企業如何有效防范員工欠款成為壞賬的風險

黃革珍

摘 要：企業的發展離不開員工，員工在業務開展過程中必定會因各種事由向企業借款，隨著公司的不斷發展，需要借款的事項和金額也會不斷 增加，要想防范借款壞賬的產生，必須要完善企業的內部控制制度，強化風險意識，加強員工的職業道德培訓及誠信管理機制的完善，必要時還要運用法律手段，有效防范或化解企業員工借款出現壞賬的風險。

關鍵詞：有效防范 員工欠款 內控制度 信用管理 壞賬風險

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）05（c）-078-02

企業在生產經營過程中，無可避免地一些員工因公務用途向單位申請臨時性的借款，員工借款種類一般包括：差旅費借款、項目周轉金借款、零星采購借款等；有些公司為了體恤員工，體現人文關懷，還會對家庭存在經濟困難的員工給予一定額度的個人困難借款；甚至有些企業為了留住人才，為骨干員工買車買房提供無息或低息借款等。

大家都清楚，公司的發展離不開員工，而員工素質的優劣，也決定了公司發展前景的好壞，然而我們必須看到，企業中員工的素質參差不齊，嚴重考驗企業與員工之間的信任程度。如果企業中一些員工向公司借款后，一旦還不起或不想還，便突然不辭而別，改變住址和聯系方式，玩失聯，即使企業走司法途徑，亦會因各種各樣的原因，最后不了了之。這種情況下，欠款已形成了企業的壞賬，倘若其他員工爭相效仿，不僅會給企業造成經濟上的損失，還會造成很壞的影響（壞賬是指企業無法收回或收回的可能性極小的應收款項。由于發生壞賬而產生的損失，稱為壞賬損失）。

因此，如何安全有效加強員工借款的治理，防范和化解員工欠款成為壞賬的風險，避免給企業造成經濟損失或不良影響，提高企業資金使用率，降低企業經營風險，這已成為企業管理中的又一項重要任務，也是必須解決的現實問題。

1 企業員工欠款壞賬形成的主要原因

1.1 企業內部控制制度不能有效執行，缺乏內部控制檢查或監督失敗

現在企業的領導都很重視規章制度，大小規定一大把，但是內部控制制度是否得到有效執行，是很多企業存在的問題，很多出問題的案例不是因為企業制度缺乏，而是說一套做一套，致使有明文規定卻未能嚴格遵照執行。主要原因是制定的制度不合理或過于理想化，從而使操作性弱或不具備可操作性。

另外，企業也缺乏對制度執行進行監管的機制，對內部控制制度執行情況既沒有進行檢查監督，也沒有制訂相應的獎懲措施，致使內部控制制度成為一紙空文，而企業員工執行起來也有種“上有政策下有對策”的感覺。

1.2 忽視對員工誠信檔案的建立，放松對員工的素養要求

新員工入職時，大多企業一般會要求把員工的基本信息記錄在冊，一般包括員工姓名、性別、年齡、籍貫、家庭住址、政治面貌、學歷、所在部門、職務等，而人力資源部門最多核對一下員工的身份證和學歷證書等面上直觀可見的信息，而對其他信息往往就不再進行核實，而對后續的信息變更等動態管理更少之又少，等需要時調出這些信息特別是住址或聯系方式時往往已經失效而無法使用。大多數企業往往也只注重員工在創造經濟效益的體現和考核，忽視對員工的誠信或失信行為的評價、考核和記錄，放松對員工的品德素質的要求和培養，這也是造成員工欠款成為壞賬的主要原因之一。

1.3 不相容職務沒有相分離，人員或崗位之間失去監督

有些企業為了減少用工成本，特別是小企業，往往一個員工身兼數職。貨幣資金是最容易出現舞弊的一項資產，如果不相容職務沒有分離的話，很可能出現挪用或侵占公司貨幣資金，并通過偽造單據等來掩蓋自己的舞弊行為。我國財政部在發布的《內部會計控制規范》中，就提出了“不相容職務分離”的這個問題。所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”，要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系，并受其監督和制約。所以，貫徹不相容職務分工的原則，是內部控制制度的建立和實施的保障。遺憾的是，直到今天，仍有許多企業沒有意識到這一問題的嚴重性，或雖然意識到了卻不以為然或報僥幸心態，低估了其可能造成的嚴重后果。

1.4 企業清理欠款工作職責分工不清晰，獎懲不分明

企業沒有把清理欠款工作落實到具體部門和個人，借款人所屬部門、人力資源部和財務部門之間不能很好的配合，這也會給企業帶來壞賬發生的風險。對責任部門或人員的獎懲規定不健全，一旦發生壞賬損失，往往只提出處理意見，很少探究發生的真實原因，也不追究責任人的責任，使隱藏的各種問題難以得到曝光和解決。長此以往，不但打擊了企業員工的積極性和責任感，更助長了歪風邪氣，造成企業壞賬發生頻率和數額增加的風險。

