淺談房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項

郭秀

【摘要】監(jiān)理機構是獨立于建設單位和施工單位的第三方，監(jiān)理資料是工程在建設過程中最公正、最直接的反映，特別是在房建工程建設過程出現(xiàn)了質量分歧、索賠爭議時會發(fā)揮特別重要的作用，所以加強房建工程監(jiān)理資料整理非常重要。基于此，本文闡述了房建工程施工監(jiān)理資料整理準備的工作要點，對房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項進行了論述分析。

【關鍵詞】房建工程施工；監(jiān)理資料；整理；準備要點；注意事項

一、房建工程施工監(jiān)理資料整理準備的工作要點

房建工程施工前監(jiān)理資料整理準備的工作要點主要包括：（1）制定適合本項目的資料整理制度。房建工程開工前，監(jiān)理機構要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責空白。在實際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責，將監(jiān)理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對每個施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機構每位監(jiān)理人員及施工單位有關人員在監(jiān)理交底會上進行傳達，統(tǒng)一要求，以使整個工程資料達到規(guī)范化、標準化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對項目監(jiān)理部需要配備一個業(yè)務精煉、思想意識和責任心強的資料管理人員。作為一個檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業(yè)及公司制定的相關法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項

1、房建工程施工前監(jiān)理資料整理的注意事項。（1）相關資質文件搜集與審核的注意事項。監(jiān)理機構發(fā)出進場通知，施工單位入駐現(xiàn)場后，檔案管理人員應依據(jù)本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質，并將現(xiàn)場人員與投標文件或合同文件對應，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規(guī)定制定的注意事項。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規(guī)定，對來往文件的格式也進行詳細的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產(chǎn)生混亂。（3）監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫分工要做出明確規(guī)定的注意事項。無論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機構的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機構都應在駐場后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個監(jiān)理機構只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時要確定每份監(jiān)理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監(jiān)理資料整理的注意事項。（1）施工期間不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續(xù)是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現(xiàn)象；針對現(xiàn)場日志、記錄的填寫除了要求規(guī)范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環(huán)節(jié)，無論是上級機關來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發(fā)登記，并對文件的內容詳細了解，在總監(jiān)批示后轉相關人員進行傳閱，如有必要應復印下發(fā)，并對文件要求落實的內容進行跟蹤，確保文件第一時間相關責任人能夠及時了解，有利于工程現(xiàn)場監(jiān)理控制。看似是一個小小的環(huán)節(jié)，但是關系重大，也體現(xiàn)了一個項目監(jiān)理部程序化管理的水平。（3）定期對施工單位形成的檔案資料進行審查，這項工作基本在監(jiān)理合同中都會明確注明，即使沒有注明，監(jiān)理也有義務和權力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應經(jīng)常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數(shù)碼相機，在工程中也進行了應用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場存在問題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場監(jiān)理的工作。在將來寫材料的時候將會是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作進行影像記錄，工程現(xiàn)場如有條件也要進行監(jiān)理人員現(xiàn)場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗收資料整理的注意事項。（1）對現(xiàn)場形成的監(jiān)理記錄文件進行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗資料整理的注意事項。該工作在開工前就應由專業(yè)的試驗工程師或現(xiàn)場監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測計劃制定現(xiàn)場可執(zhí)行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統(tǒng)計、并對混凝土及砂漿進行質量評定，也是判定該分部工程質量合格和優(yōu)良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。

結束語

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對形成的檔案經(jīng)常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時落實，以便檔案管理工作更好的開展。

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