提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

趙文華

【摘要】本文分析了提升檔案管理科學化水平應該遵循的原則，在此原則的指引下研究了提高檔案管理科學化水平的方法和路徑。

【關鍵詞】檔案管理 科學化 路徑

一、提升檔案管理科學化水平應該遵循的原則

（一）服務原則

傳統檔案管理模式下只有管理人員能夠感受到檔案信息的價值。普通員工和群眾大多認為檔案是很神秘和晦澀的東西，只有國家相關部門人員能夠接觸并利用到。另外，長期以來檔案管理采取嚴密管理模式，導致檔案資料長期處于被動狀態，自身價值不能得到深度的挖掘和發揮，其服務性質一直處于被壓抑的狀態。提升檔案管理科學化水平首先要把握的是服務原則。

（二）發展原則

時代在發展，科學技術在進步，任何外在因素的變化都可能給檔案管理工作帶來變革。提升檔案管理科學性的時候必須要將科學發展的內在因素和外在因素考慮進去。檔案管理人員應該從多個角度去分析當前的科學發展形勢，充分把握現有的技術，開發新的檔案管理技術。對待科學水平提高的唯一態度就是不斷地進行發展和創造。

（三）人員素質原則

提升檔案管理科學化水平中最重要的因素是人，只有人的素質提升了，檔案管理科學水才有可能實現。企業內部的高層管理人員、在崗的工作人員和后勤保障人員都應該意識到檔案管理的重要性，在科學水平不斷提升的時候持續性地提升自身的綜合素質，將科學管理的效果發揮出來，體現出檔案管理真正的意義。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）樹立現代化管理理念

檔案管理工作要取得質量上的提升和效率上的進步，就必須首先從思想上得到優化，檔案管理工作只有在科學發展的管理理念的引領下才能變得更加合理化、科學化。除此之外，完善的檔案管控機制能夠將檔案管理工作引向有序的軌道，也能讓檔案管理人員及時地開展歸檔、利用、管控和保密等相關工作。新時期對檔案管理管理機制提出了新的要求，筆者認為多層管理體系的建立具有現實意義，企業可以通過分層建檔和集中管控的方式開展管理，逐步實現檔案管理體系的完善，為檔案管理工作走上規范化和科學化的道路奠定良好的基礎。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案管理在網絡信息技術廣泛普及的時代背景下也要與時俱進，緊跟時代發展腳步，使得檔案管理向著信息化發展的方向進行。信息化檔案管理需要專業的管理設備和基礎設施。傳統檔案管理模式下，紙張是檔案信息的載體，但是紙張檔案存在著較多弊端，比如說儲存時間有限、不便保存、浪費資源等等。為了改變這個現狀，檔案管理信息化水平就必須得到提升，將現代化技術和設備因素融入到檔案管理工作中來，計算機的加入是現代化檔案管理工作的重要特征。計算機技術從問世以來就因自身獨特的優勢廣受歡迎和好評，人們可以通過計算機獲得想要的知識和信息，當前計算機技術正在各行各業中發揮著重要作用。相關部門可以創建檔案管理數據庫，為計算機用戶提供檔案信息查詢平臺，用戶可以在特定網站登錄得到想要的信息和數據，這也可以查詢到更多想要的資料。現代化和信息化的檔案管理模式使得信息數據能夠得到快速的檢索、處理、分析和保存，使得檔案的安全性得到更大的保障，檔案儲存時間也能夠延長很久，能夠大幅度降低檔案管理的工作量。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

提升檔案管理科學性一方面要引進現代化的技術和設備，另一方面還不能忽視對檔案管理人才的培養。首先，要從多個角度來對檔案管理人員進行綜合培訓，使其能夠掌握現代化的設備技術來完成檔案管理工作。一些檔案管理人員受到年齡和計算機操作能力的限制，不能及時掌握新技術和新設備的操作方式，所以有必要對檔案管理人員進行系統化的培訓以便于其能夠在實際工作中加以應用。舉例來說，工程類檔案管理人員應該具備一定的工程基礎知識和檔案檢索能力。檔案管理人員還要具備一定的處理突發事件的能力，在出現突發危機的時候能夠冷靜應對。

（四）轉換檔案管理服務方式

當現代化技術融入到檔案管理中后，檔案管理的工作方式和服務方式都會發生變化，其中最為明顯的一個轉變在于檔案管理部門從信息的提供者轉變為信息的咨詢者。經過系統培訓的檔案管理工作人員應該具備一定的組織管理能力，檔案管理工作對他們來說應該能夠輕松應對。因此，傳統的檔案服務模式應該發生轉變，不應將工作僅僅停留在保存和借閱層面，在檔案管理網絡化和信息化的過程中，檔案管理的部分權限應該適當地下放，此外還可以構建網絡檔案信息資訊平臺，使得檔案資料跨地區咨詢得以實現，引領檔案咨詢工作突破時空的限制。

（五）創建保障體系

檔案管理科學化水平的提升并不是一蹴而就的事情，是需要長期堅持下來的系統性工程，只有在現有檔案工作的基礎上不斷鞏固和加強，才能為檔案管理工作科學化提供更堅實的保障。領導干部要從制度保障和體系建設上著手，將檔案管理科學放在重要日程上，為檔案管理工作的開展提供良好的制度保障。

（六）提升檔案的利用程度

檔案管理的終極價值在于檔案的利用和使用，對于現存的檔案資料來說，能否發揮出檔案的使用價值是當前檔案管理的核心工作。現代化檔案管理模式要提升科學化水準，就必須在原有的檔案保存和使用的基礎上挖掘出檔案更多的價值，提升檔案的使用率，將檔案從死變活，使得檔案的信息價值能夠在各行業的發展和變革中做出貢獻，成為推動社會發展的重要因素。筆者認為提升檔案對社會公眾的開放程度是提升檔案利用率的重要途徑，使得群眾和百姓能夠進入到檔案館內翻閱和檢索所需的檔案，實現檔案價值的自主化發展。此外，還要將檔案資料盡可能地和現實研究聯系在一起，適當地將一些國家非公開加密的檔案資料公開，將那些對社會發展有益的資料充分利用起來，使得檔案價值能夠落實到社會現實中去。

總而言之，提升檔案管理科學化水平必須建立在檔案管理現代化的基礎上，意識到檔案管理現存問題，把握檔案管理科學化原則，提出適當的方針和政策來提升檔案管理工作科學化水平。

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