談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策建議

屈民

【摘要】我國的電子檔案在管理的過程中盡管已經取得了一定的進步，但是從總體的發展來看依然存在著很多的問題，這些問題主要包括原始性問題、格式問題、真實性問題、安全性問題和完整性問題，在電子檔案管理的過程中，一定要重視這幾大問題，這樣才能夠充分的保證整個電子檔案管理的科學性與合理性。

【關鍵詞】電子檔案管理；問題；建議

社會在不斷的發展，電子信息技術水平也在不斷的提升，檔案受到了科技發展的影響開始逐漸的向著電子化的方向發展，電子檔案的數量在逐漸的增加，在電子檔案發展的過程中，一定要重視整個電子檔案管理中存在的問題，只有將這些問題解決才能夠使得電子檔案取得進一步的發展。

一、電子檔案存在的問題

（一）原始性問題

傳統的電子檔案在發展的過程中，主要就是利用紙質的載體來對相應的內容進行展現，使用紙質的檔案能夠有成效的對檔案的原始性進行鑒別，但是電子檔案在鑒別原始性的過程中還存在著極大的難題，這主要是由于電子檔案使用的是虛擬的圖片來開展相應的工作的，是無法全面的保證整個檔案工作的原始性與科學性的，而且電子文檔在錄入和傳輸的過程中也會存在著一系列的篡改和復制的現象，這些現象對于電子檔案的安全性和保密性都有著不良的影響，因此使得原始資料的判定存在著極大的難題。

（二）格式問題

電子檔案在使用的過程中存在著格式問題，這主要是由于電子檔案在移交的過程中，使用的是一套的紙質檔案和電子檔案，例如住房建設部門，相關的建設單位需要向著承建檔案館來進行工程紙質檔案的移交工作，其中需要移交的文件需要紙質檔案和電子檔案，對其進行備份。電子檔案在形成之前，作為相應的單位需要選擇一定的格式，這些格式問題對于word格式文件、彩色圖像文件、圖紙文件和lotusl-2-3表格文件等都需要有著一定的文件格式，從CAD圖紙的制作來看，圖紙的做作就有著300多種格式，這樣也就導致了各種電子檔案在格式上存在著嚴重的不統一的現象，對于各種資源造成了嚴重的不便，而且有的時候為了將一些舊的電子文檔打開就需要專門的下載相關的軟件，而且不同的單位之間也會存在著格式的差異，這樣對于電子檔案的保存是極為不利的。目前，檔案的格式問題是極為突出的。

（三）真實性的問題

真實性是電子檔案管理中面臨的難題，真實性是檔案自身的基本屬性之一，作為電子檔案自身的真實性就受到了嚴重的挑戰，與紙質電子檔案存在著極大的差異，這主要是由于電子檔案的環境導致的，電子檔案在操作的過程中是極為容易出錯的，也就導致了電子檔案極為容易出現丟失的現象，在使用的過程中容易被人們篡改，當電子檔案的內容受到了改變的時候，那么電子檔案的真實性就無法得到保證，經過篡改的電子文件在使用之后可能會產生無法預計的后果。

（四）完整性的問題

是電子檔案的完整性是無法得到保障的，這主要是由于電子檔案是處于一種流動的形態的，電子檔案在使用的過程中，會導致相關的信息發生不及時錄入或者是丟失的現象，在這一狀態下，電子文檔的相關文檔信息在不斷的進行疊加，導致了人們無法弄清所使用的電子文件的具體來源。

二、防范問題的對策

針對以上的幾個突出的電子檔案管理的問題，借鑒其他地區檔案的工作經驗，提出了一下的幾點對策建議：

1）建立電子檔案數據格式標準，這個標準能夠推動相關的著錄軟件能夠統一格式，形成電子檔案庫獨有的電子檔案模板，一種文件類型只是用一種文件格式，如此能夠規范整個電子檔案的著錄工作。

2）技術人員的培訓。電子檔案的管理人才應該具備的是專業的計算機信息技術，他們應該除了完成檔案的接受和管理之外，需要能夠對破損的電子文檔做出修復和重組，并且能夠做檔案庫的安全系統維護和更新，針對黑客侵入日新月異的技術做出研究和防范。

3）進行元數據的背景數據采集。在形成原始電子檔案的時候，需要采集電子文件的背景內容，形成一種有效的以元數據為依據的檢驗管理。

4）加入簽署技術。在電子文件上面加入簽署的技術，主要有光筆的簽名技術和數字的簽名技術。在數字簽名技術是與元數據背景信息關聯的，也就是當電子檔案的元數據收到侵入或者改動的時候，那么這個數字簽名也會跟隨數據的改動而被破壞掉，在電子檔案的復制過程中，簽名會核對操作環境，修改后需要重新簽署。在這個簽署技術中同時達到了檔案認證的效果，數字簽名撇除了文件被篡改和替換的可能。

5）強化身份驗證。為了能夠確保電子檔案的安全性，必須對于進入檔案管理系統的人員進行嚴格的身份驗證，管理員代碼驗證主要是由數字、字母和特定的符號組成，但是為了防止黑客的破譯，應該加入系統訪問的合法ID，也就是白名單。用戶端申請進入請求，而檔案系統會進行用戶端的數據資料核對，在安全的用戶端環境下才能夠進入檔案系統。

6）建立系統防火墻。這是除了上面的身份驗證之外另外一種訪問的控制技術，這個技術能夠設立網絡與系統之間的屏障，能夠防止其他系統的用戶對機構信息的非法訪問，也就能夠防止信息的非法輸出和修改，通過監測數據流，防止不符合安全規范信息的通過。

7）加入防寫措施。電子文檔應該是處于一種不可逆的寫入狀態，也就是文檔設置為只讀狀態，這樣就能夠確保電子文檔的存儲載體的一種防止更改狀態。

8）存儲載體的辦法。目前主要的存儲載體為CD-ROM，但是其容量相對小，對于大的電子檔案文件難以著錄，多張CD-ROM則增加了掉失的可能。所以應該以一種精密的硬盤式存儲管理，這樣能夠加長電子檔案的反復讀取的次數和存儲時間。但是無論是那一種的載體形式，它們都是一種磁光介質，需要確保一個安全的存放環境，應該控制空間濕度，保持在17度至20度之間。在檔案庫房的建筑上應該防止紫外線的直接射入，讓電子檔案避免陽光的照射。

三、結論

總之，電子檔案的管理主要是確保檔案的安全性和真實性的，通過電子檔案的載體保護，做到電子檔案的完整性、真實性以及有效性。

參考文獻

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