紙質(zhì)與電子工程檔案共存期管理問題淺析

楊薇

【摘 要】紙質(zhì)與電子，是工程檔案存儲(chǔ)的兩種介質(zhì)形式。傳統(tǒng)的工程檔案，由于歷史問題，紙質(zhì)的居多；現(xiàn)代的工程檔案，則是電子的居多。像很多外來(lái)的工程設(shè)計(jì)依據(jù)文件，如委托函、規(guī)劃文件、批復(fù)文件等，都是只有紙質(zhì)版的，接收單位即使對(duì)這些文件做了數(shù)字化掃描，轉(zhuǎn)換成了電子圖片或其他格式的電子文件，但紙質(zhì)的原版作為法律依據(jù)，還是必須同步保存的。而項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程記錄，由于主要是在設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部走流程形成的，因此采取電子表單的方式生成和存檔最為合適，且由于在設(shè)計(jì)過程中的變更和資料互提情況很多，電子表單執(zhí)行效率更高、交互更好。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)；電子工程；檔案；共存期；管理

在設(shè)計(jì)成果交付方面，行業(yè)協(xié)會(huì)正在推進(jìn)數(shù)字化審圖和數(shù)字化交付的工作，通過數(shù)字化審圖倒逼設(shè)計(jì)企業(yè)改造升級(jí)自身的檔案管理流程，相信不久的將來(lái)，我們交付給甲方的成果將直接是電子版的。但美好的未來(lái)都會(huì)存在一個(gè)灰色的過去，目前我們很多設(shè)計(jì)企業(yè)都會(huì)遇到紙質(zhì)與電子工程檔案共存期管理問題，下面我就這一問題進(jìn)行分析并提出自己的想法，歡迎大家指正。

一、要弄明白是先有“雞”，還是先有“蛋”

科技是在不斷創(chuàng)新的，給我們的工作和生活帶來(lái)了越來(lái)越多的驚喜。紙質(zhì)與電子工程檔案，是檔案發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，不同時(shí)期存儲(chǔ)檔案信息的兩種方式，隨著檔案技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，電子工程檔案必然會(huì)成為今后的主要存儲(chǔ)方式。

對(duì)于存量檔案，紙質(zhì)工程檔案是“雞”，通過數(shù)字化掃描生成的電子工程檔案是“蛋”，讓“雞”變成“蛋”的目的，是讓其“縮小”并電子化（查閱時(shí)無(wú)需調(diào)用原本，避免損壞或遺失），更便于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸（跨地域）和查閱（無(wú)需翻閱索引卡片）。

對(duì)于增量檔案，由于啟用了工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、協(xié)同系統(tǒng)，電子工程檔案可以通過系統(tǒng)流程、電子表單、自動(dòng)提交等自動(dòng)歸集到檔案系統(tǒng)，此時(shí)它是“雞”，紙質(zhì)工程檔案是“蛋”。有了“雞”，通過新型帶印章打印功能的設(shè)備，可以按需生產(chǎn)出“蛋”。

對(duì)于外來(lái)文件，由于外單位不一定啟動(dòng)了全電子化的業(yè)務(wù)流程，因此主要還是采取對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描、生成電子文件的采集方式。此時(shí)，又回到了與存量檔案同樣的情形。此類信息被采集的實(shí)時(shí)性是關(guān)鍵，因此必須要有嚴(yán)格的、能長(zhǎng)期正常實(shí)施的操作流程。例如，將企業(yè)印務(wù)部門設(shè)置到企業(yè)辦公樓的一樓，當(dāng)設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等拿到外來(lái)文件的時(shí)候，就直接將紙質(zhì)文件提交過去，印務(wù)部門設(shè)置專人對(duì)外來(lái)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，并按系統(tǒng)提供的序號(hào)給紙質(zhì)文件做標(biāo)記（實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件的對(duì)應(yīng)），再提交給檔案部門。設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人則直接登陸系統(tǒng)調(diào)用電子版的外來(lái)文件來(lái)查閱（更方便，也不易遺失）。

