網絡教務環境中的高校學籍檔案管理研究

金梅

摘 要：學籍管理是高校教學運行環節不可或缺的組成部分。它是對高校學生的入學情況、在校情況以及畢業情況的真實記錄；它對學校招生工作、日常學生管理工作、學生獎懲工作、留學升學就業工作等等有著不可替代的意義。然而，隨著各項技術的不斷發展，高校學籍檔案管理在數字化網絡教務環境中的弊端逐漸顯露出來，尤其對于中外合作辦學這種新型的辦學模式帶來了極大的困擾。因此，對于高校而言，學籍檔案管理的優化與改革工作迫在眉睫。基于此背景，文章從我國高校學籍檔案管理現狀及其存在問題入手，對我國高校學籍管理數字化軟件使用情況以及高校學籍檔案管理方法對策進行探討與分析。

關鍵詞：學籍檔案管理；高校學籍檔案；數字化校園；中外合作辦學

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：2096-000X（2017）18-0145-04

Abstract： Student status management is an indispensable part of academic plans and executions at colleges. As a record from enrollment to student performance to graduation， it is of vital significance to college enrollment， daily student management， reward and punishment system， and student's overseas study， further study， and job obtainment. However， as technologies continuously develop， colleges have suffered from disadvantages of the student status and archive management in the digital network educational environment， especially for those Sino-foreign joint education colleges. Therefore， it is urgent for colleges to optimize and reform the student status and archive management. Based on this， this paper aims to explore the current situation and problem， analyze the use of digitalized software， and discuss the strategy and solution of the college student status and archive management in China.

Keywords： student status management； college student status； digital campus； sino-foreign joint education

引言

檔案管理工作自身由于具有一定的復雜性與繁瑣性，因此它對人力、物力以及財力等消耗較大。與此同時，檔案管理工作對檔案管理制度與檔案管理系統有著較高的要求，而如果檔案管理系統與檔案管理工作中出現了問題，那么必然使得檔案管理工作發生混亂，從而使得檔案管理工作的效率大大降低。而檔案管理也是高校日常工作中非常重要的一部分。學生學籍檔案管理則是高校檔案工作的重中之重，因為學生學籍檔案管理不僅關系著學生入校、在校以及畢業等全過程記錄的完備真實與否，還關系著學校能否運用相關信息更好的開展各項工作。然而目前我國各高校中學生學籍檔案管理的狀況令人擔憂，并且高校學生學籍檔案的數字化轉變迫在眉睫。

一、目前我國高校學籍檔案管理的現狀

目前我國高校學生學籍檔案管理已經發生了極大的變化，其主要表現于學生學籍檔案管理內容的變化以及學籍檔案管理方式的變化。傳統時期學生學籍檔案管理的內容一般是學生的考試成績以及日常學習與生活中獎懲狀況這兩個基本部分。然而，信息化和數字化浪潮改變了這兩大功能的記錄與運轉形態，另外，隨著高校中學生活動形式和數量的不斷增加，我國學生學籍檔案管理內容也逐漸豐富起來。總體說來，我國高校學生學籍檔案管理內容基本上記錄了學生在校期間的所有重要事件（如獲獎情況、交換情況、重要活動參與情況等等），并且已經基本上實現了對學生入學至畢業全過程的管理[1]。在學籍檔案管理方式上，我國高校學籍檔案管理基本上全部實現了由單一紙質檔案管理到“紙質+數字”組合管理的轉變。由單一紙質檔案管理到“紙質+數字”組合管理的轉變不僅可以使得學生學籍檔案的保存、記錄與查詢工作效率大大提升，還可以在極大程度上降低高校學生學籍檔案的管理成本與維護成本。當然，我國高校學生學籍檔案管理上的進步與轉變從整體上來看是非常積極且能夠切實給學生工作帶來益處的，但從細節上來看，我國高校學生學籍檔案管理工作中同樣存在著許多問題，而這些問題不僅會給我國高校學籍檔案數字化轉變的過程帶來極大的阻礙，甚至還會給高校的發展造成一定的威脅。同時，4月29日中共中央辦公廳，國務院辦公廳發布《關于做好新時期教育對外開放工作的若干意見》，意見指出，大力拓展對外交流，形成我國對外留學的體系，以及構建來華留學的社會化、專業化服務體系。隨著我國高校工作國際化對接程度的不斷加深，目前我國高校中有大量的國內交換生政策、國內外短期留學生政策以及暑假學校學分互認政策等新型政策，而這些政策必將對學籍檔案管理工作提出新的要求，也為新時期學籍檔案管理工作帶來新的挑戰。

