淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

任翠

【摘要】文書檔案管理對保證小型醫(yī)院日常工作的穩(wěn)定性意義重大。本文針對小型醫(yī)院文書檔案管理中的問題和對策做如下分析，以期可以為小型醫(yī)院文書檔案管理工作提供有益建議。

【關鍵詞】文書檔案管理 問題 對策

一、文書檔案管理中的普遍問題

（1）檔案管理意識不強，缺乏統(tǒng)一的管理標準：首先，對醫(yī)院文書檔案管理的宣傳工作落實不到位，更多的工作只是浮于表面，而沒有做進一步拓展和延伸；其次，檔案管理人員自身的管理意識不強，許多文書檔案傾向于“保存”，使得文書檔案的利用率非常低，嚴重浪費了信息資源；最后，文書檔案管理缺乏統(tǒng)一調(diào)度和合理安排，通常情況下，一般的文書檔案都存放在行政辦公室，而病歷檔案存放在病案室，這樣的分管方式固然有其合理性，但卻破壞了文書檔案管理的整體性原則，所牽涉的部門越多，檔案管理流程就越復雜，相關的管理成本就會越高。

（2）文書檔案管理方式比較單一：傳統(tǒng)的文書檔案管理由于缺乏科學指導，往往都是由文書檔案管理人員自行確定管理規(guī)范和管理限度，同時，由于怕?lián)熑魏妥陨砉芾硭降南拗疲臅鴻n案管理人員往往只能沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，不干輕易嘗試一些新型的文書檔案管理模式，這直接導致了文書檔案管理方式相對單一，工作流程上出現(xiàn)形式化、機械化的情況。

（3）文書檔案收集和整理工作落實不到位：文書檔案資料有等級劃分，小型醫(yī)院文書檔案管理工作中，某些文書檔案管理等級相對較低，但是這并不意味著這些文書檔案資料不重要。如若在文書檔案清查過程中出現(xiàn)文書檔案資料部分損壞和丟失的情況，將會對小型醫(yī)院的日常工作造成或大或小的影響。

（4）文書檔案管理制度有待完善：文書檔案管理制度的完善包括相關法律制度的完善和相關監(jiān)管制度的完善兩部分，如今，我國已出臺了《檔案法》等多項法律法規(guī)，以規(guī)范和監(jiān)督文書檔案管理制度，但是仍然存在著很大面積的法律空白，尤其對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的小型醫(yī)院而言，法規(guī)有時并不能完全解決當下的文書檔案管理矛盾，一旦出現(xiàn)檔案錯亂，將會直接影響醫(yī)院的正常工作。因此，我國應不斷完善文書檔案管理制度，為文書檔案管理工作提供必要的法律依據(jù)。

二、解決文書檔案管理問題的策略

（1）進一步擴充文書檔案管理隊伍的規(guī)模，提高其工作水平：首先，要建立高效、合理的人才招聘流程，開辟新的人員招聘渠道，積極利用各種社會資源，吸納更多更專業(yè)的管理人才。其次，要做好相關管理人員的崗前培訓工作，包括管理技術培訓、管理理念培養(yǎng)、管理制度考核等，最后，對于新進的管理人員，要適當安排老員工帶領，防止出現(xiàn)較為嚴重的文書檔案管理紕漏。

（2）進一步優(yōu)化文書檔案管理方式：第一，檔案管理部門要和醫(yī)院其他部門建立高效的文書檔案信息交換通道，確保文書檔案信息的流向明確，進一步簡化文書檔案室的工作流程，降低文書檔案管理難度。第二，建立日常的文書檔案管理細則，爭取做到責任到人。第三，始終堅持“以醫(yī)院為中心”的文書檔案歸檔意識，確保每個文書檔案室各司其職，不會出現(xiàn)業(yè)務交叉錯亂的現(xiàn)象，提高文書檔案管理的安全性，小型醫(yī)院由于管理資金有效，文檔的信息化管理并未普及，所以更要在檔案管理方式上下足功夫，提高文書檔案管理質(zhì)量。

（3）樹立正確的文書檔案管理意識：正確的文書檔案管理意識可以為文書檔案管理工作指出明確的工作方向，確立明確的工作重心，可以在很大程度上保證文書檔案管理工作的穩(wěn)定性和持久性。因此，相關文書檔案管理人員要具備相關的管理意識，做到“制度為主導，行動為主體，質(zhì)量為目標”的文書檔案管理意識，不斷提高自己的管理水平。

（4）做好文書檔案的收集和整理工作，優(yōu)化文書檔案室的文書檔案保管環(huán)境：文書檔案的有效收集和整理是文書檔案管理職能的最根本的體現(xiàn)，也是文書檔案管理的根本目標。因此，醫(yī)院其他部門要積極配合文書檔案管理部門的工作，重視日常文書檔案文件的收集和整理，同時，文書檔案管理人員要及時的做好文書檔案的歸檔工作，做到分門別類，條理清晰。

（5）進一步提高文書檔案管理人員的薪資福利待遇，提高職業(yè)認同度和工作熱情：部分小型醫(yī)院由于經(jīng)費有限，無法提高文書檔案管理人員的薪資福利待遇，這是相關管理人員職業(yè)認同度不高、工作熱情逐年減退的重要原因，因此，各小型醫(yī)院要積極的向上級部門反饋這種情況，各上級部門也應根據(jù)實際情況，給予相應的資金支持，切實的提高文書檔案管理人員的薪酬待遇。

（6）進一步完善文書檔案管理制度：第一，深入貫徹我國相關的法律法規(guī)，使文書檔案管理工作獲得最基本的法律保障，規(guī)范文書檔案管理工作，以制度作為指導和監(jiān)督文書檔案管理行為的有力武器。第二，提高上級部門對文書檔案管理的重視程度，對于小型醫(yī)院來說，上級部門的政策、資金支持是保證其文書檔案管理質(zhì)量的最直接、最有效的方式，上級部門應加強對小型醫(yī)院的關懷，重視起文書檔案管理工作，進一步建立高效的管理制度，幫助小型醫(yī)院提高文書檔案管理質(zhì)量。第三，建立合理、完善的文書檔案管理獎懲制度。第四，加強各文書檔案管理人員的責任意識和法律意識。第五，建立相應的監(jiān)督制度，監(jiān)督文書檔案管理行為。

（7）以人為本，培養(yǎng)工作人員的知識服務意識：工作人員的知識服務意識的強弱，將直接影響文書檔案管理工作的水平。因此，在以人為本的指導思想下，培養(yǎng)工作人員的知識服務意識，以更加人性化的服務，提高信息的利用效率，是目前文書檔案管理模式理論的發(fā)展方向，更是深入貫徹我國以人為本指導思想的重要表現(xiàn)。

結語：綜上所述，在小型醫(yī)院中，文書檔案管理工作對規(guī)范醫(yī)院文書資料管理，提高醫(yī)院整體管理水平具有非常重要的意義，如今，在檔案信息化管理尚未普及的小型醫(yī)院中，不斷完善相關的文書檔案管理制度，不斷提高文書檔案管理隊伍的工作水平，可以為日后醫(yī)院文書檔案的信息化管理打下堅實的基礎，上述中提到的各項管理對策只是眾多管理對策中的冰山一角，更多更好的管理對策還需要每個檔案管理工作者不斷探索。

參考文獻：

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