高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究

鄒末

（武漢大學信息管理學院 湖北武漢 430072）

摘要：信息技術的發展為大學的檔案管理引入了新思想和新變化，卻因為過去的理念、設施等因素使得檔案管理信息化層次偏低。文章對決定大學的檔案信息化構建的重要原因開展了探討，并指出了對應的解決辦法。

關鍵詞：高校檔案；信息化；影響因素；應對策略

1. 引言

國家教育部和國家檔案部門在2008年頒布了《高等學校檔案管理辦法》，《該辦法》規定大學的檔案管理工作應“呼吁施行檔案信息化構建和電子檔案歸類處理”，檔案整理類別涵蓋了黨群類、政務類、學生管理類、專業類、科學研究類等十一個分類的教學信息【1】。這體現了國家對大學的檔案管理工作的重視，對檔案信息化規定了高層級的指標。大學的檔案信息化任務務必要引起高校檔案管理人員的極大程度看重，并且也是迫切需要妥善處理的任務。

2. 高校檔案信息化的含義及檔案信息化建設的意義

2.1.高校檔案信息化

依據有關規定的要求，以計算機、網絡作為信息技術的基礎，對大學的檔案進行歸類、整合、保存、建檔和調用的管控流程就是大學的檔案信息化。換句話說在高校檔案的管控操作中，需要將紙質文檔結合信息化技術來保存，并且同時存儲紙質底稿和電子文檔，并且，對檔案文檔信息開展深層次的探究，為精確管控檔案和合理使用檔案打下根基。

2.2.高校檔案信息化建設的意義

2.2.1.檔案信息化建設是社會發展的需要

隨著社會的開放、科學技術的發展和辦公自動化設備更替進程的日新月異，大學的檔案信息化構建已然邁進了一個嶄新的階段，過去的人工記錄、歸類方法、紙質檔案的底稿保存方式、人工檢索、查閱等正被信息化管理方式替代，數字化已然覆蓋了教學、科學研究、校務管理的每個部分，檔案信息化是高校檔案工作進程的大勢所趨【2】。

2.2.2.可以拓展檔案工作的服務領域

檔案信息化將為信息社會帶來必需的、可信賴的、海量的基礎性公共原生信息，豐富人們工作、生活的所需信息內容，為社會公共信息資源的收集使用打下基礎，為信息社會化起到根基的作用。并且，使用現代化管理方法保存的每一種信息，將會有利于對比和使用，也就能帶來更可觀的社會資源利用效率，很大地拓寬了檔案工作的服務范圍。

2.2.3.極大地提高檔案管理的工作效率

信息化環境下，紙質底稿和電子文件歸類都勢必會在新的管控方式下合理、合規地開展，大學的各部門的檔案管理人員通過互聯網收發文檔，并將處理完成的文檔存儲或上傳到檔案管理系統中。檔案館工作人員對錄入軟件的文檔查驗、檢收，通過檔案管理系統可以自動完成歸檔工作形成電子檔案和紙質檔案，降低了人工操作的工作量，減短了檔案收集和調用的成本，提高了檔案使用效率【3】。

3.影響高校檔案信息化建設的主要影響因素

3.1檔案管理理念落后

大學的檔案管理者的檔案管理的工作思想還沒有跟上時代需要，依然停留在“重藏輕用”，不看重檔案信息的深層次開發和使用服務。檔案工作人員依然同從前一樣，不能積極地開展檔案文件信息收集工作，造成許多重要的文件信息無法妥善保存。

3.2.信息技術水平不夠

信息技術在檔案信息化構建中牽扯到檔案資源構建、檔案管控、檔案信息服務三項工作。檔案資源的構建是檔案信息化進程的前提。檔案資源涵蓋檔案底稿、目錄和編纂資料等。檔案底稿是經由拍照等途徑將紙質檔案底稿傳輸為電子版的文件資料、照片、視頻等保存在電腦中。檔案目錄是由檔案管理者人工整理得來。編纂是指檔案信息的深層次探究和研發，把各類資源進行整理【4】。

檔案管控是對檔案信息開展管控，例如整合、鑒別、保存、復制、瀏覽與監控等。當檔案管理系統要升級時，檔案信息誤刪的風險很大。檔案管理中，應當對有關工作人員開展使用權限的授權，對提供下載的文檔進行信息化編輯。