二、目前我國高校學籍檔案管理中存在的問題

（一）高校學籍檔案管理中數字化的程度較低

雖然目前我國高校中普遍實現了數字化、信息化學籍檔案管理系統的引進與使用，但相比于國外高校而言，我國高校學籍檔案管理的數字化程度依舊較低，并且甚至在我國部分高校中，數字化學籍檔案僅僅基本實現了將紙質檔案信息記錄在信息系統中的功能，而這種基本的功能并不能將數字化學籍檔案管理系統的作用發揮到極致。當然，導致高校學籍檔案管理中數字化程度較低的原因主要有以下兩個方面：

首先，部分高校在引進數字化學籍檔案管理系統的過程中僅僅引進了數字化的管理系統，而設有將其管理理念同樣引入，這樣就極容易使得所引進的學籍檔案管理系統不能較好地在高校環境中運用開來。其次，高校在引進數字化學籍檔案管理系統時，忽略了對自身實際管理情況的考量，換句話來說，許多高校的數字化學籍管理系統并不能和日常學籍檔案管理工作相匹配。這是因為目前我國高校數字化學籍檔案管理系統主要來源于兩個方面，一是和系統開發公司合作，引進已有的學籍檔案管理系統，一是利用校內已有資源對數學化學籍檔案管理系統進行自主開發。對于引進的學籍檔案管理系統來說，由于系統不是“私人訂制”，所以很可能出現有部分日常管理工作在系統中不能具體實現的問題，還會出現系統中需要記錄的內容在學校學籍檔案管理工作中不存在的狀況[2]。與此同時，由于學校學籍信息管理系統是完全引進，所以當系統需要更新或是出現問題需要解決時，解決問題的時間需要由學校與軟件公司共同商議，這樣就會出現學校與公司聯絡不及時，導致這些特殊的問題無法及時處理。而對于學校自主開發的學籍檔案管理系統來說，部分學校在開發系統的過程中只重視了對相關硬件設施的引入，而忽略了對管理軟件的更新與維護，這樣就極容易使得學籍檔案管理系統在實際運用過程中很可能因為數據量過大等問題出現崩潰，而以上這些問題都是高校學籍檔案管理中數字化程度較低的主要因素。

（二）高校學籍檔案管理中管理人員的現代化操作水

平與管理理念水平較低

對于一個數字化學籍檔案管理系統進行使用，需要具有一定現代化系統操作水平的管理人員進行操作，并且需要具有較好的現代化管理理念。目前我國高校學籍檔案管理中都設置了專門的部門對學籍檔案進行管理，然而，學校在建立相關管理系統的同時卻忽視了對學籍檔案管理隊伍的培訓工作[3]。在我國許多高校中，學籍檔案管理人員一般都具有較長的學籍檔案管理時間，這也就意味著高校學籍檔案管理人員的管理經驗一般都較為豐富，但這同時也極容易使得管理人員的思想在長時間的管理過程中出現僵化。與此同時，在未引進數字化學籍檔案管理系統之前，由于這些管理人員長時間使用的都是傳統的管理方法與管理理念，所以極容易使得他們在接受現代化管理系統與管理理念的時候出現不適應甚至抵觸的問題，而這些問題都會給數字化學籍檔案管理系統的運用帶來阻礙。

