全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合分析

王齊 伊傳朋

摘 要：近年來(lái)，內(nèi)部控制工作已經(jīng)逐漸受到眾多企業(yè)的重視，大部分企業(yè)對(duì)全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合相關(guān)問(wèn)題存在一些困惑。雖然兩者的融合能夠保證產(chǎn)品的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提高，有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，但是一些問(wèn)題也逐漸凸顯出來(lái)，例如難以形成合力進(jìn)行全面管理等。本文將對(duì)全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：全面質(zhì)量管理體系；內(nèi)部控制；融合分析

起重機(jī)的制造過(guò)程與質(zhì)量管理需要多方面的共同監(jiān)督。但是，若一個(gè)企業(yè)同時(shí)使用全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制這兩種制度，將會(huì)給生產(chǎn)與質(zhì)量管理帶來(lái)一定的困難，給制度執(zhí)行者與產(chǎn)品生產(chǎn)者帶來(lái)一定的困惑，影響企業(yè)管理效率與商品質(zhì)量。

1 全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合的必要性

全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制獨(dú)立運(yùn)行，會(huì)給企業(yè)管理帶來(lái)一定麻煩。具體內(nèi)容如圖1所示，分析如下：

1.1 兩種體系的主管機(jī)構(gòu)不能互相配合

全面質(zhì)量管理體系的主體為質(zhì)量管理部門，內(nèi)部控制的主體為內(nèi)部審計(jì)部門或者財(cái)務(wù)部門，導(dǎo)致這兩種體系從設(shè)計(jì)方案、具體執(zhí)行、監(jiān)督管理都具有一定的獨(dú)立性，并不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一進(jìn)行。在進(jìn)行這兩種管理制度的編寫時(shí)，都是根據(jù)自己的專業(yè)領(lǐng)域與管理范疇獨(dú)立進(jìn)行的，內(nèi)容存在重復(fù)或者矛盾，阻礙了制度的順利推行；當(dāng)在實(shí)際工作中執(zhí)行制度時(shí)，兩個(gè)機(jī)構(gòu)又獨(dú)立行動(dòng)，溝通不暢，引起交叉、重復(fù)管理，不僅給執(zhí)行人帶來(lái)困惑，還會(huì)影響制度的實(shí)效性，引起資源的浪費(fèi)；當(dāng)更新、修繕制度時(shí)，這兩種體系無(wú)法同步進(jìn)行，造成管理漏洞。

1.2 文件內(nèi)容具有相似性

全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制體系的內(nèi)容雖然各有側(cè)重，但是基礎(chǔ)都是企業(yè)的業(yè)務(wù)流程與關(guān)鍵控制點(diǎn)。很容易造成同一業(yè)務(wù)流程由兩套文件同時(shí)管理的現(xiàn)象，不僅會(huì)造成管理秩序的混亂，還要導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

1.3 權(quán)責(zé)不一

全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制對(duì)權(quán)責(zé)的申報(bào)與批準(zhǔn)手續(xù)要求不同。例如，本單位中全面質(zhì)量管理體系將《組織機(jī)構(gòu)圖》、《質(zhì)量手冊(cè)》、《崗位職責(zé)匯編》等作為權(quán)責(zé)劃分依據(jù)，其中包括有關(guān)法人以及質(zhì)量保證工程師對(duì)本單位生產(chǎn)的起重機(jī)的質(zhì)量問(wèn)題責(zé)任問(wèn)題，以及原材料、零部件、制造工藝、焊接、機(jī)械加工等問(wèn)題。內(nèi)部控制體系中針對(duì)起重機(jī)質(zhì)量的管理中的權(quán)責(zé)規(guī)定并不一致。導(dǎo)致生產(chǎn)管理中存在漏洞。

1.4 監(jiān)督、審核步驟繁多

兩種管理體系監(jiān)督與審核體系存在差異。全面質(zhì)量管理體系審核為內(nèi)部與外部審核，內(nèi)部控制體系包括內(nèi)部評(píng)價(jià)、外部審計(jì)。兩種制度同時(shí)使用，增加了企業(yè)對(duì)起重機(jī)質(zhì)量的檢查與評(píng)審的負(fù)擔(dān)。

2 全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制融合的可行性

全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的本質(zhì)與特征決定兩者融合具有可行性。從理論與實(shí)際操作上來(lái)說(shuō)都具有可行性。

2.1 理論依據(jù)

ISO9000-2000指出，組織的質(zhì)量目標(biāo)與增長(zhǎng)、資金、職業(yè)安全等目標(biāo)相輔相成。一個(gè)企業(yè)的管理體系中的每個(gè)組成部分與質(zhì)量管理體系能夠進(jìn)行合作形成一個(gè)整體，以便使用共有要素的一體化管理體系的形成與發(fā)展。這種合并能夠促進(jìn)企業(yè)業(yè)績(jī)的提高，保證生產(chǎn)效率，并且有利于資源的配置。企業(yè)的管理體系能夠按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位生產(chǎn)的起重機(jī)質(zhì)量進(jìn)行審核，這種審核能夠分開(kāi)進(jìn)行，也能夠合并進(jìn)行。

