新媒體視角下高校檔案利用管理探究

田佳妤

摘 要： 隨著互聯網技術的不斷發展，新媒體得到了進一步的推廣和應用，豐富了人們獲取信息和傳播信息的渠道。在新媒體視角下，高校檔案管理利用工作中傳統的管理模式表現出諸多不足，難以達到理想的工作效果，這就需要高校提供對新媒體平臺的探索和應用，推動檔案管理利用工作的創新和完善。本文對新媒體進行了簡單介紹，并探討了新媒體在高校檔案利用管理中的應用優勢和應用策略。

關鍵詞：新媒體 高校 檔案管理利用 優勢 策略

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0033-01

高效、完善的檔案管理利用是學校開展各項教學和管理活動的重要保障，在新媒體快速發展和大眾普及的背景下，高校要認識到新媒體在檔案管理利用工作中的應用優勢，并結合自身實際情況，進行檔案管理的信息化建設，首先實現紙質檔案向電子檔案的轉型。電子檔案是高校利用新媒體技術的一項重要表現，通過移動硬盤和虛擬網絡空間存儲各類檔案資料，優化信息資源共享機制，可以大大提高檔案管理和利用效率，避免紙質檔案管理利用中難查詢、易遺漏等問題。

一、新媒體簡析

新媒體指的是以信息技術為基礎發展起來的新生媒體，主要包括網絡系統、無線移動終端以及觸摸媒體、電子雜志等與信息技術相關的媒體形態，隨著科技的不斷進步，新媒體會得到更好的豐富和發展。新媒體的顯著優勢是能夠實現信息的雙向傳播，用戶不僅能夠獲得大量的信息，還能夠進行自主的選擇和傳播，從而得到更好的發展和延伸。目前新媒體的表現形式主要包括微博、社交網絡平臺、手機媒體、網絡媒體等，通過手機、計算機以及數字電視等終端為人們提供分享、評價、交流、討論的技術平臺，同時還能夠為人們提供娛樂方面的服務。

從高校檔案管理利用角度分析，傳統的媒體平臺難以實現信息的便捷、高效的管理和利用，不滿足高校創新發展要求，而新媒體可以更加直觀的展現信息，符合高校教師和學生獲取信息的需求，大大提供了檔案管理利用效率。高校檔案具有較豐富的信息資源，利用價值較高，受到高校師生和社會的廣泛重視，通過新媒體平臺可以實現檔案管理模式的創新，從而提高高校檔案信息資源的開發和利用效率[1]。

二、新媒體在高校檔案管理利用中的應用優勢

1.通過電子技術查閱，提高檔案管理效率

高校原有的傳統檔案管理方式主要是以人工進行紙質檔案的管理，具有一定的局限性，管理成本較高，管理效率較低，難以實現檔案信息的共享，從而影響檔案利用效率[1]。通過應用新媒體技術，實現電子檔案的建立，拓展檔案管理方式，有效改善了傳統管理中的不足，使得管理人員和用戶能夠通過計算機系統和網絡平臺更加方便、快捷的檢索和查閱檔案信息，提高檔案管理的科學性和高效性。

2.通過網絡平臺展示，發揮檔案利用價值

傳統檔案管理工作中，管理人員需要人工進行檔案的搜集、收錄和檢查，耗費了大量的時間和精力，但是檔案管理效果還得不到保障。在新媒體視角下，進行電子錄入，提高了信息收集和整理效率，減輕了管理人員的工作壓力，同時借助網絡平臺展示檔案信息，為檔案記錄、查詢、修改等提供了更加高效的技術途徑，同時方便了用戶的利用，調動了檔案利用者獲取信息的積極性，提高了檔案管理和利用效率[1]。

