企業業務信息化系統的建設

霍海燕

合同是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業生產經營保駕護航是本文研究的重點。

【關鍵詞】信息化建設 系統建設 企業業務

1 實施背景及目標

合同作為經營管理的手段，是企業與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業生產經營保駕護航是本文研究的重點。

2 傳統合同管理中存在的問題

培養專業的法律人才隊伍，健全法律規章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：

2.1 合同履行監控情況難以掌控

傳統的合同管理模式更側重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環節，難以真正實現對合同全生命周期的管理。

2.2 風險管控能力有待提升

風險管控是合同管理的重要內容，如何確保合同文本內容的規范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。

2.3 查閱、統計不便利

金額、對方供應商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。

3 解決對策

基于以上現狀及問題，企業可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業務管控模式通過信息化系統進行固化。實現對合同規范、標準的統一管理。詳細功能模塊如下：

3.1 合同審批表模塊

合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業務審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內容進行突出展現，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內容。

合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業務大類、合同業務小類、合同主要內容、風險提示、審核規范、審核職責規范等；

合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。

對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。

簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。

3.2 合同審批流程模塊

合同審批流。主要是將合同審批業務流程固化在系統中，實現電子審批。主要流程包括：合同審批、授權、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。

3.3 合同統計查詢模塊

支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。

提供多維度報表查詢及統計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統計報表、結算合同報表等。用戶通過在系統中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統可快速、直觀、精準展示統計結果。

3.4 合同履行監控模塊

從相關財務外圍系統中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關業務用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統定期向相關業務部門發送合同履行監控單，請業務部門主動報送各合同執行情況并通過電子流程流轉到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應措施，防患于未然。

3.5 合同檔案管理模塊

對于已經審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質合同歸檔規則，系統建立相應的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統會給申請人賦予查看相應借閱合同的權限。

3.6 多系統協作辦公模塊

通過打通與手機辦公、財務報賬平臺、文檔安全等系統接口，實現各系統基礎數據的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：

3.6.1 與短信平臺接口

當審核人收到待審批合同時，系統會促發短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業要求的處理時限后，系統會自動發送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。

3.6.2 與文檔外發系統接口

合同審批完成后，系統自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內部流程后，被對方主體惡意篡改。

3.6.3 與財務報賬系統接口

將合同編號、金額等基礎信息同步到財務報賬系統，用戶報賬時，需要在報賬平臺選擇合同編碼，合同相關的金額、供應商等信息自動帶出且不可修改，當報賬金額大于合同金額時，報賬單無法提交。通過上述手段，確保合同履行的規范性及合法性，避免報賬人惡意篡改付款單位，或付款金額大于合同簽訂金額的違規業務。

作者單位

中國移動通信集團內蒙古有限公司 內蒙古自治區呼和浩特市 010091