2.2 具備操作可行性

全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制都將文件化體系作為載體。這兩套管理體系的文件均分成3個(gè)層次。第一層次為綱領(lǐng)性文件，規(guī)定宗旨、目標(biāo)等；第二層次對(duì)企業(yè)中每個(gè)職能部門的管理活動(dòng)進(jìn)行描述與規(guī)定，能夠?qū)Φ谝粚哟涡纬芍С肿饔茫坏谌龑哟螢檠a(bǔ)充性文件，對(duì)規(guī)章制度、權(quán)限指引進(jìn)行補(bǔ)充。全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制性質(zhì)相同使得這兩種管理體系進(jìn)行合并的可行性。

3 全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制融合的方式

3.1 機(jī)構(gòu)融合

機(jī)構(gòu)融合的方式包括：設(shè)置一個(gè)綜合管理部門，從原有的全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制體系中進(jìn)行人員的挑選；改造現(xiàn)存的質(zhì)量管理部門或者內(nèi)部審計(jì)部門，負(fù)責(zé)全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制綜合事務(wù)。應(yīng)該由企業(yè)的管理層對(duì)經(jīng)過(guò)改造與融合的機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。針對(duì)本單位具體情況而言，融合后的機(jī)構(gòu)工作包括分析、梳理現(xiàn)有的質(zhì)量管理程序，對(duì)起重機(jī)生產(chǎn)與質(zhì)量管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn)給予足夠的重視。更新、編寫綜合性管理文件，推進(jìn)融合進(jìn)程與融合后的質(zhì)量審核工作。另外，這兩種體系的融合需要全體工作人員的參與與配合。

3.2 文件融合

全面質(zhì)量管理體系對(duì)文件的要求很高，該文件的格式具有標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一性，能夠用于全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合。在進(jìn)行兩者文件的整合時(shí)，將全面質(zhì)量管理體系的文件框架作為融合主體，從內(nèi)部控制體系選取合適的內(nèi)容嵌入其中，進(jìn)行內(nèi)容的整合與編制，保證整合后的文件內(nèi)容滿足全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的要求。

3.2.1 程序文件融合

融合、改造后的程序文件能夠符合全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的要求，并對(duì)企業(yè)中每個(gè)部門的具體職能與完成任務(wù)所應(yīng)該采取的行為進(jìn)行規(guī)定與管理。在此過(guò)程中，企業(yè)可以按照《內(nèi)部控制手冊(cè)》中規(guī)定的內(nèi)容與實(shí)際工作情況進(jìn)行對(duì)照，找出其中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患與業(yè)務(wù)流程中不完善的部分，將全面質(zhì)量管理體系作為依據(jù)將其中缺少的部分匯編進(jìn)原程序文件，以此實(shí)現(xiàn)整合新的程序文件。例如，在制造起重機(jī)的采購(gòu)環(huán)節(jié)中，全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制兩個(gè)體系的文件中都指出需要包括需求計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、制定采購(gòu)合同、驗(yàn)收等內(nèi)容，因此這些重復(fù)性內(nèi)容能夠進(jìn)行合并。但是，內(nèi)部控制體系對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行確定、支付、會(huì)計(jì)控制等環(huán)節(jié)進(jìn)行了單獨(dú)要求，所以將這些內(nèi)容直接與程序文件整合即可。

3.2.2 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)整合

全面質(zhì)量管理體系中包含作業(yè)指導(dǎo)書(shū)內(nèi)容。針對(duì)企業(yè)的具體情況對(duì)實(shí)際作業(yè)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)定，對(duì)方式、方法進(jìn)行規(guī)定與闡述，從而控制作業(yè)過(guò)程。所以，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)實(shí)際上是對(duì)程序文件的補(bǔ)充與細(xì)化。針對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的整合，應(yīng)該對(duì)程序文件進(jìn)行對(duì)照，找出其中業(yè)務(wù)牽涉到的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，將針對(duì)同一程序文件的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行整合，形成與程序文件對(duì)照的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。

3.3 內(nèi)部考核整合

即使文件方面已經(jīng)整合完備，但是由于全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制審核與評(píng)價(jià)的內(nèi)容存在差異，對(duì)人員所需要具備的能力要求也不盡相同。企業(yè)需要將這些工作交由內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行管理，加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，保證他們具備雙重資格，將這兩種管理體系整合到一起，簡(jiǎn)化檢查程序并減少次數(shù)，防止出現(xiàn)重復(fù)無(wú)意義勞動(dòng)現(xiàn)象，節(jié)省管理成本，保證質(zhì)量管理的實(shí)效性與效率。

4 結(jié)語(yǔ)

由上文可知，全面質(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合是具有必要性與可行性的。企業(yè)在完善內(nèi)部控制與質(zhì)量管理制度的同時(shí)，逐步開(kāi)展適當(dāng)?shù)娜尜|(zhì)量管理體系與內(nèi)部控制的融合工作，形成全面的、一體的質(zhì)量管理體系，有效簡(jiǎn)化質(zhì)量管理的程序與步驟，不僅能夠在很大程度上減輕質(zhì)量管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低生產(chǎn)成本，還能夠有效提高質(zhì)量管理的效率與質(zhì)量。

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