高校民生檔案服務和諧校園

楊偉娜

摘 要： 高校檔案工作一直是我國檔案事業的重要組成部分，而發展民生檔案有是新時期高校檔案工作的新理念和新目標。建立高校民生檔案體系，跳出檔案看檔案，使高校的檔案部門充分做到以師生為本，關注師生，服務師生。

關鍵詞：高校 民生檔案

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0169-01

高校民生檔案工作是我國檔案事業新常態的重要組成部分，是推動新時期高校檔案工作發展的新理念和新目標。服務教職工、服務學生現已成為高校檔案工作的重要職能，建立高校民生檔案，跳出檔案看檔案，從被動等候向主動服務轉變，使高校的檔案部門充分做到以師生為本，關注師生，服務師生。

一、加強高校民生檔案資源體系的建設

1.與教職員工相關的檔案資源建設

高校民生檔案管理工作是高校檔案館（室）直接記述和反映高校工作，保存備查和各種文字、數據、圖表等材料的總稱。它是體現高校檔案工作發展的歷史軌跡，對師生惠顧政策的運用、實施和服務的有力證據和價值觀追求，對進一步促進高校檔案工作的發展具有十分重要的借鑒、參考價值。檔案資源體系建設的首要環節是歸檔資料的收集，檔案工作人員需緊扣檔案分類方案和歸檔范圍。學校內部文件、外來文件、基建類文件、各類合同、學生入學審批表、關系介紹信等，特別是、引進人才文件這些都是關系到教職員工晉級、工齡核算等個人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。這些資料往往在數十年后仍有查詢利用的價值，切實為查檔者提供有力依據，造福百姓。二是職稱評定。職務資格的評定和逐級晉升不僅見證了一名教師的成長，關系到其切身利益，從學校的角度，也是學校師資隊伍結構的體現，從一個方面反映出學校的教育教學水平。因此，職稱評定方面文件的收集與整理是民生檔案中的重要內容。所以，檔案工作者應在平時注意積累有關資料，加以整理和歸類，使其呈現清晰的脈絡，方便查詢和利用。

2.與學生相關的檔案資源建設

高校的辦學任務是培養社會需要的技能型人才，學生在校學習與生活情況的記載是他們走上工作崗位前的重要歷史依據。每年的錄取新生名冊和畢業生驗印花名冊是學生檔案的重要內容，經常用于為往屆生開具在校證明、學歷證明等，而且其參考利用價值期限較長。高校的學籍檔案是學生在學校學習、實踐活動中形成的，對學生的思想品德、學習成績、特長愛好、身心健康等方面的原始記錄，客觀反映了學生在校期間的真實面貌，對學生就業、開具出國等有關證明都發揮著憑證和依據作用。收集畢業生學籍表時，首先需確保學籍表的完整性和真實性：各項簽名是否完備、學生照片是否已粘貼、個人信息欄是否已填寫等。若干年后，當年的學生前來母校查考其在校期間的歷史記載，哪怕時過境遷、物是人非，完整齊全的檔案資料仍然能夠準確而真實地說明當時的情況。技能考核：學生可通過考核獲得相應的工種等級證書。這些資料真實反映了歷屆學生在各自專業上的實際操作水平和動手能力，也是學生在校期間的重要學習記錄。

二、加強高校民生檔案的創新管理

1.建立健全高校民生檔案管理制度，加強對民生檔案工作的督導和監管。民生檔案來源于高校不同部門和系部，種類多，內容繁雜。進一步做好檔案資源的整合與開發。具體而言，就是按照“以人為本”的原則，把關系廣大師生利益并利用率高的檔案優先進行整理、編目。如在教師技能大賽或科研成果獲獎方面，以參賽專業、級別和申報專業、級別為分類標準，篩選出歷年獲獎教師的姓名和獲獎名次，按年度將相關文件資料加以整合，形成獲獎情況信息庫。檔案工作者的辛勤工作將原本分散的檔案資源整合成脈絡清晰的信息庫，不但使學校的辦學業績一目了然，也方便了查詢利用。

2.不斷提高檔案查詢的現代化水平。目前，利用計算機管理系統進行檔案查詢已得到普遍運用，這項工作要求檔案工作人員在平時做好檔案資源的數據庫錄入工作。傳統意義上的數據庫錄入內容包括了案卷目錄、卷內目錄和歸檔文件目錄，對檔案電子化的要求不高。近年來，隨著檔案電子化工作的深入開展，檔案實體電子化已成為一種趨勢。比如，在查詢某次大賽的獲獎資料時，檔案工作者除了錄入獲獎文件的歸檔文件目錄，還對獲獎文件和證書進行了掃描，通過電腦操作即可以調閱，大大提高了查詢利用工作的效率。

3.搞好專題培訓并有針對性地開展檔案業務指導。檔案工作人員的業務素質和敬業水平是做好民生檔案“兩個體系”建設工作的重要因素。通過各種培訓，使檔案工作人員不斷提高和掌握民生檔案收集管理歸檔的具體標準和操作技能，按時完成一年一度的民生檔案收集、立卷、歸檔工作。轉變作風，提高效能，突出重點，保證質量，應本著“以人為本”的宗旨，注重材料的完整性和真實性，在檔案工作的各個環節中一絲不茍，在開發資源的途徑和利用資源的方式方法上勤于思考、勇于探索，更大地發揮民生檔案的效用。

牢固樹立檔案工作“尊重民意、維護民權、服務民生”的指導思想，把服務群眾、維護社會穩定作為服務全校工作大局的新著力點和切入點來抓。改善服務條件，提高服務質量，加快現有館藏檔案數字化工作，努力形成民生檔案數據庫。