（三）高校學籍檔案管理中學籍概念與內容有待商榷

在高校學籍檔案管理工作中，普遍存在的問題之一就是如何確定學籍的概念及其內容。這是因為，隨著高校的不斷發展，高校的辦學形式在不斷的增加，學生的種類也在不斷的增多，如在一所綜合性高校里，有專科類學生、本科類學生、研究生等等，在這些學生里又分了普通學生、“3+1”學生等等，在“3+1”學生里，又涉及到了國內學籍與國外學籍的記錄與互認。而針對不同種類的學生和不同性質的辦學，在學籍檔案管理系統中都需要有所區別[4]。然而，由于學籍檔案管理制度和內容的不成熟，在我國許多學校中并沒有根據辦學的不同對學籍信息的記錄做出相應的調整，這樣就極容易導致學生學籍檔案管理中出現“該記錄的信息未記錄”、“無用信息過多”等問題，從而給高校學籍檔案管理帶來一定的困難。與此同時，在國內外學籍信息的管理中，由于學籍概念與內容尚未明確，所以管理系統里經常出現不兼容的問題，如學分互認不兼容、編輯管理不兼容、選課管理不兼容、課程替代環節不兼容、成績單管理不兼容等等。

（四）高校學籍檔案管理中各部分內容之間存在多頭

管理與交叉管理的現象

目前我國高校的辦學形式多樣化，學生的種類較多，因此，在我國高校里，不同形式中不同種類的學生一般都有不同的部分進行管理，并且這些部分需要負責學生學籍信息的采集、更新等工作。但是，這樣的管理形式同樣也存在一定的問題，因為在高校中部分學生的身份可能涉及到一個或是幾個種類。然而，在某些高校中不同種類之間學籍信息的管理是相互獨立且分散的，這樣就很容易導致學生的信息在多個部門中出現并且呈現多頭管理的現象，而當該學生的信息出現變動時，由于各部分之間的分散與獨立，就會導致信息的更新出現延遲甚至是錯誤，這樣就很可能導致學生的學籍信息成為“孤島”。

除此之外，對于中外合辦的專業來說，學生學籍信息涉及到國內和國外兩個部分，因此，他們學籍的管理方式一般是交叉管理，即雙方共同對學生的學籍進行管理。然而在大多數情況下，我國國內學籍的記錄與國外學籍記錄存在很大的區別，并且在學生成績記錄方面也存在一定的差異，如，國外成績一般是按等級（A、B、C、D）記錄，而國內成績一般是百分制。所以，這種交叉管理的形式就存在一定的問題[5]。例如，如何做好國外成績的等級制與國內成績的百分制的對接工作、如何做好國內與國外學生的互認工作、如何做好國內國外學生信息的同步更新工作等等。

（五）高校學籍檔案管理中數字與紙質檔案之間存在

落差

雖然目前我國高校普遍引進了數字化的學生學籍檔案管理系統，但實際上所采用的學籍檔案管理形式是“數字+紙質”的管理模式，并且在多數高校中，紙質學籍檔案管理工作的重視程度要遠遠高于對數字檔案的重視程度，這樣就極容易導致數字與紙質檔案之間存在落差，而出現這一問題的主要原因有以下幾點：

首先，紙質檔案管理時間悠久，管理人員對紙質檔案管理工作較為熟悉，所以相關人員在對紙質檔案進行管理時，一般不需要不斷的提高自身的管理水平。但是，如果采用數字檔案，那么相關人員不僅需要對數字檔案管理的操作防范較為熟練，并且因為數字檔案管理系統更新較快，所以管理人員需要不斷的學習來提升自己的管理水平。

其次，學生學籍檔案的初始狀態大多是紙質狀態，從紙質檔案到電子檔案的轉化需要大量的信息輸入工作，從而給管理人員的日常工作帶來了更大的壓力，與此同時，當學生的相關信息需要更新時，那么意味著紙質檔案和數字檔案都需要做出相應的變化，而這個反應周期大多是較長的[6]。