3.利用微博、微信、校園網站，擴大檔案宣傳影響力

從檔案管理利用的傳統模式分析，目前高校檔案管理部門主要通過內部匯編和索引資料實現檔案的交流。檔案管理部門制定的宣傳刊物在校園內的影響力較小，同時宣傳范圍受到局限，難以實現檔案資料的高效管理和利用。在現代化新媒體技術的推動下，高校檔案管理部門可以借助微博、微信、校園網等網絡平臺，建立公共賬號，擺脫時間和空間的限制，擴大檔案宣傳影響力，實現檔案信息的公共性和開放性，提升檔案的社會利用價值。

三、新媒體在高校檔案管理利用中的應用策略

1.科學選擇新媒體平臺

新媒體雖然具有明顯的應用優勢，但是新媒體開放化程度較高，信息在發布和傳播的過程中，難以得到全面的管理和控制，常常出現一些虛假或詐騙的信息，對用戶構成危害。因此，高校開展檔案管理利用工作必須科學的選擇新媒體平臺。高校選擇的新媒體平臺需要具有一定的權威性和針對性，為有需求的社會部門（例如人力資源和社會保障局）以及個人提供更加安全、快捷的途徑，進行檔案資源的查詢和利用。此外，新媒體平臺要符合大眾的使用習慣，高校可以選擇較受歡迎的媒體平臺，提高檔案的宣傳和利用效率，例如新浪微博、騰訊的微信等具有一定的代表性。同時，高校檔案管理工作者還可以借助現代化信息技術建立高校專屬的檔案管理門戶網站，并通過網絡和移動終端的結合，使得檔案資源獲取更方便。

2.建立健全高校檔案數據庫建設

應用新媒體技術進行高校檔案管理利用工作需要完整的數據資源作基礎，這就需要高校檔案管理部門將傳統的紙質資料轉化為計算機系統中的電子數據，從而建立健全高校檔案數據庫。首先，高校檔案管理工作者需要對不同性質的檔案進行嚴格的分類處理，設置清晰、準確的項目劃分，確保檔案資料用戶能夠方便的找到自己所需要的資料；其次，檔案管理工作者還需要加強高校檔案數據庫的維護和更新，保障新媒體下的檔案資源具有較高的實效性和先進性，不僅要更新檔案內容，還需要根據新媒體平臺中用戶反饋的意見，進行及時調整，分析檔案資源的利用情況，及時采取有效措施進行調整[2]。

3.增強檔案管理利用的社會性

高校檔案的資源應僅局限于高校內部，還應該積極搜集社會中各方面的教育資源、人才管理資源、人才就業信息等，這就需要借助新媒體技術，利用社會力量完善高校檔案資源。新媒體的雙向性特點使新媒體運營人員和受眾可以實現雙向交流，其中，新媒體受眾包括社會團體、企業、事業單位等機構。高校檔案管理工作者可以在分析本校檔案資源結構的基礎上，充分結合檔案受眾的需求，利用社會資源提高檔案的收集和管理效率；通過網絡渠道，高校可以實現與社會機構在網絡平臺的合作，進而實現網絡檔案資源的開發與利用。此外，高校還可以與社會檔案管理部門、圖書館等進行交流共同，拓寬檔案的收集和利用渠道，確保檔案管理利用工作的順利開展。

4.規范檔案管理利用工作

在新媒體視角下，高校還需要通過法律法規和各種規定對檔案管理利用工作進行規范化管理。網絡環境的發展在推動了高校檔案管理工作的同時，也為一些涉密檔案帶來了一定的沖擊，很多不法分子利用新媒體平臺盜取檔案信息，謀取利益，因此，規范新媒體下檔案保護相關條例勢在必行。

在新媒體視角下，高校檔案管理利用工作需要進一步加強信息化建設，利用新媒體平臺，提高檔案的管理效率和利用效果。高校檔案管理部門要積極進行創新探索，開發出更加高效的管理模式，提升高校檔案資源價值。

參考文獻

[1]張曉偉.新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析[J].新媒體研究，2015，14：41-42.

[2]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案，2015，05：102-105.