1.5 企業管理人員缺乏經驗，過度依賴業務人員，致使企業對業務的開展失去控制

企業管理人員對業務缺乏經驗，對業務缺乏可行性分析，無法對企業現有的資源和資金進行有效的配置或調配，造成對業務人員過于依賴的被動局面。對于業務人員提出的借款金額也缺乏經驗和客觀判斷，只關注如何借錢和花錢，業務實施過程也缺乏反饋和監督，也沒從加強管理角度定期或不定期去清理借款，致使企業長期大量資金滯留在外，不但影響企業正常的生產經營活動的開展和資金的有效使用，還會使部分業務員鉆空子，出現挪用或侵占公司資金的現象，最終造成無法歸還借款的后果。

1.6 企業追討欠款成本高，債務人違法成本低

在我國現行法律體制下，因欠債不還而申請仲裁、上法院，甚至向公安機關報案的現象比較普遍，但往往案件受理耗時長，成本高，有時即使案件贏了也無法收回款項，這種現象司空見慣。在這種情況下，企業追討欠款成本高，債務人欠款不還，違法成本低，這也是造成企業壞賬的主要外部原因。

2 企業防范員工欠款壞賬形成的主要措施

2.1 完善企業的各項規章制度，確保切實有效執行

（1）根據企業實際情況，建立合理切實可行的內部控制制度，讓每一條制度都能落實到實處并相互牽制相互作用。

（2）建立健全授權管理機制、責權利清晰且不相容職務相互分離、預算控制、內部報告控制等，對潛在的風險進行防范和監控。

（3）建立有效的人才選拔和平等競爭機制，能者上庸者下，選賢任用發揮最大的效能。

（4）建立內控制度執行效果的監督機制，實行崗位或工作輪換制度、同一筆業務安排兩人以上共同參與、加強財務對業務過程的控制等措施。

2.2 完善企業的員工誠信管理機制，并與績效考核掛鉤

（1）完善員工基本信息。關鍵崗位必須做背景調查后才能錄用，并對所有在職員工做動態化管理，保證所有的信息都是實時有效的。

（2）建立員工誠信檔案。用于企業對員工在實際工作表現記錄在冊，并制定相關制度，對員工守信或失信行為進行評價、考核，并跟調薪升職等掛鉤，以加強企業信用體系建設，增強員工的誠信觀念。

（3）加強員工的職業道德培訓。加強員工的職業道德培訓十分有必要，培訓過程中，結合企業文化培養員工愛崗敬業的主人翁精神，同時要培養員工的榮譽感和誠信度，樹立員工正確的人生觀、世界觀和價值觀。

2.3 對各業務或員工借款進行借款總額核定管理，增加員工風險防范意識

為了最大限度減少員工借款壞賬損失的發生，根據不同的業務性質，對員工可借款額度進行核定并總額控制，并嚴格執行在約定時間內清還，同時計入員工誠信檔案。對于新業務借款亦要按公司的內控制度嚴格執行，絕不能因為是新拓展的區域或項目就盲目地鼓勵或放松，對于異常的事項要及時預警。

2.4 企業定期公示員工借款情況，并與企業考核機制掛鉤

（1）企業財務部應定期將員工借款情況進行公示，公開接受員工監督，對于造成逾期還款的業務部門和相關員工，企業應當在內部以恰當的方式處理，予以警示，防范壞賬損失的發生。

（2）企業應制定內部催收款項的責任機制，將款項的歸還情況與內部各業務部門的績效考核掛鉤。對于造成壞賬損失的業務部門和責任員工，企業應當按照考核機制進行處理，以儆效尤。

2.5 建立企業壞賬準備金制度，避免隱匿潛虧

根據國家相關規定，企業應建立合理的壞賬準備金制度，并嚴格按照制度在報告期內足額計提壞賬準備，避免壞賬損失隱匿了企業的潛虧。

2.6 加強企業法律意識，必要時運用法律手段追討欠款

我國現階段，國家法律制度也在日益發展與完善，企業如果出現員工惡意拖欠借款，必要時可運用法律手段追討，將不法分子繩之以法。日常管理中，企業應注意借款的相關證據完整準確歸檔，并關注事項的法律時效，以免失效。

3 結語

綜上所述，企業發展過程中收益和風險是并存的，要想從根本上解決企業員工借款而產生壞賬的風險，企業必須加強自身的制度建設，采取適當的措施及有效的管理辦法，使企業在生產經營管理過程中，及時發現風險，化解危機，降低壞賬損失，增強企業的競爭力以實現企業的戰略發展目標。

參考文獻

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