最后，紙質檔案和數字檔案都需要進行歸檔的工作，但是不同辦學形式中不同學生的學籍檔案可能會分散在多個部分甚至多個國家之中，而一般情況下，普通學生紙質檔案的歸檔效率較高，中外合作專業學生的數字檔案歸檔較快，因此，在學生檔案管理過程中，紙質與數字檔案的歸檔工作落差較為明顯。

當然，在中外合作辦學的學生學籍檔案管理中，信息歸檔最終都要經歷數字-紙質-數字的過程，這是因為中外合作辦學的信息歸檔涉及到學籍信息的國內外傳遞問題，如果數字-紙質-數字的過程不能較好的完成，那么很可能使得學生的信息在傳遞過程中出現遺漏或丟失，甚至還導致學生信息的查閱工作出現延遲。

三、數字化校園環境下我國高校學籍管理數字化軟件的使用情況

近幾年來，我國各高校普遍完成了學籍檔案數字化軟件的引進與建立工作，并且數字化的學生檔案管理系統的使用已經在高校學籍檔案管理工作中初見成效，給學籍檔案管理工作效率的提升帶來了較大的助力。但是，在數字化學生檔案管理系統的使用過程中，可以發現系統的使用存在以下幾個問題：

首先，數字化學生學籍檔案管理系統無法實現靈活化的信息采集與信息處理工作。根據上文的分析可以得知，目前我國高校學生數字學籍的產生一般來源于紙質學籍的導入，而這樣的導入工作需要龐大的人力、物力與財力，還需要耗費非常長的時間，并且在紙質學籍檔案轉數字檔案的過程中很可能會出現學生信息輸入錯誤等問題，由此可見目前數字學籍檔案的建立效率是較低的。除此之外，在學生信息處理過程中，涉及到不同生源地、不同招生類型、不同專業、不同省份的各類學生信息的更新、儲存、判斷與分析，這些工作都依賴于學籍檔案數字化軟件的支撐，但是由于軟件自身的原因（如自信息采集相同字段設置問題等），這些工作在完成過程中仍舊出現靈活度較低、對人工依賴較大的問題，換句話來說，目前學籍檔案管理軟件的智能化水平較差[7]。

其次，數字化學生學籍檔案管理系統的功能較不完備。在近幾年的數字學籍檔案系統的使用過程中，學籍檔案管理系統功能上的缺陷逐漸被暴露出來。如中外合作辦學等學分互認項目學籍信息處理模塊缺失、中外交流項目學生獲獎情況確認板塊設計不合理等等[8]。特別是在中外合作辦學等學分互認項目學籍信息處理方面，智能處理模塊的缺失導致相關人員在處理學分互認的工作上，只能通過最為原始的人工方法進行確認，而這個過程涉及到了較為漫長的等待時間與確認時間，從而會給學分互認工作效率的提升帶來極大的困難。

四、高校學籍檔案管理方法與對策

想要更好的做好高校學籍檔案管理工作，那么可以從管理的內部環境與外部條件這兩個方面入手，而只有這兩個方面都做出了相應的改善，才可能使得高校學籍檔案管理工作能夠有質的提升。

（一）高校學籍檔案管理方法與對策之內部環境的改

善

相比于學籍檔案管理工作的外部條件而言，內部環境一般指的是學籍檔案管理人員的管理水平、學籍檔案的管理制度與管理內容。

在學籍檔案管理人員水平方面，為了使得管理人員能夠熟練的運用現代化的學籍檔案管理系統對學生的學籍進行管理，為了使得管理人員能夠更好的將現代化的管理理念運用到日常的管理工作中來，學校應該根據實際的管理情況，積極的組織培訓與交流活動，使得目前學籍檔案管理隊伍能夠接受更好的管理理念與數理操作技術的培訓，從而使得其管理水平能夠有更好的提升[9]。當然，為了保證學生學籍檔案管理隊伍的工作活力與創新能力，建議學校能夠適當的給管理隊伍注入一些新鮮的、高質量的，專業水平高的“血液”，從而使得整個管理隊伍能夠積極向上。