二、“雞”和“蛋”必須完全一致么

大家都明白一個(gè)道理：雞可以生蛋，蛋也可以孵出雞。既然“雞”或“蛋”都是作為檔案信息的一種載體、一種介質(zhì)，那么我們無(wú)論是養(yǎng)好“雞”，或者是保管好“蛋”，或者兩者兼而有之，其效果都應(yīng)是相同的。

因此，對(duì)于存量檔案、大多數(shù)的外來(lái)文件，由于紙質(zhì)文件是“雞”，電子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同時(shí)，還必須養(yǎng)好“雞”，管理好兩者的對(duì)應(yīng)關(guān)系；對(duì)于增量檔案，電子文件是“雞”，紙質(zhì)文件是“蛋”，我們只需要養(yǎng)好“雞”即可。

三、如何保證“雞”能正常地生出“蛋”

紙質(zhì)檔案通過鑒定，可以判斷其真?zhèn)危ㄟ^這只“雞”生出的“蛋”是可以放心使用的；而電子檔案，由于其可復(fù)制、易修改的特性，用它來(lái)生“蛋”，往往會(huì)讓人覺得不放心。

因此，當(dāng)電子文件是“雞”的時(shí)候，我們需要引進(jìn)數(shù)字簽名、數(shù)字印章、數(shù)字水印和加密等技術(shù)手段，在每只“雞”的身體上打上一個(gè)無(wú)法被輕易修改、抹除的標(biāo)記，如此才能讓大家安心地使用其生下的“蛋”。

加密技術(shù)，這里我們不做詳談，但需要注意一點(diǎn)，就是加密本身就是一個(gè)雙刃劍。數(shù)據(jù)進(jìn)行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必須讓加解密功能保證能24×7的運(yùn)作，一旦出現(xiàn)問題，可能就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的“宕機(jī)”。

數(shù)字水印，屬于一種被動(dòng)的安全技術(shù)，主要是在頁(yè)面的某處加上文件歸屬企業(yè)的身份信息（一般不可見），且此信息無(wú)法被篡改、抹除，在需要的時(shí)候，可作為鑒定依據(jù)。

數(shù)字簽名、數(shù)字印章，這個(gè)目前大體有2種解決方案。一種是通過第三方CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)，為企業(yè)所有參與項(xiàng)目的員工，制作個(gè)人專屬的簽名、企業(yè)專屬的印章，當(dāng)項(xiàng)目完成時(shí)加上去；一種是企業(yè)自己內(nèi)部制定一套數(shù)字簽名使用機(jī)制，記錄授權(quán)過程，然后企業(yè)自己僅需為自己制作一套專屬的數(shù)字印章即可。

以上幾種技術(shù)，大家可根據(jù)實(shí)際情況按需選用。

四、“雞”和“蛋”的安全性考慮

通過前面的分析，我們可以了解到，要做好紙質(zhì)與電子工程檔案共存期的管理，就需要養(yǎng)好“雞”、保管好“蛋”。那么如何來(lái)做呢？

對(duì)于紙質(zhì)檔案，如果未同步做數(shù)字化掃描，那么在收集后，建議采取“無(wú)損式”裝訂，使用定制的文件盒和文件夾來(lái)實(shí)現(xiàn)。雖然檔案管理中要求檔案的裝訂應(yīng)該使用“三孔一線”的方式，但這種帶孔裝訂的方式，會(huì)對(duì)紙質(zhì)文件的邊緣造成破壞。后期，如果再對(duì)這些紙質(zhì)文件做數(shù)字化掃描的時(shí)候，可能就會(huì)造成掃描設(shè)備卡紙（嚴(yán)重的可能會(huì)造成原件破損）。因此，強(qiáng)烈建議先進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描，再做裝訂。但在進(jìn)行數(shù)字化掃描過程中，應(yīng)制定規(guī)范化的操作流程，對(duì)紙質(zhì)檔案的出和入嚴(yán)格把關(guān)，避免遺失，如發(fā)生破損，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救。

對(duì)于電子檔案，一方面要防止非法使用，如做好電子檔案的下載利用工作，嚴(yán)格管理檔案的使用權(quán)限，避免檔案信息隨意擴(kuò)散；另一方面，必須做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，并對(duì)備份的副本進(jìn)行嚴(yán)格管理。