整合高校檔案資源實行"大檔案"管理經驗探索

曾裕涵

【摘要】伴隨著高校教育教學水平的不斷提升，許多高校在不斷提高自身教學水準的同時，也開始進行高校整體改革。檔案資源的管理在高校的發展過程當中是非常重要的一個環節，所以，高校檔案資源如何進行創新管理，并且不斷提高檔案管理的科學性和有效性已經逐步成為我國大多數高校開展檔案管理部門工作的重點。本文就將針對高校檔案資源管理現狀及其存在的問題進行簡單分析和闡述，接著科學探究得出未來高校檔案資源如何實現“大檔案”管理，從而不斷提高高校檔案資源的管理水平。以期為高校檔案管理人員的實際工作開展提供理論參考和實際借鑒。

【關鍵詞】高校；檔案資源；“大檔案”；管理對策

社會的不斷發展以及科學技術的不斷進步，勢必會造成信息傳播以及信息資源的速度有所加快。在這樣的背景之下，高校的信息資源整合現象越來越明顯。檔案資源作為高校非常重要的資源之一，其本身對高校的教學質量以及學校的整體發展產生了非常大的形象。如何針對高校檔案資源進行整合，實現科學有效管理，將成為高校檔案管理工作者的工作重點。同時，檔案資源管理水平也將直接影響高校的管理制度改革，對高校的發展產生深遠影響。

一、當前高校檔案管理存在的問題分析

首先，當前我國高校檔案管理制度比較落后，并不符合未來高校的發展要求。比如許多高校新增加了許多檔案資源，其中包括電子檔案等，都沒有列入到高校的檔案管理范圍當中。只是分散的散落在個別的職能部門，所以許多時候檔案會存在嚴重分散現象。甚至無法為相關的人員使用提供便利，造成檔案的大肆浪費。

其次，高校所進行的檔案管理內容范圍過于狹窄，只是涉及到學生的基礎信息、入校登記以及體檢信息、成績信息這類基礎資料。其他的綜合性檔案內容以及學生的動態資料，這會造成檔案內容缺失，不能起到很好的檔案管理效果。

再次，高校的檔案管理部門現存結構存在嚴重的不合理現象。許多高校雖然已經開始意識到大檔案管理的模式，可是并沒有真正將檔案管理工作歸納到行政管理過程當中。故而，檔案管理部門并不能夠真正享受行政管理的權力，同時也無法盡相應的義務。

最后，則體現為高校的檔案管理部門并沒有適應大檔案管理制度實行之后，檔案管理業務增加的趨勢。高校由于沒有合理分配檔案，使得管理者在進行檔案管理的時候，往往會出現比較混亂的局面，造成檔案管理水平偏低。

二、未來整合高校檔案資源且實行“大檔案”管理模式的對策

（一）提升檔案管理的效益

在大檔案管理的大背景之下，高校的檔案資源整合與管理必須要不斷改進。通過提升檔案管理水平，可以有效提升檔案管理效益。作為高校的相關負責人，應該充分意識到檔案資源本身所具有的效益，并且將其應用在檔案管理過程當中。一方面可以有效整合本學校的檔案資源，另一方面也可以將檔案資源的效益充分發揮出來，幫助相關的領導人員進行決策，為高校進行長遠戰略制定提供有效依據。比如高校的檔案管理可以借助于網站平臺，通過網站建設或者間接建立起與某些網站之間的聯系，可以使得檔案用戶針對檔案進行及時的查詢。同時還可以有效建立起檔案信息共享平臺，有利于整個高校對檔案信息的管理和提取。

（二）對高校檔案資源進行合理集中和統一分配

大檔案管理要求高校將所有的檔案進行科學規劃和整理。通過將學校的檔案資源庫檔案進行豐富，可以有效實現資源的共享。并且，還可以將高校的許多實體資源與信息實現全面融合。這樣，許多資料都可以在檔案管理的過程中被科學記錄，信息資源也可以通過檔案的管理，錄入到網絡平臺當中。高校在對學生信息進行統計或者進行某一決策的時候，可以輕松對信息進行查詢。滿足高校對檔案信息的應用要求。

（三）提升相關人員及其校內所有人員對“大檔案”管理的認識

在高校進行大檔案管理的過程當中，不僅需要相關的檔案管理人員意識到大檔案管理的優勢，同時更需要全校內部所有的人員針對大檔案管理進行全面認識。通過支持大檔案管理，使得高校檔案管理工作可以進行革新。比如高?？梢酝ㄟ^宣傳欄或者橫幅等形式，針對大檔案管理制度進行選換。還可以舉辦“大檔案管理制度介紹會”，讓全校師生針對大檔案管理有更為直觀和全面的認識。這樣一方面吸引了全校師生的注意，另一方面也真正加強了高校的檔案管理能力，為高校的不斷進步與發展提供幫助。

（四）注重對檔案管理者專業素質的提升

在進行大檔案管理的過程當中，應該格外重視高校內部檔案管理者專業素質的提升。加快培訓速度的方式無疑是比較有效的一種方法。通過對檔案信息資源的提取和開發，可以有效將專業人才聚集起來，組織開展培訓。尤其在近些年來，我國的社會發展速度不斷加快，社會科技水平不斷提升，電子化以及網絡化發展使得高校的檔案管理工作更為科學。所以檔案管理人員應該對基礎的信息搜索以及信息檢索方式進行了解，逐步將自身打造成為復合型、專業性人才。高?？梢酝ㄟ^給予檔案管理人員晉升的機會和權力，這樣可以有效調動其工作的積極性，為后續高校制定科學的檔案管理計劃奠定基礎和保障。

結束語：

在高校實行大檔案管理制度，有利于高校將原有的檔案資源進行豐富。同時也可以有效對檔案管理方式進行革新。一方面可以使得高校的檔案管理更為科學有效，另一方面也可以在高校利用檔案資料進行決策的時候，真正起到有效的依據作用。所以，從長遠角度分析，整合高校的檔案資源，對其實行大檔案管理，確實有利于提升高校的整體檔案管理水平，對于促進高校的優質化、長遠化發展，具有重要價值。

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