如何做好人事檔案管理工作

張育偉

（欽州人才市場）

摘要：隨著經濟的迅速發展，我國的各項體制改革也進入了白熱化的階段，人事體制制度不斷改革，就業人員也逐漸樹立了自主擇業觀，競爭就業觀，職業平等觀，和多種方式就業觀的就業觀念。對于用人單位來說，人事檔案的管理工作是至關重要的，人事檔案管理工作是指相關崗位人員收集、鑒別、整理人事檔案的管理工作，人事檔案對于員工來說是極其私密性的，一旦外露，可能造成信息泄露的風險，使得員工的隱私安全無法得到保障，所以，用人單位如果想要長久的發展下去，就必須做好人事檔案管理工作。

關鍵詞：人事檔案；管理工作；解決措施

前言：無論是古代還是現代，人才都是最重要的。劉邦之于項羽，論個人才能，劉邦未必是項羽的對手，然最終劉邦建立大漢江山，這都歸結于一點——善于用人。現代的企業，也都是以人才為基礎，將人才抽去之后，企業便成為了一具空殼，遲早會倒下。所以，人事檔案的管理工作就逐漸受到了重視。當員工感覺到自身安全得到保障時，才會義無反顧的為企業賣命。那么，如何做好人事檔案管理工作就成了一個嚴肅的問題。下文將會對人事檔案管理工作的重要性及解決措施進行詳細的探討。

1.人事檔案管理工作概況

1.1人事檔案管理工作的重要性

古今中外，治國也好，治企也好，得人心者得天下，失人心者失天下，這是一個誰也否認不了的真理。人才就好比一座大廈的地基，地基穩固與否，決定著建筑的穩定程度，而是否善用人才，便決定著企業的規模與強大程度。所以說，人事檔案管理工作是一個企業的核心，人事檔案管理工作的重要性便不言而喻。人事檔案關系著每個員工的切身利益，人事檔案作為員工成長的真實寫照，記錄著員工一步步進步成熟的過程，除此之外，人事檔案的管理關乎著員工的薪資、升遷、退休等方面的依據。當發生沖突之時，人事檔案便成了最好的證據，人多是非也多，這可以避免許多不必要的麻煩。所以說，人事檔案的管理工作是非常重要的，大家一定要端正對它的態度，明確人事管理工作的重要性，如此，企業才會更加穩固，更加發達。

1.2人事檔案管理工作的特點

人事檔案管理工作是指相關崗位人員收集、鑒別、整理人事檔案的管理工作。人事檔案管理工作可以說是有三個特點——全面性、真實性、變動性。全面性是指企業在錄入職員信息時是一一錄入的，不可能故意漏掉 個別職員的信息，人事檔案管理工作的全面性也指每份檔案都是相同的模式，包括員工最基本的住宅、聯系方式、工作履歷、政治歷史等信息。真實性是指每份人事檔案都錄入的是職員的客觀真實信息，每個職員的信息都完備沒有缺失。變動性是指每個企業都會有人員變動（新增職員、辭職人員、退休人員等），而人事檔案管理工作就必須不斷更新檔案管理系統。

1.3人事檔案管理工作所存在的問題

目前，我國的人事檔案管理工作還在不斷的改革之中，有改革就會有矛盾。現階段我國的人事檔案管理工作確實存在著一定的問題。管理人事檔案的工作人員對人事檔案管理工作不夠重視，而企業的在職人員也對自身的人事檔案不夠重視。管理檔案的人員不重視，很可能會造成員工個人信息受損，給企業造成額外的損失；而企業在職人員自身的不重視便使得企業無法更加深入的了解職員信息，進而導致企業無法依據職員的真實能力分配工作，進而導致企業的損失。管理檔案的工作人員自身素質不高，或者說觀念傳統，無法跟上時代的潮流，于是使得職員的人事檔案起不到真實的作用。除此之外，還有一點，便是企業的人事檔案管理工作不夠系統化，人事檔案信息不夠完整真實。

