淺談高校文檔一體化管理

郭善寧

摘 要：本文以高校檔案一體化管理為入點，對檔案一體化管理進行分析，研究探索有效對策方法，進步促進高校檔案一體化管理水平。

關鍵詞：高校檔案 文檔一體化 檔案管理軟件

近些年，電子等信息技術快速發展帶來了信息、數據量的迅速增長，更多的電子文件和檔案使電子檔案管理成為難事，這樣的情況在高校的檔案管理中也體現出來，傳統的文檔管理手段已經沒有辦法滿足現在的文檔管理的需求。而文檔一體化正是解決這一困擾的新的文檔管理方案，這是在順應新時代的信息發展趨勢，應運而生的現代化文檔管理理念，能夠提高文檔管理的效率和水平。基于這樣的現狀，我將結合我在高校的檔案管理的工作經驗來淺談“文檔一體化”在文檔管理中的優勢所在。

一、“文檔一體化”在高校文檔管理中的優勢

1.指明了文檔管理的未來方向。

由于信息量和數據量的大幅增長，再加上近年來國家對教育的重視使得學校發展迅速，由此帶來檔案的隨之增長。尤其是現在人們越來越重視檔案，所以檔案的種類與數量較以往都明顯的增加，這些都是現在高校檔案管理過程中面臨的困境。文檔一體化這種管理方式的出現正好能夠填補傳統管理方案的空缺，其一是它檢索起來非常方便，能夠節約文檔管理工作的時間，提高工作效率；其二是他的擁有更大的存儲空間，能夠使檔案管理更加靈活。這樣的管理方式正是未來文檔管理發展的前進方向。

2.高效的利用人力資源和物力資源。

傳統的管理文件和檔案的方式工作內容比較單一，整個工作流程比較重復，然而文檔一體化將文件與檔案的管理進行了有機的結合，將其作為一個大的整體系統，這樣的文件和檔案的管理方式能夠實現檔案部門提前管理文件，這樣就能將在將文件收集、歸檔的過程中，發掘其中形成的有用的信息和數據，對其進行充足得利用，并且比單獨進行檔案管理的檔案質量更高。而且這個過程對于文件和檔案之間的資源互通，能夠更高效的完成管理工作，達到對人力資源與物力資源的充分利用。

3.確保文檔的完整性和時效性

在文檔一體化的管理流程之中，對于文件管理的流程是參照檔案的管理還禮標準，必須在文件辦理結束之后回歸與文檔中，這樣的管理方式省去了對文件進行集中樹梳理的時間與過程，因此文檔內容的完整得以保存，并且對于每一份文件和檔案的讀取和歸檔都是及時的，這樣的管理方式還具有很強的時效性。

二、高校實施“文檔一體化”目前阻力

1.文檔管理體制的分離。現今高校許多的檔案、文件管理工作屬于不同的部門，通常情況下由辦公室文秘崗位負責文件等管理，由檔案室人員負責管理檔案。由于這兩個部門在進行工作分工時就將檔案、文件的管理工作當成兩個獨立的主體來進行管理，所以文檔管理工作就這樣被割裂來來，這也就使得檔案的管理質量難以提高，整個檔案管理的部門和工作人員都處于比較被動的地位，在這樣的職能分工之下，文檔管理的有機統一與結合難以實現，這是文檔一體化實施過程中所遇到的行政管理難題。

2.文檔管理軟件的不統一。利用計算機對文件和檔案進行電子化的管理是目前管理文檔的常態，然而現在的文件管理和檔案管理通常采用了不同的操作軟件，而通常進行文件管理的軟件與進行檔案管理的軟件是不兼容的，這也就導致了一份文件信息在檔案系統內可能使無法完全顯示甚至是不能讀取的，這對于文檔之間的信息共享與互通造成了很大的阻礙，這是文檔一體化實施過程中所遇到的技術實現難題。

