論SAP/BCM系統中的差旅流程

李慧穎 修作剛

摘要：企業成功實施SAP/BCM系統，為企業帶來巨大的綜合效益。在信息技術高度發展的今天，管理信息系統的使用提升了企業的價值，加快了業務處理的速度，將原來零散的、孤立的業務處理過程進行了整合，極大的提高了企業的業務流程，優化了辦公管理系統，實現了管理費用從預算到使用的時時監控作用。

關鍵詞：SAP/BCM系統；高效性；及時性

SAP/BCM系統是企業使用的一種新的管理系統，其中一項功能是大大的簡化了差旅工作流程，節省了人工成本，提高了效率。

一、原有線下流程繁瑣、冗長

未使用SAP/BCM系統前，公司的差旅流程全靠人工進行，主要流程如下：

年初各部門匯總、制定年度出訪計劃、出訪經費的預算，報公司黨總經理審批。實施出差時，計劃出差部門填寫《出差申請表》，詳細說明出訪事由、出訪時間、預算費用及承擔者，由部門經理簽字確認后，交總經辦呈送總經理對出差任務進行批準。總經理批準后，總經辦事務人員根據所出差人員的職務級別進行出差乘坐的交通工具的票務工作，并督促出差完畢后的費用核銷。出差結束后，出差人員在出差費用報銷單上填寫費用項目，黏貼出差產生的票據，由報銷人、經辦人及歸口管理領導簽字后報銷，要求報銷單上填制內容完整、清晰。財務部按要求對出差產生的費用項目進行審核、發放并如實核銷。出差費用報銷完畢后，財務部通知出差人員領取報銷費用?？偨涋k事務人員根據審批通過后的年度出差計劃、出訪經費進行出國團組及費用的管理和控制，并及時上報計劃外出差以及超出預算的經費。

二、采用SAP/BCM系統后，流程更簡潔

按照原來的手工方式正給差旅流程給各部門、各層級造成極大的浪費 。采用SAP/BCM系統后，原有的差旅流程全部在系統內完成，取消所有的線下手工單據填寫。

出差行程確定后，在BCM系統進行發起申請單操作，并交由領導審批。進而將申請數據傳輸到攜程系統后進行購票操作由出行人所在部門領導進行差旅的審批動作差旅申請提單人攜程商旅預定在BCM系統中，對差旅申請進行轉報銷操作對報銷單中涉及的報銷內容進行審批動作。審批完畢，打印出來配合票據送財務出納。財務工作人員進行報銷單審核操作報銷費用直接匯至出差人員賬戶。主要流程如下：

三、差旅流程更加標準化

新的線上系統，不僅極大的節省了人工成本，而且在操作的過程中更加的標準化，BCM系統界面字段通過顏色來區分是否為必輸字段，黃色框為必輸字段，灰色框為系統自動生成字段不可維護，白色框為可選輸入字段等等。

“出差時間從”、“出差時間到”、“出差任務”、“任務明細”按照選項進行維護；在操作過程中，使用人員對每一個項目都按照既定的程序進行操作，并且系統自動識別，對出差人員的前后信息進行自動確認。如：訂票信息與差旅申請單信息匹配，轉報銷界面，報銷額度控上限確認等。

四、費用自動歸類

費用歸口部門：默認由單據類型帶出，不需要進行修改。

當人力資源部門招聘出行時，選擇差旅申請單據類型為“人力資源招聘出行”，默認歸口為“人力資源部”。當非技術中心、檢測中心、質量管理部選擇差旅申請單據類型為“項目專用”等項目團隊出行類型時，默認歸口為技術中心、檢測中心或項目管理部。當技術中心、檢測中心、項目管理部因兩個及以上項目出行時，在差旅申請時對每個項目的費用進行單獨申請，即涉及兩個項目出行，住宿費、補貼費等應當進行兩行申請，報銷時財務分攤費用。費用的使用部門、使用類別清楚明了。

五、根據實際發生及時調整預算

隨著SAP和BCM兩大系統上線，推行了全面預算管理，基本實現了預算控制與SAP系統集成，從而合理控制日常經營活動，降低經營風險，同時進一步完善了財務預算和控制體系。日常工作中通過BCM系統進行預算過程控制，以財務流程倒逼業務流程的規范。通過系統進行預算過程控制、付款計劃控制可以及時反映預算在執行過程中存在的問題，并督促相關業務部門落實，并可根據彈性預算原則，結合實際費用產生，進行過程預算調整，工作中具有高效性和及時性。