2.解決措施

2.1 端正態度、提高重視度

人才就好比一座大廈的地基，地基穩固與否，決定著建筑的穩定程度，而是否善用人才，便決定著企業的規模與強大程度，人才可以說是企業的生產力。既然人才如此重要，那么無論是企業管理人員、還是企業在職工作人員都需要端正自己的態度，提高對人事檔案管理工作的重視程度。人事檔案管理人員端正態度其實應該是職責要求，所謂在其位，謀其職。人事檔案管理人員本就處在管理檔案的崗位，所以對工作就必須盡心盡力、認真嚴謹，除此之外，在端正態度之后，管理檔案人員可以更好的為企業謀發展、創績效，并且還可以獲取更多的人脈。而對于企業在職人員來說，端正態度、提高重視程度也有雙重的含義，第一層也是職位要求，是自身道德素養的體現；第二層其實是對自己負責，端正對自身人事檔案的態度，知道檔案對自身的重要性，如果保證自身檔案的真實可靠性，起碼不會因此而錯失良機，不會因此而后悔，萬一企業有緊急任務，而某人檔案上正好有相關項，那么機遇便會來到這個人的面前，所以說，機遇是留給有準備的人的。端正態度、提高對工作的重視程度，于彼于己，都會是有百利而無一害。

2.2提高工作人員素質

人才是指具有一定的專業知識或專業技能，并可以通過自身實力為社會做出貢獻的人。林子大了，什么鳥都有，企業便好比一片樹林，這里頭什么樣的人都有，有些確實是有真材實料，而有些也確實是咸魚，雖說企業都有面試，但面試官也有看走眼的時候，所以企業內部可以說是一個小社會，魚龍混雜，不免有人濫竽充數，所以企業在職人員當中人員素質也是高低各異，但企業內部也是有秩序維系的，不會隨意開除員工。不過這樣的事實還是可以有所改善的，企業內部可以定期組織考試培訓，從外部施加壓力使得員工不斷提升自身素質，除此以外，企業還可以建立合理的獎罰制度，適當的褒獎或者懲處都可以激發員工的潛力。企業工作人員也需要不斷努力提高自身實力以避免被后浪拍死在沙灘上。

2.3管理系統化

管理本就是一門學問，人事檔案的管理更是一門學問。這當中牽扯了太多的人際關系。系統化是指有一整套連續可行的方案使得客體能夠維持秩序。管理系統化就是指管理人員需要采用合理、符合實際的一系列方法使得人事檔案管理工作合乎常理，符合事物發展的規律，并對企業發展起到積極作用的系統化方案。管理的系統化需要企業投入一定的人力物力，但投入總是有回報的。管理系統化使得檔案管理人員的工作有了約束、有了監督，這從外部度對檔案管理人員的工作起到了監督作用，而相應的，有了外部的監督，檔案管理人員也會更加認真嚴謹，保護企業在職人員檔案的隱私性，當在職人員感覺到自身隱私受到企業保護之后，在職人員才會放心的將自己真實的信息填進檔案交由企業保管，如此達到雙方的信任，員工的利益才會得到保障，企業的利益才會得到保障。

3.結語

當今社會，人才就好比地基，決定著高樓大廈的命運，人才就好比長城的一磚一瓦共同構筑著企業的明天。而如今的企業也漸漸看到了人才的重要性，各個企業逐漸重視起了人事檔案的管理。人事檔案是人才信息的載體，記錄著人才成長進步的過程，這是企業無法忽視的。不過目前我國的人事檔案管理工作依據存在這一些問題，工作人員態度不端正、對工作的重視程度不夠、自身素質有待提高等一系列問題都制約著人事檔案管理工作的發展。所以為了企業的明天、為了祖國的未來，大家一定要端正自己對工作的態度，提高檔案管理重視度、按照企業的系統化模式處理人事檔案。

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