3.文檔人員素質偏低。前面分別從管理和技術方面來談了文檔一體化的現實阻力，然而所有的管理工作最終還是由人來執行操作的，因此一支具備著專業素質的文檔管理人員是至關重要的，一個優秀的文檔管理人員必須要有過人的專業素養和操作技能，要熟悉整個管理流程與業務，同時，作為新時代的信息管理工作者，還需要對計算機等工作必備的設備有相當的了解。然而當前的現狀是，許多人包括正在文檔管理崗位上的工作人員都對這個職位不夠重視，沒有意識到文檔的管理人員需要具備的高素質與高操作，大部分的管理人員本身也缺乏專業的素養，這也是文檔管理工作遲遲難以推進的原因之一，這是文檔一體化實施過程中所遇到的人才素質難題。

三、高校該如何實施“文檔一體化”

1.轉變文檔管理的傳統觀念。

高校對于文檔管理的傳統認識是文件的歸文件，檔案的歸檔案，兩個辦公流程互相獨立、互不干擾，而現在我們的首要工作就是要打破這種傳統的看待文檔管理的觀念，要培養其文檔管理應該是文件與檔案的有機結合的新理念，尤其是在文檔管理崗位上的工作人員，更是要認識到文檔一體化相對于傳統文件與檔案管理方法的優勢所在，管理方案中的文檔一體化是對檔案、文件的充分利用，不僅能夠使得管理檔案部門對文件等提前管理，而且能夠最大限度的節約管理文件與檔案的人力資源與物力資源。

2.明晰職能與分工。

文件與檔案的管理工作是由學校的管理者劃分的分工與智能，以往的分工方案是設立兩個不同的管理部門分別對其進行管理，然而我們要實行文檔一體化就要打破這樣的分工方式。高校應該成立一個專門的文檔管理的工作小組，或者是將原本的檔案管理人員和文件管理人員進行結合然后再討論之后進行統一的工作分配，其中有專門的人來統籌整個工作，對于文檔管理的每一個流程，諸如收集檔案、整理檔案或者是文件生成、文件歸檔等等，要求每一個流程都有人負責，并且各個流程之間能夠有機結合和溝通。

3.規范管理體系與制度。

文檔管理整個體系是以文檔一體化為總方面的管理系統，而其中檔案、文件的管理是兩個子系統，它們之間互相聯系，而不是兩個相互獨立系統，并且要將檔案的管理標準實施到文件的管理過程中，因為將電子文件納入到檔案的管理中時，肯定會對原本的檔案管理產生一定的影響，而我們希望能夠保留其中積極的影響，比如增加了檔案的質量等等，并且不要帶來負面的影響，比如導致檔案的管理產生混亂。這就需要我們嚴格來規范文件的管理過程，使文件的管理標準更加的規范，每一個檔案管理者都能夠在管理過程中有據可依，而《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《檔案法》正是做事依據，每個管理檔案的人員都要嚴格遵守，這樣文檔的管理工作才能更加標準和科學。

4.保證軟件技術支持。

前文已經指出現在的文件與檔案使用的是不同的軟件來進行電子化管理，這些軟件之間常常會發生不兼容的現象，直接影響了信息與數據的傳遞溝通，所以我們在進行文檔一體化管理時，要選擇能夠通用的操作軟件，否則相同的內容可能需要在不同的系統上進行再次錄入，這嚴重影響了管理文檔的效率。文檔管理工作者在選擇數據和信息的管理軟件時一定要注意其與不同的管理部門之間的系統兼容性，并且可以使用同一的代碼以及文檔管理標準。

5.提升文檔管理人員的專業素養。

提高文檔管理工作者的素質對于文檔一體化的長久實施是十分必要的，一個出色的文檔管理工作者必須具備過人的專業素養和實際操作能力，并且還要具備相當的計算機操作水平，這對于現代文檔管理工作來說是必不可少的，現有的在崗文檔工作者如果沒有具備新型文檔工作者的職業水平，高校可以通過對其進行在職培訓等方式來提升工作者的業務水平，使整個文檔管理隊伍專業化。

通過文檔一體化來對繁雜的信息進行整合和統一管理是文件與檔案館里的未來方向，也是文檔管理方案的革命與創新，我們希望在行政支持和技術支持下，文檔工作者能夠意識到自己所肩負的責任，為創建出符合高校特色的文檔一體化系統而不斷學習和創新，為我國高等教育的科學化和現代化檔案管理貢獻出自己最大的力量。endprint