檔案信息服務是經由一種傳輸方法，如網絡，將檔案信息傳輸給使用者使用，并經由信息技術方式給用戶提供查找、下載。檔案管理人員能夠在檔案管控的基礎上，為檔案使用者帶來網絡搜索服務、復制服務、網上閱覽等檔案信息公共服務。

3.3.檔案信息化建設投人資金不足、設備利用率低

檔案信息化構建要有比較先進的設施來實現，如拍攝裝備。各大學對檔案管理部門的預算估計不足，無法研發或者購買高效的最新的檔案信息處理軟件。部分大學，連檔案管理部門的計算機數量都有限。也有部分大學，雖然擁有了較高效的設施，但是不重視檔案管理工作，造成極大的浪費。

3.4.檔案信息化建設人才隊伍不足

因為管理人員的檔案信息化構建思想不成熟，因而對檔案信息化建設的人才隊伍建設投入不夠，致使缺少相應的人才。高效的檔案信息化構建團隊應當涵蓋專業的檔案人員、技術人員、管理人員等。檔案信息是通過檔案管理工作人員智力勞動協作完成的，要擁有專業知識基礎和優秀的文筆。

4.高校檔案信息化建設的應對策略

4.1.轉變檔案管理觀念

檔案管理人員應該看重檔案信息化構建任務，推翻以前的“重藏輕用”的思想。把之前手動搜索等過時的方法轉化為利用信息化手段，在網絡上開展檔案資源搜索等服務【5】。

4.2.提升信息化技術水平

在檔案信息化科技部分，應該構建整體的管控系統，系統通過網絡、電腦、掃描儀等設備連接。管理系統的中心是檔案管理系統的研發和使用。檔案管理系統應該具有以下特性：（1）分層授權。檔案的保密需要可以經由分級授權達到，不同等級的人可以查到與等級相對應的資料。（2）細化標準。數字化的檔案的收集、整合、歸納、編纂要有整體規范，因此具備可移植性。原始底稿應該與信息化的檔案的目錄相對應。

4.3.加強檔案信息化人才隊伍建設

檔案管理工作者應該擁有優秀的檔案管理知識和操作能力，例如基礎的計算機知識、寫作規范、互聯網理論、數據庫架構等知識。學校應當建立合理的考核激勵制度，觸發工作人員的工作激情，提供其升職機會，提高其工作能力。并且，應該按時組織學習檔案信息化建設有關的技術，提高專業水品。同時，招聘擁有信息技術的人才。通過以上方法，可以建立一批高效的、高水品的人才隊伍【6】。

4.4.高校檔案信息化安全保障體系建設

大學可以依據自己的現實情況，綜合已經頒布的國家規范，構建健全有關的電子檔案收集、編纂、查詢、使用、刪除規范，及時更新、完善各類檔案管理流程和方式，以更好的滿足檔案信息化的發展要求。

各大學管理人員要統一思想，協調行動，制定出檔案信息化過程中的統一規范。檔案聯網的基礎是電子檔案統一，格式統一和兼容。在制定規范時，充分考慮硬件的選擇標準、軟件的配備標準、數據庫的標準格式，特別是使用的軟件應符合統一標準和規范。打破在資源建設、應用軟件、技術服務等規范標準各成體系的局面，確保檔案信息安全，資源共享。

5.結語

高校檔案信息化是高校檔案管理發展的必然趨勢，這會提高高校檔案的管理水平。影響檔案信息化建設的因素包括技術因素和非技術因素。檔案管理信息化建設應從轉變觀念、信息技術水平提高、專業人才隊伍建設幾個方面人手，推動檔案信息化的實現。

參考文獻：

[1]王衛平.高校檔案信息化建設的影響因素分析及提升策略[J].新鄉學院學報，2014，31（7）：56一58.

[2]陶嵐.論高校檔案信息化管理平臺的建設[J].湖南社會科學，2010（4）：189一191.

[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究「J].情報科學，2012，30（2）：254一258.

[4]吳慧紅.數字化時代對高校檔案信息化建設的思考[J].云南檔案，2008，（5）：40-41.

[5]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案學管理， [M].北京：中國人民大學出版社.2008：507-511.

[6]劉遠，肖金良.檔案信息化建設探析[J].蘭臺世界，2009，（8）：19.