術能力與職業素質兼備的信息化隊伍，檔案部門可以通過定期培訓內部工作人員的方式提高他們信息化處理的能力，還可以通過引進新型設備的方式增強本身的硬件實力。

（二）完善檔案管理相關工作制度

在舊有的檔案管理制度約束下，現有的管理工作效率和質量很難保證。通過調整和改革舊有檔案管理制度和管理的方法，確保制度能夠在提升的同時獲得根本性的保障，以此能夠實現規范的進行。通過監管制度的制定，以此為管理工作提供重要的保障，確保工作本身的合法性；根據社會的發展和工作中遇到的實際問題對相關的工作制度進行不斷的完善，對管理方法和制度等進行適時的改革，以此來適應社會發展的需要。同時也要加大檔案管理工作的安全重視。

（三）實施檔案數字化戰略，提升檔案服務力

實現檔案信息化，在企業總體建設當中納入信息化建設工作。一方面，建立室藏檔案卷級或文件目錄數據庫、圖像數據庫，實現對重要的和利用率較高檔案的保護。將紙質檔案全部替換為數字檔案，方便進行全文搜索和瀏覽。另一方面，實現單位辦公自動化系統和檔案管理系統相銜接，在網絡環境下方便管理部門能夠對各類電子文檔進行收集、整合、控制和傳遞，文件形成部門負責對電子文件的安全性、真實性、完整性和有效性進行有效鑒定和歸檔。電子檔案一式三份進行存儲，收集和傳遞網絡化、拓寬管理思路、實現文檔一體化和重要檔案的全部數字化，實現檔案資料的網上遠程查詢和借閱功能。

（四）強化對安全應急事件的處置

通過安全事件報告與響應處理程序的制定，將整個報告事件的流程、處置與相應的范圍和具體程序、方法等一一確定下來。定期或者不定期的演練應急預案，在報告中對事件產生的具體原因等進行科學的分析與鑒定，將整個處理的過程完整的記錄下來，在此基礎上通過對經驗的總結，來制定行之有效的補救措施避免類似安全事件的再次發生。

四、結語

隨著我國科學技術的不斷發展，計算機技術逐漸在社會各個領域中都得到了廣泛的應用，針對目前我國企業檔案信息化建設工作的需要，在積極的對管理模式進行轉型的同時，應該致力于檔案管理工作逐漸朝著更加高效化和快捷化的方向發展，這就需要運用現代化的科學信息技術，將企業的檔案管理工作信息化，從而促使企業的各項工作能夠真正有效的開展起來。

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