淺談社保檔案管理工作中存在的問題及對策

張愛云

摘 要：社保檔案管理是社保服務(wù)管理工作中不容忽視的重要環(huán)節(jié)，是社保工作得以有序進(jìn)行的重要支撐。社保檔案是對社會保險登記、繳納以及統(tǒng)計等信息的真實記錄，是參加社保的單位以及單位員工獲保權(quán)益的有效記錄，是保障參保單位和職工權(quán)益的有效依據(jù)。強化社保檔案管理有助于推動我國社保業(yè)務(wù)的健康有序發(fā)展，同時對投保人員權(quán)益的保障也有重要意義。然而，我國當(dāng)下這項工作具體的實踐當(dāng)中，卻依舊存在一些不容忽視的問題。本文著重強調(diào)了這項工作的重要性，并對加強這項工作的有效策略進(jìn)行了思考，以期能夠?qū)ι绫n案管理這項工作的有序?qū)嵤┢鸬揭欢ǖ淖饔谩?/p>

關(guān)鍵詞：社保檔案；管理；問題；對策

引言

在我國大力推進(jìn)和諧社會建設(shè)的今天，社會保障作為維護(hù)社會穩(wěn)定、促進(jìn)社會和諧發(fā)展等方面有著十分重要的意義。社會保障檔案管理作為社會保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)性工作是建設(shè)規(guī)范化、制度化社會保障體系的重要內(nèi)容，對實現(xiàn)我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發(fā)展有著重要的推動作用。要對當(dāng)前社會保障檔案管理中存在的問題進(jìn)行深刻的分析，采取措施優(yōu)化社保檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮基礎(chǔ)性作用和參考性作用。

1社會保險檔案管理工作中存在的問題

1.1社保檔案管理重視程度不足

近年來，隨著社會經(jīng)濟水平的迅速發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)逐漸得到了廣泛關(guān)注，參與保險業(yè)務(wù)的人數(shù)也在呈現(xiàn)逐年增長趨勢，這樣一來不僅使得社保檔案管理的工作強度不斷增大，還對從事社保檔案管理的工作人員提出了更高、更新的工作要求。但實際上，在大部分社會保險單位中，有很大一部分檔案管理工作人員并沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，而且普遍存在檔案管理制度落后、管理人員能力不足、管理經(jīng)費投入不足、重視程度不足的問題，嚴(yán)重制約了我國社保檔案管理的發(fā)展。

1.2社保檔案管理能力水平不高

在我國的社會保險單位中，雖然也有一部分單位已積極引進(jìn)了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，但由于我國現(xiàn)如今應(yīng)用于社保檔案管理方面的電子軟件其開發(fā)流程還不是十分成熟，就使得社保檔案管理實際工作中同時存在著電子檔案與紙質(zhì)檔案這兩種形式，且后者往往占有較大的比例，這樣一來不僅會使得電子檔案管理系統(tǒng)的功能無法得到充分的發(fā)揮，還會在一定程度上增加檔案管理的投入成本，降低檔案管理的工作效率。除此之外，社保檔案管理工作的人員在實際工作中不愿嘗試新型的管理方式，傾向于選擇較為落后的傳統(tǒng)式管理方法，也會在一定程度上制約我國社保檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.3社保檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺乏

雖然我國頒布的相關(guān)法律法規(guī)在一定程度上能起到規(guī)范社保檔案管理的作用，但其并沒有對檔案管理的具體工作流程進(jìn)行規(guī)范性的統(tǒng)一，如社保檔案的收集、社保檔案的整理等，這樣一來就會使得在實際開展社保檔案管理的工作過程中，常會發(fā)生社保檔案分類不明、社保檔案保存期限不當(dāng)、社保檔案處置不力、社保檔案管理體制不規(guī)范等問題，進(jìn)而導(dǎo)致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運行效率低下。

2 改進(jìn)社保檔案管理工作的建議和措施

2.1 加強社保檔案管理工作重要性的思想意識建設(shè)

加強社保檔案管理工作重要性的思想意識建設(shè)是改進(jìn)社保檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。首先，要在決策者和管理層方面加強對社保檔案管理的重要性認(rèn)識，要成立專門的工作小組、派專人負(fù)責(zé)，并將社保檔案管理工作納入到?jīng)Q策者績效考核的指標(biāo)體系中，提升社保檔案管理工作的地位。其次，要提高社保檔案管理工作人員對自身工作重要性的認(rèn)識，讓他們認(rèn)識到自身工作對社會發(fā)展、人民生活的重要保障性，促使他們積極的投入到工作中，注重自身能力水平的提高，創(chuàng)新工作方法，為社保檔案管理工作奠定良好的人力基礎(chǔ)。

2.2 健全社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度

由于不同地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平、社會文化氛圍等存在較大的差距，因此在社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)方面存在許多不同，但是在社會保障工作的一般性業(yè)務(wù)方面，還是可以做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)能夠為檔案的流動交接工作提供良好的制度支持，這在當(dāng)前人員流動性巨大的今天具有十分重要的意義。因此，需要在國家層面、省級部門層面就社保檔案管理的規(guī)范性、制度性等內(nèi)容建立標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行統(tǒng)一，為檔案的流動交接和社保工作的進(jìn)一步發(fā)展提供良好的制度支持。其次，在社保檔案具體管理制度方面，要根據(jù)實際工作情況，對檔案資料的收集、鑒定、歸檔、借閱、銷毀等業(yè)務(wù)內(nèi)容制定明確的規(guī)定，保障社保檔案的科學(xué)性和社會性。

2.3 提高社保檔案管理工作的信息化水平 通過上文分析可知，與其他檔案管理工作相比，社保檔案管理具有數(shù)量大、工作量大的特點，并且隨著辦公信息化水平的普及，社保檔案管理工作需要對傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，將計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、統(tǒng)計技術(shù)等運用到社保檔案管理工作中，提高社保檔案管理工作的信息化水平，這樣不僅能夠節(jié)省檔案管理成本，保證社保檔案管理工作的科學(xué)性、有效性，而且能夠提高社保檔案的利用率，讓社保檔案管理工作為改進(jìn)社保保障工作提供更好的支持。

結(jié)語

社保檔案是社會保障事業(yè)中的一個分支，但社保檔案的作用常被社會忽視。隨著社保體系的逐步完善，社保檔案顯得越來越重要，因此，社保檔案工作要發(fā)展，要實現(xiàn)其社會價值，首先要讓社會從思想上認(rèn)識到社保檔案的重要性，要利用各種宣傳工具，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高社保意識，尤其是要提高各級領(lǐng)導(dǎo)的社保檔案意識，提高對社保檔案工作的重視程度，更新觀念，為搞好社保檔案工作創(chuàng)造條件，將其納入各級領(lǐng)導(dǎo)的工作日程和議事日程，為建立和完善社保檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

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[2]王春紅.淺析如何做好社會勞動保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015（4）：117.

（作者單位：曹縣機關(guān)事業(yè)單位社會保險事業(yè)處）