如何輕松實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)項(xiàng)目管理

羅德尼·特納

在這一系列文章中，圍繞中小企業(yè)（SME）項(xiàng)目管理實(shí)踐的特點(diǎn)，我們進(jìn)行了深入探討。我以此篇整體總結(jié)結(jié)束這一組由4篇文章構(gòu)成的連載。本文先將回答圍繞中小企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)踐的特點(diǎn)而發(fā)出的3個(gè)問(wèn)題，再形成綜合性的結(jié)論。

01

哪些特性對(duì)中小企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)踐的特點(diǎn)產(chǎn)生影響？

項(xiàng)目更小

第一個(gè)特性也是最明顯的答案是規(guī)模較小的公司從事的項(xiàng)目更小。中小企業(yè)需要很有智慧地裁剪它們的項(xiàng)目管理實(shí)踐，以與其所從事的項(xiàng)目規(guī)模相匹配。即便是從事巴拿馬運(yùn)河改造和新奧爾良港重建項(xiàng)目的中小企業(yè)也需要適當(dāng)裁剪項(xiàng)目管理流程，以與它們所承接的這兩個(gè)項(xiàng)目相匹配。

在線調(diào)查顯示，沒(méi)有任何一項(xiàng)應(yīng)用項(xiàng)目管理的成本或者是實(shí)施障礙獲得了很高的得分。應(yīng)用項(xiàng)目管理的主要顧慮在于項(xiàng)目管理施加給企業(yè)的管理費(fèi)用、發(fā)展項(xiàng)目管理應(yīng)用的成本，以及它會(huì)讓流程煩瑣的事實(shí)。

以項(xiàng)目為單位組建企業(yè)

第二個(gè)特性就是很多以項(xiàng)目為單位來(lái)組建的中小企業(yè)都是乙方，而且，它們的乙方通常也都是中小企業(yè)。因此客戶滿意度非常重要。

在應(yīng)用項(xiàng)目管理的前14項(xiàng)收益中，排在第5位的是以客戶為中心。在項(xiàng)目管理實(shí)踐評(píng)分中，客戶參與和客戶合同管理的評(píng)分比采購(gòu)的評(píng)分要高。

以人為本

團(tuán)隊(duì)滿意度是一個(gè)關(guān)注點(diǎn)。與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)更加以人為本。在排名前14位的項(xiàng)目管理收益中，團(tuán)隊(duì)因素位居第三位。我在荷蘭工作時(shí)就發(fā)現(xiàn)，規(guī)模較小的企業(yè)更加關(guān)注人，而非流程。

資源使用效率

類(lèi)似的，資源使用效率也很重要。在我的訪談中，有好幾家企業(yè)認(rèn)為資源使用效率是應(yīng)用項(xiàng)目管理的主要因素。有兩家建筑企業(yè)的公司將減少不可報(bào)價(jià)的工作時(shí)間列為主要收益之一。

人際關(guān)系更加親密

在中小企業(yè)中，總監(jiān)和員工的關(guān)系更加親近。有好幾家公司認(rèn)為實(shí)時(shí)向總監(jiān)匯報(bào)是實(shí)施和應(yīng)用項(xiàng)目管理的主要目標(biāo)。

02

北美地區(qū)中小企業(yè)應(yīng)用項(xiàng)目管理實(shí)踐與歐洲地區(qū)應(yīng)用的項(xiàng)目管理實(shí)踐有哪些區(qū)別？

一般來(lái)說(shuō)，中小企業(yè)應(yīng)用項(xiàng)目管理時(shí)會(huì)借助臨時(shí)工具、標(biāo)準(zhǔn)模板、標(biāo)準(zhǔn)方法論、項(xiàng)目管理手冊(cè)或項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。臨時(shí)工具和模板不能全面反應(yīng)組織所需要的項(xiàng)目管理實(shí)踐，而且一般比較基礎(chǔ)。因此，應(yīng)用項(xiàng)目管理的成熟度根據(jù)不同組織的情況被分為4個(gè)等級(jí)。不過(guò)，正如前文提到的，對(duì)于很多組織而言，提高成熟度等級(jí)意味著降低效率。因此，中小企業(yè)需要更加非正式的工具以保持企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

我發(fā)現(xiàn)在北美地區(qū)或歐洲地區(qū)，小型企業(yè)更傾向于使用成熟度等級(jí)較低的項(xiàng)目管理實(shí)踐，也就是更加非正式并更加以人為本。出現(xiàn)這樣的情況主要由于以下兩個(gè)原因。其一，中小企業(yè)適合成熟度等級(jí)較低的項(xiàng)目管理實(shí)踐，它們?yōu)楣咎峁┧枰淖吭降燃?jí)，更加成熟的項(xiàng)目管理實(shí)踐對(duì)于中小企業(yè)的項(xiàng)目規(guī)模而言過(guò)于煩瑣。其二，開(kāi)發(fā)更加成熟的項(xiàng)目管理實(shí)踐需要更多的時(shí)間，而中小企業(yè)沒(méi)有時(shí)間開(kāi)發(fā)。

