對做好辦公室管理工作的思考

姬曉麗

辦公室是公司的中樞神經系統，其工作的各個方面都折射出影響執行力效果的印記，其管理水平直接關系到公司各項工作的正常運轉。在公司當前改革發展任務艱巨、外部環境復雜多變的新形勢下，如何做好辦公室工作，有效發揮辦公室的參謀助手作用，更顯得至關重要。

一、辦公室管理的功能及其要求

辦公室主要有管理、協調、服務三大功能，其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。辦公室工作必須在“管理”、“協調”和“服務”三方面再上一個檔次，才能適應現代企業制度對辦公室管理的要求。

（1）從“管理”方面來說，辦公室工作不能滿足于僅僅在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”，還必須在公司的經營理念、管理策略、企業文化等重大問題上有自己的思考，經常提出深思熟慮、脫凡出新的參謀意見，并且在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。

（2）從“協調”方面來說，辦公室人員不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足；也不能憑借自己在公司的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權壓人。辦公室人員應主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎上做好協調。

（3）從“服務”上說，辦公室就是要為上級機關服務、為領導服務、為基層服務、為員工服務、為公司的健康發展服務，以爭取達到上級滿意、領導滿意、基層滿意、員工滿意。人們常說，辦公室是打不完的電話，磨不完的嘴，寫不完的材料，跑不完的腿。因此，辦公室要甘當幕后英雄的角色。

二、提高公司辦公室管理工作水平的對策

（1）主動學習和理解政策

近兩年來國家和公司系統各項要求都在發生著深刻的變化，一些傳統的思維模式和固有的模式逐步被打破，僅國網公司行政辦公類的通用制度目前就已頒布了32項。辦公室是公司的信息樞紐，這就要求我們必須掌握諸如部門職責，各專業工作流程和工作要求，內外部政策的重大變化等等。我們不僅要熟練掌握行政辦公類的各項新規定，新要求，還要知悉各個專業的調整和變化，既要學習國家層面的宏觀政策調整，又要高度關注公司系統“兩個轉變”的新思路。唯有通過認真地學習和理解政策，積極做出適應性調整，做到“敏銳、敏捷、敏感”，才能適應內外部環境變化對我們帶來的影響。

（2）加強隊伍建設，不斷提高人員綜合素質

要不斷更新辦公室人員隊伍的知識面，加強工作人員綜合素質的培養和提高。具體來說，一要不斷提高政治理論素質。加強各項政策法規的學習，樹立正確的政治方向、立場和觀點，把握工作全局，為工作奠定良好的政治理論基礎。二要不斷提高文化素質。建立起層級性的知識儲備和開放性的知識結構，為做好工作打好文化基礎。三要不斷提高業務素質。要善于從繁雜的事務工作中擠出時間來鉆研業務，既要對自己承擔的本職業務深鉆細研，又要兼收并蓄，熟悉全面，切實掌握好綜合分析、文字處理、組織協調等各項技能，做到一專多能、融會貫通。

（3）積極推動管理工作創新

辦公室在處理好日常事務的同時，應將更大的精力放到綜合協調、服務決策、服務管理上來。大力進行思維創新、觀念創新、內容創新，由忙于抓具體事務向善于抓大事、謀大事轉變；由注重作好眼前的工作向搞好超前服務轉變；由完成領導交辦的任務向主動服務、不斷提高工作質量和效果的精益化管理轉變，為領導決策提供科學詳實的依據。落實到具體工作上，一是要全面、準確、及時地掌握公司實際情況，廣泛收集信息，深入調查研究，增強認識問題的前瞻性、科學性，更好地為領導決策提供有價值的意見、建議。二是真實反映基層情況，使基層的合理要求在領導決策中得到充分體現。三是要準確體現領導意圖，認真學習有關文件和領導講話精神，不折不扣地完成領導交辦的任務。

（4）努力提高綜合協調能力

由于辦公室負責全面綜合工作，各部門的情況都是通過辦公室來傳達或中轉，各種矛盾也往往匯集到辦公室來解決，這就需要辦公室具有較高的綜合協調能力。搞好綜合協調的關鍵是把握全局。辦公室工作人員無論在什么崗位上，都要有強烈的全局觀念、大局意識，堅持從公司改革、發展和穩定的大局去思考、籌劃、安排和處理問題。工作中要注意原則性和靈活性的有機統一。既要嚴格按規定辦事，避免包辦、代替其他部門工作，又要對那些職責不明、無人負責的事，自覺擔起責任來。還要在牽頭協調過程中，尊重并發揮其他部門的作用和積極性，努力形成整體合力，促進問題的圓滿解決。落實到具體工作上，一是加強與各部門的溝通聯系，堅持每月深入生產一線、班組學習調研一次，全面了解基層信息，準確掌握基層員工關心的熱點、難點問題，及時提出協調解決的預案，供領導決策參考。二是主動加強與兄弟單位橫向聯系，加強各類信息的溝通與交流，為領導決策服務。三是發動辦公室管理人員圍繞公司熱點、難點問題開展專項調查研究，集思廣益，獻計獻策。

作為公司辦公室的管理人員，還需要不斷解放思想，轉變觀念，用新思維研究新情況，用新思路破解新難題，用新舉措實現新發展，自覺圍繞公司的工作中心，努力創新管理機制，提高工作效率，才能為建設一流供電公司，實現“一強三優”目標做出自己應有的貢獻。