基于數字信息化的高?；n案管理探討

章敏

【摘要】作為高校檔案的重要組成部分，高校基建檔案記錄的是高校發展過程中有形物質的真實歷史?；n案的整理過程是一個復雜的過程，這是由它所具有的客觀性、真實性、專業性、細致性以及多樣性等特點決定的。將現有的基建檔案進行數字信息化，實現數字化查閱和備份，不但能數十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動強度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。

【關鍵詞】數字信息化 高?；n案管理

高校基建檔案是高?；üこ淌┕せ顒舆^程中形成的相關材料，這些材料通常是以圖表、文字等為載體的。高?；n案所記錄和保存的是高校基建工作的各個過程信息，是基建工程的重要憑證和依據。然而，仍然有許多學校在基建檔案管理上做的還不夠完善，在管理工作中出現了許多問題，這是由于學校沒有正確認清基建檔案管理的重要性造成的，由此可見，高效科學地開展高效檔案管理工作是極為必要和緊迫的。

一、高校基建檔案管理工作的特點

1.獨立成套

學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

2.來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。

3.實用性

作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

二、高?；n案管理工作的問題

1.缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法

由于高校基建部門以及相關領導缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。

2.檔案管理缺乏準確性和完整性

高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高?；ú块T不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。

3.缺乏科學的檔案管理技術

高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化數字信息技術的運用、、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。

三、數字信息化含義及發展趨勢

數字信息化是以計算機、通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術，使用該技術后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術支持。

隨著中國經濟的高速增長，中國數字信息化有了顯著的發展和進步，縮小了與發達國家的距離。我國數字信息化已走過兩個階段正向第三階段邁進。第三階段定位為新興社會生產力，主要以物聯網和云計算為代表，這兩項技術掀起了計算機、通信、信息內容的監測與控制的4C革命，網絡功能開始為社會各行業和社會生活提供全面應用。

四、建立數字化信息管理系統，實現數字化查閱和備份

計算機技術和網絡技術的發展為基建檔案管理建立數字化信息管理系統提供了強大的技術支撐，數字化圖書館管理系統也為基建檔案管理系統提供了經驗借鑒。通過設立系統的軟件管理系統，將現有的基建檔案進行數字信息化，實現數字化查閱和備份，不但能數十倍地提高查閱和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的勞動強度，而且有效地避免了檔案資料的損壞和丟失。

在建立數字化信息管理系統的同時，對高?，F有基建檔案的形式不統一、不齊全、缺失嚴重的歷史遺留問題，需要及時進行補充、完善、規范，同時進行數字信息化，實現基建檔案的完整性和現代化。對于在建及以后建設項目的檔案資料嚴格按照標準和規范要求進行驗收、移交、入卷和歸檔，在歸檔的同時進行數字信息化，歸入數字信息化系統實行規范管理。

高?；n案的復雜多樣性，要求檔案管理人員必須掌握一定的基建專業知識，才能有條不紊地面對復雜的基建檔案，科學地做好基建檔案的管理和利用。假如因經費等原因高校一時無法達到檔案館的硬件要求標準要求，高校檔案管理人員就要因地制宜，利用現有的實際條件，做好基建檔案的管理工作。在信息化時代，對基建檔案資料盡可能數字信息化，并采用信息化系統進行現代化管理。

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