人力資源管理對人事檔案管理工作的要求解讀

宋春艷

摘 要： 21世紀，知識成為推動人類發展的第一要素，是人類最寶貴的資源。這一時代，是知識經濟的時代，管理的核心即為對知識的管理；所有的競爭歸結為人才的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內容，而人事檔案管理的優劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業人力資源管理的重要支柱。

關鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0031-01

人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者之間不可分離，同步發展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業務活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務。做好企業人事檔案工作，可以極大的促進企業人力資源管理工作，進而提高企業核心競爭力。而現代人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作又有新的要求。

一、新的趨勢大致可以歸納為以下幾點

1.建立多層次的價值評價體系。由傳統的人事考核轉向人力資源管理的價值評價體系；由單一的考核評價轉向多層次全方位的價值評價體系；由面向個人要素的評價轉向對績效和取得優異績效因素的評價；由面向個體績效的考核評價轉向企業績效、組織績效、團隊績效的考核評價。

2.構建以績效為導向的薪酬回報體系。在注重薪酬回報功能的同時，更注重薪酬的激勵功能；以行為和技能作為薪酬的基礎，以組織與個人績效作為支付薪酬的依據；強調團隊績效的回報與激勵——團隊薪酬，在薪酬體系中強化員工持股和股票期權的長期激勵。

3.把職業化作為衡量人力資源管理水平的重要標志。職業化要素由適應世界經濟一體化的知識結構與技能、職業素質、職業道德、職業精神、職業規則、職業價值觀、職業語言組成。

二、人事檔案管理對于人力資源管理的促進作用

1.人事檔案管理可以促進企業內部人力資源的科學有效的使用

人事檔案的科學管理可以是企業在用人和委任職務前充分了解人才，安排合適的任務，讓人力資源得到恰當的使用。科學的人事檔案管理，能讓企業及時發現人才，避免埋沒人才，讓員工在工作崗位發揮最大的作用，提高企業自身的核心競爭力。

2.有利于人力資源的合理配置

利用人事檔案中的信息可以更加深刻的了解員工的信息和歷史，從而在人力資源管理中科學的管理企業人才，發揮員工的潛力。根據員工的專業技術和自身能力的不同，找到合適的崗位安排合適的人才去進行工作。企業按照人事檔案可以充分發揮人才的優點，從而在企業的正常運作中發揮員工的潛能，促進企業的快速發展。

3.利于企業人力資源需求的科學化和規范化

影響企業人力資源的需求因素主要來自企業的內部，科學有效的人事檔案管理可以讓企業人力資源管理人員了解企業的人力資源情況，確保企業的正常發展和改革。在制定科學有效的人力資源管理計劃中，人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預測，就減少了不必要的人才流失。這樣人事檔案就對人力資源管理起到了科學化和規范化作用。

三、人事檔案管理的不足對于人力資源的負面影響

1.企業對于人事檔案管理的重視不足不能適應人力資源的需求

很多企業在人事檔案管理方面沒有嚴格的思想意識，人事檔案管理在企業中僅僅是一個簡單的工作，沒有必要在認識檔案管理上投入太多的資金和精力。在檔案的監督和檢查上力度不夠。由于企業的不重視檔案，管理部門沒有專業的人才，不能科學有效的進行人事檔案的收集、歸檔和鑒別。一個沒有得到重視的人事檔案就不能在人力資源管理中起到應有的作用，不能讓企業在人力資源開發中有效的利用人才。

2.檔案材料的失真現象阻礙了人力資源的合理配置

檔案的真實可靠是檔案的基本特征，沒有了真實和可靠，人事檔案就一文不值，沒有利用價值。很多企業的人事檔案中年齡、學歷、工齡等都出現了捏造、檔案的隨意涂改現象。這些情況嚴重的影響了人事檔案的權威性和嚴肅性，使的人力資源管理中人事檔案失去了價值，不能合理的配置人力資源，更不能科學的制定計劃，沒有了可靠地依據，就不能做出正確的選擇。這就使企業不能及時的配置人力資源不能滿足企業人才的需求。

3.人事檔案的信息不全面和信息復制情況讓人事檔案失去了價值

企業在對人事檔案的管理中，很多都在沿用了以往的模式。記錄的僅僅是員工的年齡、學歷等等基本信息，而且很多人事檔案在編寫時的內容單一、鑒定和考察材料的雷同情況非常嚴重。當下企業的檔案突顯不出員工的技能特點和個人特色，讓人事檔案失去了價值，這不僅僅影響當了員工的崗位問題，也影響到了企業自身的人力資源管理。

4.人事檔案的管理手段落后，妨礙了人力資源的開發利用

現代的人力資源管理對于人事檔案的要求越來越高，人事檔案是否科學化，能否及時的提供有效的員工信息，能否為人力資源管理服務尤為重要。現在人事檔案管理傳統模式影響到了檔案的可靠性。人事檔案管理要注重工作的科學化和現代化，不斷地打破常規，建立人事檔案的現代化信息管理系統，建立健全的合理的人事檔案管理制度，適應人事檔案管理中的嚴肅性。

四、人事檔案管理的改進方法

1.加大對人事檔案的投入，增加管理人員的素質

注重對于人事檔案管理中人員素質的提升，任用在人事檔案管理方面具有專業能力的人才，加大對于人事檔案的投入，配置先進的設備和充足的資金。

2.在企業建立健全人事檔案管理制度

制度對于人事檔案非常重要，有了健全的制度，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理中，拋棄傳統的人事檔案管理方法，加入現代豪華的手段，運用外國成熟的人事檔案管理方法，在檔案的收集、鑒別和保存上嚴格執行規章制度，確保檔案的真實可靠性。

結語

當今世界是知識經濟的時代，人才競爭是所有競爭的根本，而人力資源管理則是人才與知識管理的核心，人事檔案的管理也推動著人力資源管理的發展和完善。所以說，人事檔案工作是人力資源管理的基礎，而二者又是不可分割的有機整體，做好人事檔案管理工作，將推動我國人才的選拔與人力資源管理的發展。