淺談房產信息檔案管理的重要性

鄭亮洪

摘要：隨著城市化進程的加快，城市建筑行業得到快速發展，房產的檔案數量也呈現快速增長的趨勢，隨著檔案的增加，傳統管理模式已經不適應發展要求，所以，應當加強信息檔案管理的研究。

關鍵詞：房產信息；檔案管理；重要性

最近幾年，房地產行業得到快速的發展，相應的房產檔案數量逐漸增加，傳統的檔案管理模式不但效率低下而且質量不高，本文主要探討房產信息檔案管理，分析了房產檔案管理的標準化以及規范化趨勢之后，從利用渠道以及創新兩個方面闡述了信息檔案管理的重要意義。

一、房產檔案實現信息化需要不斷規范化與標準化

在信息化檔案管理當中，需要采集、歸納以及管理檔案，所以，這就需要信息化檔案管理實現統一標準。檔案管理的標準化以及規范化是房產檔案信息化建設的前提和基礎，如果實現不了標準化以及規范化，那么，信息化管理也難以完成。

（一）檔案管理技術的綜合使用

在房產檔案信息化建設中，檔案管理技術是一項十分關鍵的技術，同時它也是一項不斷發展的長期性技術，其是建立在檔案技術和信息技術基礎上的技術，在用于保存檔案方面還是具有一定的風險性，其安全性還是需要經過時間來驗證。因而，在對房產檔案進行管理時其技術需要將信息技術的特點與檔案技術的特點結合起來，使房產檔案管理更加有效。就當前房產檔案管理的形勢而言，盡管已經達到了無紙化辦公，其主要的技術是微縮技術，進而使電子檔案可以通過圖像數字的方式存儲和顯示，同時存儲的方式也可以是微縮膠卷形式。同時，數據一旦在進入系統后很難在對其進行檢查，因而在輸入數據時一定要使數據的數量得到保證，并進行相應的核實工作，確保數據的準確性，促進檔案信息化的實現。

（二）注重房產檔案數據庫的建設

檔案實現現代化管理的基礎是數據庫的建立，其中，數據庫是由每一條檔案信息構成的，這也是數據庫最基本的信息和檢索的途徑。因而在處理檔案時，關于檔案信息設置需要具有一定的深度，保證檔案信息的完善性，不然用戶難以通過檢索的方式獲得所需的信息。因而，在設置相應的檔案信息時需要站在用戶的角度上，在滿足用戶的同時又便利于檔案的有效管理，也需要注重相應的數據庫建設，使數據庫建設幫助管理者有效實現對檔案的管理。關于數據庫的設計和建設，它并不只是移動單價數據庫到網絡中，而是需要將單機數據不合理處進行改進。在房產檔案信息化的背景下，房產檔案信息多是儲存在電腦和硬盤中，一旦電腦系統出現問題就可造成數據的丟失，使房地產管理造成巨大的損失。為了避免房產檔案數據的丟失，需要對房產檔案數據進行備份，其備份的地方也需要選擇安全地區，這樣即使在電腦以及系統出現問題時，也可以保障房產檔案的安全性。在網絡技術不斷發展的背景下，房產信息管理實現了異地備份儲存，使房產檔案數據更加安全。

（三）注重房產檔案信息化管理系統的運行安全

由于網絡上存在著一些不穩定因素，會對網絡系統安全造成一定的影響。因此，為了保障房產檔案信息化的安全，保護用戶的信息安全和使用，需要對系統進行權限使用控制，加強相應的管理，一般可以分為授權管理、角色管理以及用戶管理。同時，在進行房產檔案管理時需要對網站進行安全掃描、病毒查殺，建立起防火墻，防止病毒入侵。對信息進行輸入的一些安全舉措包括用戶身份驗證、對信息數據進行加密等。在用戶需要在房產檔案網查詢相應的信息時需要驗證身份，進而獲得相應的權限。為了使房產檔案信息系統運行更加安全，還需要避免黑客攻擊，建立相應的防護網。

二、認識房產檔案管理系統工作，信息化建設融入創新觀念

房產檔案是我國社會管理一種較為重要的組成部分，它對社會的發展和穩定有著非常重要的作用，對房產檔案進行有效的管理可以促進社會的穩定和發展。近年來，房產檔案的數量在不斷增加，其管理工作也更加繁雜，對房產檔案進行系統化的管理也顯得尤為重要。因而，管理工作人員不僅要意識到房產檔案管理的重要性，同時也需要有相應的系統化檔案管理的意識，使房產檔案管理工作更加有序。在原有的房產檔案管理工作中采用的管理模式較為落后，因而，當前在進行信息化管理中還需要對一些基礎性的工作進行完善，這需要一定的物力、人力以及財力，也需要保證工作的質量。因而，在房產檔案管理工作中需要有系統化的思想，使工作的效率和質量得以提高，同時在信息化建設中采用創新觀念，實現對房產檔案信息的有效管理。

三、拓寬地產檔案的利用渠道，提升經濟效益以及社會效益

面對當前房產檔案信息化的趨勢，相關的工作人員需要不斷調整自己的觀念，適應當前發展的需要，積極促進房地產事業的健康有序發展。當前，房地產檔案的管理工作已經由原來的封閉型逐漸走向開放型，這是房地產檔案管理工作走向開放的一個重要特征，其主要表現為在保障國家安全利益以及用戶信息安全的基礎上，盡可能滿足用戶的需求。房產檔案管理為政府決策以及社會發展走向提供了相應房產信息支撐，同時在一定程度上對人們的房產安全提供了保障，有效減少了人們在房地產上的糾紛，維護了社會的穩定安全。在當前信息化的背景下，需要對房產管理信息化的方式不斷進行全方位、多角度、多層次的開發，使房產信息資源得到更加有效的利用。

結語：

綜上所述，傳統的檔案管理已經不適應當前日益發展的房地產行業的需求，應當進行信息化管理，提升檔案管理質量以及效率。以上主要從創新意識以及拓寬利用渠道論述了信息化管理重要性，針對房產檔案管理工作，需要進一步的標準化以及規范化，提升房產信息管理水平以及質量。

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（作者單位：佛山市高明區不動產信息中心）