淺議如何提升企業檔案管理工作

張可可

摘 要：檔案管理是企業日常運行管理過程中的一項重要工作，在企業管理、決策等方面發揮重要作用。本文就提高檔案管理人員的素質，建立信息化檔案管理體系，注意信息保密、安全工作，全面提升企業檔案管理工作質量進行了具體闡述。

關鍵詞：企業檔案 檔案管理 信息化

引言

檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發現過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現在和聯系未來的橋梁。把檔案看成文件庫的傳統認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。檔案在被社會各界的利用過程中產生經濟效益和社會效益，發揮它的潛在價值。為了在信息管理和知識管理中把握機遇，檔案工作者需要不斷研究新問題、掌握新方法、更新知識以勝任新的歷史使命。

1、配備專職人員和齊全的管理設施

檔案管理工作是細致又繁瑣的工作，必須配備合適的專職管理人員，要求工作細致，做好保密工作，有較強的工作責任心。同時配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計算機，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對檔案數據統計分析也大大縮短了時間。

2、提高企業檔案管理人員的素質

企業檔案管理人員的業務能力的素質水平直接影響到企業檔案管理工作的質量和效能，充分調動檔案人員的積極性，充分發揮檔案人員的主觀能動性，努力學習業務知識，定期開展業務培訓和外部交流學習，不斷提高檔案人員的知識理論水平和業務技能。由于檔案種類和載體的多樣化，檔案管理設備的現代化和信息化，需要盡快引進一些技能熟練掌握計算機和信息技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，同時對現有相關人員進行相關業務培訓，全面、及時地提高檔案管理人員的素養和技能，通過平衡和提高員工的人才結構和知識結構，形成合力高效的人才團隊，從而使企業檔案管理工作更上新的臺階。

3、嚴格執行檔案管理制度

企業檔案具有政治性和機密性的特點，不能隨意公開和向外擴散。為確保企業檔案的安全，嚴守企業檔案的秘密，充分體現檔案的嚴肅性和權威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律，加強制度建設，不斷提高員工檔案管理的規范化水平。建立健全企業檔案收集制度、建立歸檔制度、查（借）閱制度、轉遞制度、檢查核對等制度。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據可依。

4、企業檔案的信息化建設

企業的檔案管理工作主要包括“實體管理” 與“信息開發利用” 兩大方面。即以企業的檔案實體管理為基礎，以信息的開發為宗旨和方向，為企業的各項工作提供憑證和參考作用。但是，據調查表明，占企業所有知識46% 的企業檔案中蘊含的知識，“被很好地歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發揮作用的只有12% 。”企業檔案蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識，因此，企業檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發企業檔案的顯在信息，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現企業的知識共享和知識創新。從這個角度來說，企業的檔案管理和知識管理具有共同的目標和動機。

5、進一步加強爭先創新意識

企業檔案的價值在于利用，是通過服務社會取得實效來體現，檔案管理工作作為一項基礎性工作，服務性強，以往是坐等利用者上門，我們被動提供服務模式，很難適應改革發展的新形式，這就要求檔案人員發揮主觀能動性，化被動為主動，主動上門服務，并簡化檔案的利用手續，推行檔案利用一條龍服務，為需求者提供準確有效地服務。我們要不斷總結新經驗、新做法，結合檔案部門的工作實際情況從經濟社會發展的需要出發，根據實踐發展的要求，及時修正不合時宜的制度，并將符合實際需要的新經驗和做法以制度的形式固定下來，依據制度管人理事，推進工作制度化、規范化、程序化。以創新服務水平、更新服務觀念、深化服務內容、優化服務方式、服務水平為目標，密切關注重大活動、重大事件，準確把握檔案工作的重點、熱點，及時、主動地挖掘、整理檔案，努力實現檔案管理在理論上、體制上的創新，從而使檔案管理工作及時跟上時代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現檔案價值的最佳途徑，經濟效益和社會效益是檔案具體體現。在新形勢下，檔案工作更應跟上時代步伐，掌握現代化先進技術和精湛的業務技能，進一步凝聚共識、凝聚力量，把十八大精神落實到檔案工作上來，埋頭實干，全面推進檔案事業的健康、持續、快速發展，為早日實現“中國夢”貢獻自己的全部力量。

6、結語

企業檔案是一種重要的知識資源，是企業各項決策的依據以及為企業贏得信譽的基礎，是與企業同步發展的無形資產.因此，企業檔案管理是企業管理的重要組成部分和基礎工作，在企業發展過程中，要充分認識到檔案管理現代化和信息化建設的重要意義，從而在日常的管理過程中積極去應對和解決各種可能出現的問題，求實創新，使企業檔案管理工作更加科學化、高效化、現代化和規范化，從而進一步推動企業的快速發展。

參考文獻：

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