在學籍檔案管理制度與管理內容方面，學校可以從以下幾個角度入手：首先，科學調整學籍概念與內容。不論是對于學籍檔案管理工作而言還是對學籍檔案管理系統而言，學籍概念與內容都是各項工作的基礎與依據，因此，學校應該盡快根據實際的辦學情況，對目前的學籍概念與學籍內容進行科學的調整，如高考檢錄表錄入與否、畢業離校信息記錄與否、生源地變化記錄方式與內容等等。其次，學校應該通過相關措施盡量減少學籍檔案各部分內容之間存在的多頭管理與交叉管理[10]。在上文的分析中可以得知，多頭管理與交叉管理會極大地影響學籍檔案管理的效率，影響學籍精確度。因此，學校應該盡早對學籍檔案管理制度進行完善，明確不同專業、不同類型學生學籍管理的歸屬，確定不同部門學籍檔案的管理工作內容，以減少多頭管理與交叉管理現象的產生。

（二）高校學籍檔案管理方法與對策之外部條件的改

善

在高校學籍檔案外部管理條件的改善過程中，主要面對的內容是對學籍檔案管理系統的完善與調整。其主要涉及到以下幾個方面：

首先，提高學籍檔案管理系統的數字化程度。根據上文的分析可以得知，學籍檔案管理系統數字化程度的低下是限制學籍檔案管理效率提升的主要原因之一。因此，建議學校能夠通過多方面努力來提高學籍檔案管理系統的數字化水平。對于從外部引進學籍檔案管理系統的學校來說，學校中相關人員應該增加與軟件開發公司之間的交流，并且在交流里將軟件使用過程中的弊端表達出來，從而使得軟件公司能夠根據高校實際情況對學籍檔案管理軟件提供升級與維護[11]，同時努力做到實時更新升級。對于自我開發學籍檔案管理系統的學校來說，相關人員應該在日常工作中增加對軟件的測試與維護次數，并根據相關結果對軟件進行調整與開發，從而使得軟件的適應性更強。

其次，完善紙質學籍向數字學籍的轉變。紙質學籍向數字學籍的轉變是學籍檔案管理工作中的重點與難點，因此，為了提高這部分的工作效率，在數字學籍系統中應該增加外部數據的導入方式[12]。目前我國所使用的外部數據導入方式大多是人工輸入，然而，在目前技術的支持之下，外部數據導入方式可以由掃描軟件自動生成等等。當然，在利用自動化技術導入數字的過程中還涉及到了信息的校驗，在這一點上，建議學校能夠引進數字簽名或是技術校驗等方式對所引進的數據進行確認。

最后，增加智能化的信息處理模塊。對于高校學籍檔案管理工作而言，不僅要處理學籍信息的錄入，最為重要的是對學生的信息進行處理，其中包括對不同類型學生各方面的學籍信息的處理等等。因此，為了更好的發揮數字化學籍檔案管理系統的作用，學校應該積極增加智能化的信息處理模塊，如對于中外合作辦學等學分互認項目的學籍信息的處理來說，相關人員可以設計相應的模塊將學分互認的處理轉化成計算機語言，一般滿足計算機中的條件，就可以按照所設計的條件自動完成學分互認的工作。如此一來，各種需要處理個性化學籍信息的高校便可以更加快捷的使用自己相應的模塊，使得學籍管理系統的兼容性更強，工作更高效。

五、結束語

智能化高校學籍檔案管理方法在數字化網絡教務環境中的運用是高校日常管理的一大進步，雖然目前該管理方法與管理系統中仍舊存在一定的問題，但這些問題不應該成為高校放棄或放緩使用智能化學籍管理系統的原因，而應該成為促進該系統不斷完善升級的動力。因此，高校應該根據實際工作情況，針對目前高校工作中新政策（如教育對外合作政策、國內本科生交換政策、國內外短期留學生政策、暑假學校學分互認政策等等）的實施狀況，通過增強與學籍系統開發企業的交流合作，對學籍檔案管理方法進行不斷的完善與補充，從而使得高校學籍檔案管理系統能夠給高校學籍檔案管理帶來更大的益處。

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