03

在中小企業(yè)眼中，應(yīng)用項(xiàng)目管理的收益和成本有哪些，應(yīng)用時(shí)會(huì)遇到哪些障礙？

大部分中小企業(yè)認(rèn)為實(shí)施項(xiàng)目管理的收益遠(yuǎn)大于成本。以5份為滿分的調(diào)查中，排名前14的收益平均得分超過(guò)3.7分，而成本的平均得分少于3.0分。實(shí)施項(xiàng)目管理的障礙平均得分為3.2分。僅有3家公司給障礙的打分超過(guò)3分。

所有受訪公司都認(rèn)為，應(yīng)用項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)了更可預(yù)測(cè)的項(xiàng)目結(jié)果。這一收益的重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)施項(xiàng)目管理的成本。實(shí)施項(xiàng)目管理的收益有助于在效率、客戶、團(tuán)隊(duì)、未來(lái)業(yè)務(wù)和商機(jī)上改善績(jī)效。實(shí)施項(xiàng)目管理的主要成本是管理費(fèi)用的增加。管理費(fèi)用平均占據(jù)標(biāo)的額所對(duì)應(yīng)成本的20%，而且，說(shuō)服客戶支付管理費(fèi)用，或者將管理費(fèi)用通過(guò)提高費(fèi)率加以隱藏，都是實(shí)施項(xiàng)目管理的主要障礙。

結(jié)論

通過(guò)這組文章，我們展示了基于項(xiàng)目組織的中小企業(yè)應(yīng)用的更加非正式、以人為本、以客戶為中心的項(xiàng)目管理實(shí)踐。主要原因有：

◆ 與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)項(xiàng)目規(guī)模更小，因此，需要簡(jiǎn)化的實(shí)踐以與所從事的項(xiàng)目規(guī)模相匹配。資源使用效率是一個(gè)關(guān)鍵的關(guān)注點(diǎn)。

◆ 中小企業(yè)傾向于更加以人為本，而非以流程為本。在小型的公司中，人們傾向于拒絕更加繁瑣的實(shí)踐。

◆ 要開(kāi)發(fā)更加成熟的實(shí)踐需要時(shí)間，而中小企業(yè)普遍經(jīng)營(yíng)年限更短。

◆ 與大型公司相比，中小企業(yè)更有可能位于乙方的角色。

項(xiàng)目管理實(shí)踐的屬性從低成熟度的臨時(shí)性工具到結(jié)構(gòu)化的流程手冊(cè)和軟件系統(tǒng)分為若干個(gè)等級(jí)。如上文所述，應(yīng)用更加正式的實(shí)踐對(duì)企業(yè)的成熟度等級(jí)要求更高，而提升企業(yè)成熟度需要時(shí)間。同時(shí)，成熟度等級(jí)更高的實(shí)踐可能并不適用于中小企業(yè)項(xiàng)目的本質(zhì)。

中小企業(yè)認(rèn)為，應(yīng)用適合的項(xiàng)目管理實(shí)踐的收益遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于成本。應(yīng)用項(xiàng)目管理的主要成本和障礙是人們認(rèn)為應(yīng)用項(xiàng)目管理非常煩瑣，這一觀點(diǎn)再次證明了中小企業(yè)適用更加非正式的實(shí)踐。

最后，我要說(shuō)的是，中小企業(yè)中的很多人都發(fā)現(xiàn)初次應(yīng)用項(xiàng)目管理非常困難，因?yàn)楦鞣N標(biāo)準(zhǔn)令人生畏。如果你之前不具備項(xiàng)目管理知識(shí)，那么，當(dāng)你打開(kāi)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）的《PMBOK 指南》或是國(guó)際項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（IPMA）的專業(yè)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可能會(huì)感到毛骨悚然。那么，你應(yīng)該從哪里開(kāi)始學(xué)習(xí)呢？項(xiàng)目管理領(lǐng)域的方法是先從入門(mén)級(jí)別開(kāi)始，先使用它為人們提供幾個(gè)簡(jiǎn)單的工具。如上文所說(shuō)，中小企業(yè)所從事的項(xiàng)目規(guī)模更小，并且項(xiàng)目經(jīng)理通常不是項(xiàng)目管理專業(yè)人士。他們需要非常簡(jiǎn)化的工具使項(xiàng)目先運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，然后再伴隨項(xiàng)目管理成熟度的提升逐漸演進(jìn)，使用更加復(fù)雜的工具。（全文完）