淺談如何創新高校辦公室工作

楊錦宇

高校辦公室承擔著文稿寫作、管理服務、參謀、督查督辦、來信來訪等眾多職能，其管理水平、服務質量、執行能力、工作效率的高低，直接反映出整個學校的管理水平、辦學能力和形象聲譽。尤其對于正在創建世界一流大學的高校，辦公室工作就更為重要。隨著教育領域改革的深化，對高校辦公室工作提出了新的要求與任務，需要我們正視目前工作中的現狀和出現的問題，創新性的開展高校辦公室工作。

眾所周知，高校辦公室的工作任務十分繁雜而辛苦，但是目前，高校辦公室工作中存在著一些問題和不足：比如參謀助手等方面的職能作用發揮不夠、管理觀念不夠有前瞻性、服務意識不強、執行能力偏弱、制度不夠完善等等，這些問題都將直接削弱了高校辦公室的重要作用。為此，高校辦公室要適時求變，改革創新：

一、作為創建一流大學的高校辦公室，需要在更大程度上強化參謀助手的職能

首先，要抓好信息調研， 強化參謀助手職能。高校辦公室的參謀助手職能主要體現在五個方面： 第一，為領導及時、準確、全面地提供信息；第二，圍繞學校中心工作組織調查研究； 第三，就重大事件的處理提出對策性建議；第四，根據領導意圖做好重要文稿的起草工作；第五，協助領導實施管理并處理日常事務。在新形勢下，辦公室要增強工作的主動性，強化參謀助手職能。辦公室要時刻把自己置于學校改革和發展的高度，緊緊圍繞學校的中心任務、階段性工作重點和領導關注的熱點問題，利用辦公室信息網絡健全、信息渠道暢通的優勢， 主動抓好調查研究工作，為領導決策提供參考依據和建議。

二、要完成領導目標，強化督查督辦檢查職能

這種職能主要體現在以下三個方面： 第一，以上級的重要文件、紀要和學校重大決策的貫徹落實情況為重點，組織重點的滾動式督查；第二，對領導批示和交辦事項進行專項督辦。第三，抓住師生員工反映強烈的問題，主動督辦。高校發展目標的實現和計劃的完成，關鍵在于落實， 而要做到這一點，就必須運用督辦檢查這一手段來有效地推動各部門不折不扣地完成任務。督查工作重在深入、及時、有效，督辦直接深入到實際工作的主要環節和重點方面，對工作的實施情況進行觀察、分析、評價，并及時反饋給決策部門，發現問題及時向領導作出反饋以利于對原決策做出必要的調整，避免重大問題的發生。及時發現好的經驗和作法，及時組織交流、推廣。通過督查督辦還可以從實際工作中獲得大量信息為領導決策提供真實可靠的依據， 從而提高決策的科學性。

三、要健全和完善各項規章制度，實現制度創新

完善制度、規范管理是確保高校辦公室工作高效運行的基本要求。高校辦公室人員少、任務重，如果不遵循一定的規律，不建立科學的規章制度 ，要實現辦公室工作的規范化運行就是一句空話。為此，高校辦公室要不斷健全和完善各項規章制度。要實現管理制度的創新，必須采取以下措施：首先，要抓好建章立制工作。要按照從嚴、從細、從實的原則， 建立健全辦公室各項規章制度，完善辦文、辦事、辦會程序；規范檔案、印章、保密、信息、接待工作。努力使各項工作有章可循、依章辦事。其次，要建立崗位目標管理體系。具體來講，應從工作實際出發確定工作目標，細化分解任務，并逐項落實到各個科室和每個人的崗位上，完善以崗位責任制為核心的目標管理體系。做到事事有人管、人人有事干，防止因職責不清而出現的推諉扯皮、工作脫節和撞車現象，但同時，也應該分工不分家，做好及時補位。再次， 要抓好制度的檢查和落實。要逐步建立一套操作性強、便于監督和檢查的考評機制。

四、樹立高校辦公室服務至上的管理理念

高校辦公室不僅僅具有管理的職能，更重要的是為學科建設、科學研究、學生學習、學校各個部門的高效、正常運轉的服務者， 是建設“ 雙一流” 大學的重要保障與支撐。高校辦公室作為重要的領導與協調機構之一，需要充分調動， 合理配置各種人力、財力、物力、信息等資源， 保障教學、科研工作的順利開展。其次，服務于師生。高校全校教職工是進行教學、科研、行政管理服務的重要主體，高校辦公室在開展工作的過程中，應當及時了解其在教學、科研、生活中的需求，及時解決廣大教職工面臨的住房、待遇、福利等各方面的需求，加強對教職工的人文關懷意識，使其體會到學校集體的溫暖與歸屬感，才能安心于教學、科研事業，為自己的工作努力付出，竭力奉獻。學生作為高校發展、服務的重要對象，高校辦公室應當協調各方資源，為學生營造良好的學習、讀書環境。在以人為本理念的指導下，豐富校園文化生活，協調相關部門展開有意義的講座、演講比賽等校園文化活動，引導學生在健康、向上的文化環境中，樹立正確的人生觀與價值觀，明確大學期間的奮斗目標，全面提升綜合素質，培養出新時期符合時代發展需求的優秀大學生。

高校辦公室要樹立窗口形象。不論事件大小、任務輕重，不論是老師還是學生，不論是領導還是員工，都必須做到積極主動，熱情服務。要求每一位工作人員都要有足夠的耐心、細心、虛心，做到手勤、嘴勤、手勤、腿勤。進行換位思考，站在來校辦事人員的角度進行思考，想別人所想，急別人所急，轉變服務方式，轉變服務態度，提高服務質量，努力提高學校對內對外的窗口形象地位。

五、要運用現代技術

在當今信息化技術不斷發展，高校辦公室工作也遇到前所未有的挑戰，新理念、新事物、新技術的出現，需要其快速做出反應。辦公室人員要運用現代化技術，掌握辦公自動化技術，全面快速地獲取信息，要培養對信息資源的跟蹤和分析能力，把信息化與高校內部管理體制改革有機結合，建立高效運行的辦公管理系統，提高管理隊伍素質，促進管理理念的轉變，實行網絡化辦公辦文，提高工作效率和質量。創新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。高校辦公室工作只有創新發展，才能更加適應新形勢要求，圍繞新問題新任務新要求，與時俱進，開拓創新，充分發揮其職能作用，不斷提高管理水平，不斷提高服務質量，不斷提高執行能力，不斷提高辦公效率，推進學校各項事業的持續健康發展。

綜上所述，高效辦公室作為學校管理工作的重要組成部分，對于學校日常工作的正常運轉和學校政策措施的實施以及學校未來的發展都具有極其重要的作用，在高校中占據著重要地位。如何打造一支高效的辦公室工作人員隊伍成了學校應對未來機遇和挑戰，提升高?？蒲薪虒W水平的重要一環。因此，在知識經濟的浪潮中，高校辦公室必須順應時代的發展，在管理理念、管理方式和管理手段方面積極開拓創新，辦公室工作人員在服務于學校各項工作，積極完成本職工作之外，還應該了解高等教育發展特點和規律，提高專業素養，為學校的發展獻計獻策，更好地輔助學校各項事業的開展工作。此外，辦公人員應樹立正確的人生觀、價值觀，愛崗敬業、甘于奉獻，利用現代化新型管理方式實現管理的科學化和制度化，建設快捷、高效的辦公環境，確保學校各項工作走上制度化和規范化，為學校的發展貢獻力量。

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